2.3. Анализ использования рабочего времени: направления и показатели

Цели и направления анализа

Анализ использования рабочего времени ставит своей це­лью выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени, недостатки сложившейся организации труда с тем, чтобы обосновать конкретные предложения по ее совершен­ствованию. Устранение потерь рабочего времени позволяет не только добиться сокращения затрат управленческого тру­да, но и повысить его эффективность, поскольку наличие потерь - это не просто незанятое работой время, это неосу­ществленные технические и экономические идеи и замыслы, которые могли бы повысить эффективность управленче­скогo труда и всей системы управления.

Анализ использования рабочего времени принято прово­дить в двух направлениях. Первое дает характеристику экс­тенсивного использования рабочего времени, т. е. отражает использование фонда рабочего времени; второе направление отражает степень рациональности его использования с точки, зрения занятости работников различными видами работ, т.е. оцениваетсяструктура затрат рабочего времени.

Расчет показателей использования рабочего времени

Степень экстенсивного использования рабочего времени оценивается величиной коэффициента экстенсивностиКэ, рассчитываемого по формуле

К_э = (Ф-П)/Ф = I-/Ф,

где П - регламентированные и нерегламентированные пе­рерывы в работе (мин);

Ф - фонд рабочего времени (мин).

Этот показатель может быть дополнен показателями, ха­рактеризующими величину потерь рабочего времени по раз­личным причинам. Это, в частности,

• коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от работников, К _пр :

Кпр = ПР/Ф,

где пр - потери рабочего времени, зависящие от работни­ков (мин);

• коэффициент потерь, вызванных причинами, не зави­сящими от работника (потерь по организационно-техничес­ким причинам), Кпо:

Кпо = ПР/Ф,

где по - потери времени по организационно-техническим причинам (из-за нарушения режима работы).

Имеет смысл определить также Котл, т. е. показатель, ха­рактеризующий величину затрат времени на регламентиро­ванные перерывы:

Котл = ОТЛ/Ф,

где ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин).

Учитывая, что регламентированные перерывы в работе (время отдыха и время на личные надобности) по принятому нормативу составляют 6% от фонда рабочего времени или 6,5% от основного (оперативного) времени, максимально возможный К_эможет составить 0,94. Если он выше этой ве­личины, значит, режим труда и отдыха нарушается, если ниже - это указывает на имеющиеся резервы лучшего ис­пользования фонда рабочего времени и в ходе анализа надо установить конкретные причины потерь и наметить меры по их устранению или сокращению.

Степень рациональности использования затрат рабочего времени по рекомендациям НИИ труда [6] определяется пу­тем сравнения фактических затрат рабочего времени с нор­мативами, установленными применительно к определенной должностной категории работников. Коэффициент рациональности использования рабочего времениКр рассчитыва­ется по следующей формуле:

Кр= 1 - ∑ⁿ_i=1 (Y_iф – Y_ih) ² ,

где Yiф - фактический удельный вес элемента затрат рабо­чего времени;

Yih- нормативный удельный вес элемента затрат рабо­чего времени.

Коэффициент рациональности затрат рабочего времени Кр даеткачественную характеристику структуры затрат рабо­чего времени. Он может быть использован только при нали­чии соответствующих нормативов. В настоящее время такие нормативы разработаны далеко не по всем видам работ, и поэтому его реальное использование весьма ограничено. Но если расчет этого показателя возможен, дается и общая оцен­ка использования рабочего времени, которую можно полу­чить, рассчитав интегральный показатель использования ра­бочего времениКи' учитывающий оба рассмотренных выше показателя:

Ки= Кр* Кэ.

Для анализа содержания труда и оценки отдельных сто­рон организации труда представляет интерес расчет показа­телей, характеризующих структуру затрат времени по различ­ным признакам его классификации (см. рис. 1), по соответ­ствию выполняемой работы должностным обязанностям, по содержанию работы, однородности выполняемых работ, ха­рактеру деятельности, уровню механизации труда, которые также дают качественную характеристику использования рабочего времени.

Анализ затрат времени на выполнение свойственных и не свойственных должностным обязанностям работ дает мате­риал для совершенствования квалификационно-должностно­го разделения труда и должен завершаться разработкой пред­ложений по его совершенствованию с целью исключить или сократить до минимума обязанности, не свойственные ра­ботнику данной должности.

При отнесении работ к свойственным и несвойственным следует руководствоваться квалификационным справочни­ком и должностными инструкциями (последние следует предварительно проверить на предмет соответствия требова­ниям квалификационного справочника).

Уровень несвойственных работ Кнс определяется делени­ем затрат времени на несвойственную работу не на все вре­мя работы:

Кис =НС/Р

Если несвойственная работа носит постоянный характер и используется для дозагрузки работника, необходимо про­думать вопрос о совмещении должностных обязанностей с учетом предъявляемых требований и отразить форму совмещения в должностной инструкции (4.3).

Коэффициент, характеризующий загрузку работника свойственной его должности работой, находится по форму­ле:

Ксв = 1- Кис.

После его определения надо подвергнуть анализу затраты времени на выполнение должностных обязанностей. В соответствии с рассмотренной классификацией они распадаются на подготовительно-заключительное время, время оператив­ной (основной) работы и время обслуживания рабочего ме­ста. Определив их величину и удельный вес в общем времени, затраченном на выполнение должностных обязанностей, исследователь получает представление о фактической укруп­ненной структуре затрат по содержанию труда. Дальнейшая его задача - определить, насколько эта структура рациональна. Каких-либо общих нормативов на подготовительно-за­ключительное время и время обслуживания рабочего места (П3 и ОРМ) для отдельных должностных или профессио­нальных групп не может быть. Они устанавливаются только для отдельных видов работ. Поэтому при проведении анали­за в этом направлении можно руководствоваться достаточно реальными пределами, установленными эмпирически. Так, В.А. Балабан считает, что на подготовительно-заключитель­ное время и время обслуживания рабочего места может при­ходиться по 2-4% фонда рабочего времени [7], если же вели­чина этих затрат значительно больше, следует разобраться в причинах такого положения.

Этот анализ дает необходимый исходный материал для разработки конкретных мероприятий по улучшению организации и обслуживания рабочих мест, особенно если он выполнен детально по отдельным видам П3 и ОРМ.

Установив предыдущим анализом затраты времени на ос­новную (оперативную) работу, следует детально проанализи­ровать их по характеру деятельности.

Как отмечалось, время основной работы по этому при­знаку делится на творческую, организационно-администра­тивную, формально-логическую и исполнительскую.

Для анализа надо рассчитать показатели, характеризую­щие структуру занятости работников деятельностью, отно­сящейся к названным видам:

Кт = Т/О; Коа = ОА/О; Кфл = ФЛ/О; Ки = И/О.

Здесь Кт, Коа, Кфл и Ки, - коэффициенты, характеризующие удельный вес соответственно творческой, организационно­-административной, формально-логической и исполнитель­ской работы в затратах времени на основную работу;

Т, ОА, ФЛ и И - затраты времени на выполнение соответ­ственно творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской работы (мин);

О - время основной работы.

Рассчитав эти коэффициенты по отдельным исполните­лям или группам должностей (руководителей, инженеров, техников, технических исполнителей), исследователь полу­чает необходимый материал для оценки рациональности раз­деления труда внутри структурных подразделений. При этом учитываются требования и рекомендации по установлению рационального соотношения различных видов умственной деятельности для различных групп работников.

Таким образом, проведение анализа по отдельным эле­ментам затрат времени дополняет качественную характерис­тику использования рабочего времени с позиций оценки ра­циональности его структуры.

Опираясь на рассмотренную систему количественных и качественных показателей использования рабочего време­ни, можно дать оценку состояния различных сторон орга­низации труда в функциональных отделах, подразделени­ях, работников разных профессиональных и должностных групп, а также отдельных исполнителей и, следовательно, определить в каждом конкретном случае приоритетные, направления и комплекс мер по совершенствованию орга­низации труда.