34 Вимоги до складання та оформлення різних видів документів. Основні реквізити.

Реквізити документу:

1.Державний герб України

Посередині бланку або у кутку над серединою рядка з назвою організації

2.Емблема організації чи підприємства

Поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку

3.Зображення державних нагород

У верхньому лівому кутку або посередині документа

4.Код підприємства, установи, організації

У верхньому правому кутку

5.Код форми документа

У верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи

6.Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа

7.Повна назва установи, організації або підприємства — автора документу

У верхньому лівому кутку.

8.Назва структурного підрозділу

У лівому верхньому кутку

9.Повна поштова адреса, номер телефону, номер рахунку, реквізити банку

У верхньому лівому кутку

10.Назва виду документу

Зліва або посередині сторінки (крім листів)

11.Дата

Датується днем його підписання або затвердження. На бланках — у верхній частині разом із індексом. Якщо документ створений не на бланку, то дата ставиться під текстом зліва.

Словесно-цифровий спосіб (13 березня 2009 р.), цифровий спосіб (13.03.2009 р.) запису дати

12.Індекс

У верхній частині зліва (номер документа): шифр структурного підрозділу, номер справи, реєстраційний номер документа: № 36-10/2007

13.Посилання на індекс та дату вхідного документу.

У верхній частині документу: дата та індекс: на № 36-10/27 від 10.03.2009 р.

14.Місце укладання документа

У верхній частині сторінки зліва: назва міста чи населеного пункту.

15.Гриф обмеження доступу до документа

З правого боку під кодом форми документа: «ДСК» («для службового користування»), «СЕКРЕТНО», «ЦІЛКОМ СЕКРТЕНО»

16.Адресат

З правого боку у верхній частині документу

17.Гриф затвердження

У верхній правій частині документу

18.Резолюція

Це напис, зроблений керівником установи на документі, який містить вказівки щодо виконання цього документа. У правому верхньому кутку.

19. Заголовок до тексту

Друкується малими літерами, розміщується під назвою документу, відображає головну ідею документу (здебільшого починається з прийменника «про…»).

20. Відмітка про контроль

З лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документу. Її проставляють за формою «К» або «Контроль»

21.Текст

Розташовується на всю ширину сторінки (від поля до поля). Складається з таких логічних елементів:

— вступ;

— доказ;

— закінчення.

22.Відмітка про наявність додатків

Частіш за все наприкінці тексту документу

23.Підпис

Підписують, як правило, перший примірник документу. До складу підпису входять:

— найменування посади (з лівого боку);

— підпис (між назвою посади і прізвищем);

— ініціали і прізвище особи, яка підписала документ (праворуч)

24.Гриф погодження

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис»

25.Віза

Внутрішнє погодження документу (на першому примірнику документа)

26.Печатка

Проставляється таким чином: захоплює кілька літер посади особи, яка підписала документ.

27.Відмітка про засвідчення копій

У правому верхньому кутку пишеться слово «копія», під підписом відмітка про завірення копії.

28.Прізвище виконавця та номер телефону

Обов’язковий реквізит на вихідних документах. Ставиться в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа

29.Відмітка про виконання документа й направлення його до справи

Розміщується в лівій або центральній частині ніжнього поля першої сторінки документа

30.Відмітка про наявність документа в електронній формі

Містить повне ім’я файлу і .його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Ставлять у центрі нижнього поля лицьового боку першого аркуша документа.

31.Відмітка про надходження

Розташовується на нижньому правому полі першої сторінки документа.