Работа с таблицей как с базой данных

В таблице можно провести сортировку данных по одному или нескольким столбцам. При сортировке заголовки столбцов обычно не участвуют в процессе. Чтобы изменить параметры сортировки выберете команду Таблица – Сортировка и введите нужную информацию в диалоговом окне Сортировка.

Использование формул в таблицах. В таблицах можно суммировать, вычитать, усреднять и проводить другие математические действия. Наиболее распространенное из них – это вычисление общей суммы для данных столбца или строки. Для введения формул предназначено окно диалога Формула меню Таблица. При этом функцию можно выбрать из предлагаемого списка «Вставить функцию». Нумерация ячеек таблицы – также, как в электронной таблице, начиная с А1

Вычисления в таблицах Word. Для выполнения вычислений в таблице Word необходимо установить курсор в соответствующей ячейке, использовать команду меню Таблица – Формула и ввести данные в диалоговом окне Формула или выбрать нужную функцию. Формула всегда вводится после знака равно, а ссылки на ячейки вводятся по латинскому регистру.

Формула задается как выражение, в котором могут быть использованы:

- константы;

- ссылки на ячейки таблицы (адреса ячеек). Ссылки на ячейки таблицы состоят из обозначения столбца и номера строки и разделяются запятыми, например, А1, В4.

- знаки операций: +, -, =, *, /, %, ^ и др.

- встроенные функции Word

Название функции можно вводить с клавиатуры или выбирать из раскрывающегося списка функций в диалоговом окне «формула». Для функций с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точкой с запятой. Аргументы могут быть числами, формулами, именами ячеек или закладок.

Результат вычисления вставляется в виде поля, если необходимо увидеть численное значение результата, то вызвать Сервис – Параметры вкладка Вид – убрать переключатель Коды полей.

При изменении ссылок на ячейки можно обновлять результаты вычислений выделив поле и нажав клавишу F9.

Создание диаграмм в документе Word. Диаграммы можно создавать:

- непосредственно в документе с помощью встроенного редактора диаграмм Microsoft Graph 97

- путем вставки или внедрения готовых диаграмм из других документов.

Для создания диаграммы нужно установить курсор в место ее вставки ввести команду Вставка – Объект и на вкладке Создание выбрать «Диаграмма Microsoft Graph 97». При этом в окне программы Word изменяется строка горизонтального меню, появляются новые кнопки панели инструментов, а в рабочем поле окна появляются готовая диаграмма и таблица – образец, содержащая связанные с этой диаграммой данные. Кроме непосредственного ввода данных в окне Microsoft Graph, изменить данные в таблице-образце можно следующим образом:

- путем копирования данных из другой программы;

- путем вставка созданной ранее и предварительно помещенной в буфер обмена готовой таблицы;

- путем вставки с установлением последующей связи с созданной ранее готовой таблицей (с помощью команды Правка – Вставить связь).

Редактирование и форматирование готовой диаграммы проводятся средствами программы Microsoft Graph. Для редактирования нужно сделать двойной щелчок по диаграмме и использовать кнопки панели инструментов.

Для изменения любого элемента диаграммы в окне программы Microsoft Graph следует выделить этот элемент, щелкнув по нему мышью, а затем использовать контекстное меню или команды меню Формат, соответствующие этому элементу диаграммы.

Преобразование таблицы в текст. Таблицу можно преобразовать в текст, задав те или иные разделители между данными из бывших столбцов. При вводе текста, который планируется преобразовать в таблицу необходимо выполнять следующие правила:

• Текст следует набирать построчно и в конце каждой строки будущей таблицы нажимать Enter. По количеству символов Enter Word определяет число строк будущей таблицы.

• При наборе конкретной строки текст одной ячейки от другой нужно отделять клавишей табуляции. По числу табуляций Word определяет число столбцов будущей таблицы.

Текст также можно преобразовать в таблицу. Самый распространенный разделитель, который можно встретить у подобных данных – это символ табуляции, но допустима и точка с запятой. Для этого выделить текст, который нужно преобразовать в таблицу и нажать кнопку «Добавить таблицу» на стандартной панели инструментов. Данные будут преобразованы в таблицу.