Личные, распорядительные, административно-организационные и информационно-справочные документы Личная документация

1. Вид документа

Характеристика– документ, который содержит отзыв, заключение коллектива или руководителя о чьей-либо трудовой, учебной и общественной деятельности; социально-значимых качествах.

Расположение и смысловое наполнение частей

Характеристика студента:

1​оценка учебной деятельности,

2​оценка научной деятельности,

3​оценка общественной жизни,

4​оценка черт характера (принципиален, бесконфликтен, пунктуален).

Характеристика сотрудника:

1​оценка профессиональной деятельности,

2​оценка изобретательской деятельности,

3​оценка общественной жизни,

4​оценка черт характера – (организаторские способности).

Клишированные конструкции

1​Наименование документа

Существуют 2 нормы: литературная норма – Р.п. без предлога (характеристика кого?);

Канцелярская норма – в силу традиции Р.п. с предлогом (характеристика на кого?)

2​Указание ФИО характеризуемого, его должность и место работы (учебы)

3​Собственно текст характеристики. В конце характеристики должно быть указание на то, с какой целью дается характеристика (Пр.Характеристика выдана для представления в райвоенкомат).

4​Подпись руководителя организации.

5​Внизу документа слева помещается название должности руководителя, а справа, после его собственноручной подписи, в скобках указывается фамилия и инициалы подписавшегося.

Образец

В аттестационную комиссию Института

профессиональных бухгалтеров

ХАРАКТЕРИСТИКА

00.00.2007

на Никонову А.А.

Никонова Алла Анатольевна работает в ЗАО "Дента" с 12.03.2000 в должности главного бухгалтера. В круг должностных обязанностей Никоновой А.А. входит:

организация бухгалтерского учета на предприятии;

составление годовой и квартальной бухгалтерской и статистической отчетности;

организация работы кассы предприятия и контроль за соблюдением финансовой дисциплины;

формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах финансовой деятельности предприятия.

За время работы Никонова А.А. зарекомендовала себя грамотным, квалифицированным специалистом. К исполнению служебных обязанностей относится ответственно и добросовестно.

Дисциплинированна, постоянно повышает свой профессиональный уровень. В 2003 г. закончила курсы повышения квалификации Государственной финансовой академии. Активно передает свои знания подчиненным сотрудникам, являясь опытным наставником.

В общении вежлива, тактична, пользуется заслуженным уважением сотрудников.

Генеральный директор ЗАО "Дента" В.И. Разин

2. Вид документа

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Расположение и смысловое наполнение частей

Расположение частей заявления:

1​наименование пишется вверху с отступом в треть строки;

2​фамилия, имя и отчество заявителя - под адресатом, с предлогомот или без него;

3​после словазаявление ставится точка, если нет предлогаот;

4​текст заявления пишется с красной строки;

5​дата ставится слева; подпись - справа.

2. Оформление наименования адресата:

если оно представляет собой название организации, то ставится в винительном падеже; если это название должностного лица - в дательном падеже.

Клишированные конструкции

1) просьба выражается:

Прошу + инфинитив (разрешить, допустить и т.п.) Прошу Вашего разрешения (согласия) + на что?(на зачисление, на выезд и т.п.)

2) конструкции для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на основании того, что; потому что...; так как...; учитывая (ч т о ?)...

Образец

Директору ООО «Плюс» Иванову И.И.

инженера Петрова П.П.

заявление.

Прошу командировать меня в Санкт-Петербург в … сроком 10 дней для прохождения стажировки.

Дата Подпись

3. Вид документа

Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего - получить что-либо).

Расположение и смысловое наполнение частей

Личная доверенность имеет следующие реквизиты: название документа; дату; фамилию имя, отчество лица, которому выдана доверенность; содержание; подпись доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать.

Личная доверенность выдается гражданином и может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает (учится), жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства или в нотариальном порядке.

Если срок действия в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.

Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.

Клишированные конструкции

1​наименование документа пишется в центре строки:

2​текст начинаетсяс красной строки;

Кто? + доверяю + кому? инфинитив (получить...).

Я, нижеподписавшийся, доверяю …

3​дата - слева, подпись - справа;

4) под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.

Образец

г. Магнитогорск, пятое июня две тысячи девятого года

Я, Потапова Наталья Ивановна, проживающая в Магнитогорске по ул. Советской, дом 4, кВ. 25, доверяю Новиковой Екатерине Дмитриевне, проживающей по ул. Набережной, дом 17, кВ. 2, паспорт серия 0000 № 000000, выдан (кем, когда), получить причитающуюся мне за май 2009 г. заработную плату. (подпись)

Подпись Потаповой Н.И. удостоверяется

Делопроизводитель ЖРЭУ № 4

(дата) (подпись)

(печать)

4. Вид документа

Автобиография– документ, содержащий изложенные автором в определенной последовательности сведения о своей жизни и трудовой деятельности.

Расположение и смысловое наполнение частей

1​Сведения о себе (ФИО, дата и точное место рождения, получение образования – где, когда учился, какой учебное заведение окончил).

2​*Для работающих – трудовая деятельность, включая службу в армии. Когда поступил на работу, кем и где работал до настоящего времени.

3​Сведения о ближайших родственниках (семейное положение).

Дата, подпись составителя.

Клишированные конструкции

Я, ФИО, родилась…; в 0000 г. окончила школу….; в 0000 г. поступила в …; была принята (кем? должность); в котором и работаю по настоящее время; перешла на должность …; имею благодарности, медали …; мой отец, ФИО, окончил … и работал…; моя мать, ФИО, окончила … и работала…; в 0000 г. вступила в брак с …

Образец

00.00.00.

Я, Разина Нина Сергеевна, родилась 4 мая 1978г. в г. Москве в семье научных работников.

Отец, Разин Сергей Васильевич, - преподаватель МГПУ, зав. кафедрой программирования. Мать, Разина Екатерина Борисовна — ведущий инженер НИИАП.

В 1985 г. поступила в среднюю школу № 326 Kировского района г. Москвы. В связи с переменой места жительства в 1986г. перешла в среднюю школу № 1279 Севастопольского района г. Москвы с углубленным изучением иностранного языка.

Получила музыкальное образование по классу скрипки, занималась теннисом.

Закончила двухгодичные курсы английского языка «Интенсив».

В 1995 г. поступила на факультет "Управления и делопроизводства" Российского государственного гуманитарного университета.

Подпись Н.С. Разина

5. Вид документа

Расписка— это документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей.

Расположение и смысловое наполнение частей

Расписка содержит следующие реквизиты: название вида документа; дату; текст; подпись лица, давшего расписку. Текст расписки (см. рис. 36) включает:

должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо;

перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы);

подпись давшего расписку.

Клишированные конструкции

Я, ФИО; получил…

Образец

РАСПИСКА

00. 00. 00

Я, Антонова Надежда Ивановна (паспорт 19 01 № 123456, выдан УВД Орджоникидзевского района г. Магнитогорска 21.02.2000), получила от менеджера Рогова А.М. принтер HP Laser Jet 1020 до 10.10. 2009.

Референт подпись Н.И. Антонова

6. Вид документа

Резюме — документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предъявляемый при трудоустройстве.

Расположение и смысловое наполнение частей

Резюме содержит: название вида документа; дату; указание фамилии, имени, отчества, должности и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись.

Текст резюме состоит из следующих разделов:

1​персональные данные;

2​цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);

3​образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы);

4​опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);

дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т. д.);

5) рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Клишированные конструкции

Окончил…, прошел профессиональную подготовку по курсу…, получил диплом / сертификат…, работал в …, занимался …, Я хотел бы предложить свои услуги в качестве…, Я имею опыт в…, владею…, По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Образец

РЕЗЮМЕ

00.00.00

Орлов Игорь Сергеевич

Инженер-математик

127321, Москва

Руставели, 34

тел. [phone]

Орлов И.С., 1960 г. р., постоянно проживаю в г. Москве, женат, имею сына.

В 1994 г. я прошел профессиональную подготовку по курсу "Компьютерный дизайн" и получил сертификат в Международном Союзе ОРТ. В 1992 г. повышал свою квалификацию в фирме "ДЕЛЕКОМ" по курсу "Язык программирования Turbo С". В 1982 г. закончил факультет АСУ Московского экономико-статистического института по специальности инженер-системотехник.

С 1982 по 1993 гг. работал в фирме "КАСКАД", где в качестве программиста занимался разработкой прикладных программ целевого назначения.

С 1993 по 1995 гг. работал на предприятии "Элит", где занимался изготовлением компьютерной и видеорекламы, поставками вычислительной техники.

Я хотел бы предложить свои услуги в качестве ведущего специалиста по созданию компьютерной и видеорекламы, организации работ по реализации новых идей в области компьютерной графики и монтажа. Я имею опыт в управлении разработками программ, хорошо срабатываюсь с людьми.

Свободно владею английским языком.

В 1993 г. в издательстве МГУ выпустил учебное пособие "Практикум по программированию на языке Турбо-Паскаль". В 1994 г. работал преподавателем инфотехнологии в школе "Суперреферентов". По требованию могу представить необходимые рекомендации.

Подпись И.С. Орлов