3. Протокол

Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании. За составление протокола и оформление протокола на заседании обычно отвечает секретарь или другое назначенное лицо.

Протокол содержит в себе следующие реквизиты:

– наименование компании;

– наименование документа (Протокол);

– номер протокола;

– дата заседания;

– место заседания;

– заголовок к тексту документа;

– текст протокола;

– подписи.

Основная часть текста протокола разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.

Протоколы могут быть двух видов: краткие и полные. При написании краткого протокола необходимо указать фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

4. Приказ/распоряжение

Приказ (распоряжение) – это распорядительные документы, которые являются обязательными для исполнения теми лицами, кому они адресованы. Принципиального различия между приказом и распоряжением не существует. Во многих компаниях приказ и распоряжение имеют одинаковую силу: приказ в основном распространяется на деятельность всей компании и подписывается генеральным директором, а распоряжение предполагает выполнения задания каким-то структурным отделом или конкретным сотрудником и может подписываться руководителем подразделения. В компании существует несколько видов приказов (распоряжений): например, приказ (распоряжение) о приеме на работу, переводе на другую должность, передаче полномочий, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении и другие.

Приказ (распоряжение) обычно содержит следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование документа (Приказ или Распоряжение);

заголовок приказа (распоряжения);

номер и дата документа;

текст документа (зависит от вида приказа или распоряжения);

подписи руководителя организации либо уполномоченного лица, а также лица, кому адресован документ об ознакомлении с документом.

5. Служебная записка

Служебная записка – это информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый в компании. Написание служебных записок осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками, которые не находятся в прямом подчинении. Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо и другое или просто какое-то объявление, инструкция, извещение и прочее. Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

Служебная записка состоит из следующих частей:

«шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);

дата составления и номер служебной записки;

наименование документа (Служебная записка);

заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки);

текст документа;

должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора служебной записки.