Шаблоны. Стили

Для унификации внешнего вида документов используются стандарты. Инструментами стандартизации документов являются шаблоны.

Шаблон – это служебный файл с расширением .dot, который содержит всевозможную информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа: фрагменты стандартного типа, графические объекты, стили, элементы автотекста и т.д.

Для документов общего типа предусмотрен стандартный шаблон Normal.dot. Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки документов различного типа: писем, служебных записок, платежных поручений и т.д. Один раз сделанный на основе стандартов шаблон может многократно использоваться для создания документов определенного вида. Составление документа при этом сводится к заполнению определенных полей текстом.

Создание шаблона . Созданные в Word документы часто содержат, помимо текста форматирование, настройки, стили и другие элементы, которые могут пригодиться в дальнейшей работе. На основании таких документов целесообразно создавать шаблоны, чтобы с их помощью разрабатывать новые документы. Откройте документ, который будет использован, как основа шаблона и внесите в него необходимые изменения. Выберете команду Файл – Сохранить как в списке «Тип файла» выберете «Шаблон документа». Выберете папку для сохранения нового шаблона, введите имя шаблона и нажмите «Сохранить».

Создание новых документов на основе шаблона. Для создания стандартного делового документа используется команда Файл – Создать. На экране появится окно диалога «Создание документа», в котором располагаются ярлыки стандартных шаблонов и мастеров, выберете необходимый.

Присоединение шаблонов

Иногда при работе требуется использовать стили, макросы, элементы автотекста, панели инструментов и комбинации клавиш, определенные другим пользователем. Если эти элементы были помещены в шаблон , этот шаблон можно присоединить к своему документу. Для этого откройте документ к которому необходимо присоединить шаблон. Далее выберете команду Сервис – Шаблоны и настройки – присоединить. На экране появится окно диалога «Присоединение шаблона». Укажите диск и папку, в которых находится нужный шаблон, выберете шаблон в списке, нажмите «Присоединить»

Стили определяют внешний вид различных элементов текста в документе, например, заголовков, надписей под рисунками и основного текста. Стили позволяют применить к абзацу или слову целый ряд элементов форматирования за одно действие. Если требуется изменить форматирование всех элементов документа, относящихся к одному стилю, достаточно изменить стиль одного элемента. Стили значительно облегчают форматирование документа. Word предоставляет уже готовые стили для документов всех видов, что называется на все случаи жизни.

При создании нового документа текст форматируется стилем Normal – стандартным стилем для обычного текста. Если при работе постоянно требуется изменять одни и те же параметры, следует просто изменить настройки по умолчанию для стиля Normal

Существует два типа стилей оформления:

- стиль абзаца, определяющий основные параметры абзаца: шрифт, его размер, способ выравнивания и др.

- стиль символов.

Для того чтобы изменить стиль абзаца необходимо выделить абзац, щелкнуть на кнопке со стрелкой в раскрывающемся списке «Стиль» панели форматирования (или Формат – Стиль) для просмотра списка всех доступных стилей. Выбрать нужный стиль, щелкнув на нем. Щелкните на кнопке «Изменить», откроется диалоговое окно «Изменение стиля». Затем щелкните на кнопке «Формат» для изменения шрифта, параметров абзаца, границ и т.д. Внесите необходимые изменение и щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога «Изменение стиля». Затем – установите флажок «Добавить в шаблон» и закройте диалоговое окно.