Как видно из этого рисунка, для сохранения книги следует указать ее положение на диске (выбрать папку для хранения) и ввести имя файла. По умолчанию файлу присваивается имя КнигаN.xls, где N – это номер книги. Следует отметить, что при сохранении книги сохраняются данные сразу всех листов.
Открыть уже существующую книгу можно с помощью команды меню Файл / Открыть. То же действие можно выполнить нажатием комбинации клавиш Ctrl + O или с помощью кнопки Открыть панели инструментов Стандартная. При этом на экране появляется диалоговое окно Открытие документа, в котором пользователь может выбрать нужный файл. Фактически диалоговое окно Открытие документа по своему внешнему виду и представлению данных полностью совпадает с окном Сохранение документа.
При работе с книгами MS Excel имеется одна особенность. Если открыто несколько книг, на панели задач для каждой из них создается соответствующий элемент (ярлык), однако на экране все книги отображаются в одном окне. Это может привести к неприятным последствиям, когда пользователь хочет закрыть одну из книг, но по привычке, считая, что каждая книга отображается в отдельном окне, нажимает системную кнопку Закрыть. Данное действие приводит к закрытию сразу всех книг (всего приложения). Для того чтобы закрыть только одну книгу, следует использовать кнопку Закрыть окно, расположенную в правом верхнем углу рабочего окна MS Excel, показанного на рис. 3.1. Использование этой кнопки приведет к закрытию только одной книги, и именно той, с которой пользователь работает в данный момент.
3.3.5. Работа с листами
По умолчанию при создании новой книги MS Excel автоматически создает в ней столько рабочих листов, сколько задано в настройках параметров. В зависимости от типа и количества вводимых данных, пользователю может понадобиться и другое количество листов.
Для удаления произвольного листа из книги следует кликнуть правой кнопкой мыши на имени этого листа и в появившемся контекстном меню (рис. 3.6) выбрать команду Удалить. После этого лист с выбранным именем будет удален из книги.
53
Переименовать лист можно подобным же образом. На рис. 3.6 видно, что в контекстном меню име-
ется команда Переименовать,
использование которой позволит задать произвольное имя листа.
Добавить новый лист в книгу можно также с помощью контекстного меню (рис. 3.6). Для этого существует команда Добавить... .
При ее выборе на экране появляется диалоговое окно Вставка, показанное на рис. 3.7.
Как видно из рисунка, можно вставить как пустой лист (для этого следует выбрать изображение с именем Лист), так и лист с содержимым. Вставить чистый лист можно также с помощью команды меню Вставка /
Лист. Например, можно вставить лист
с диаграммой, вставить окно диалога MS Excel, а на вкладке Решения выбираются листы, содержащие такие элементы, как бухгалтерский баланс (Balance Sheet), расходная ведомость (Expense Statement) и др. Вставляются новые листы слева от активного листа.
Если следование листов в книге имеет значение, то их очередность можно изменять следующим способом. Нужно зацепить мышью (нажать левую кнопку и не отпускать) за ярлык листа, перетащить его в новое положение и затем кнопку мыши отпустить. После этих действий положение листа в списке листов книги будет изменено.
54
Часто возникает необходимость при изменении данных листа добавлять или удалять некоторые строки/столбцы. Эта возможность также реализована в MS Excel. Чтобы добавить/удалить какую-либо строку или столбец, достаточно кликнуть левой кнопкой мыши на области номеров строк (область 8 на рис. 3.1) или заголовков столбцов (область 7 на рис. 3.1) и в появившемся контекстном меню выбрать команду Добавить ячейки или Удалить соответственно для добавления или удаления. Следует отметить, что новые ячейки всегда вставляются перед той строкой, на которой было вызвано контекстное меню. Также вставить новую строку или столбец можно с помощью команд меню Вставка / Строки и Вставка / Столбцы соответственно.
Изменять ширину столбцов и высоту строк можно либо с помощью мыши, либо с помощью команд контекстного меню и меню Формат. Если подвести указатель мыши в строке заголовков столбцов к правой границе столбца (рис. 3.1, область 7), для которого требуется изменить ширину, то указатель мыши изменит свой вид. После этого необходимо нажать левую кнопку и плавно перемещать мышь вправо, не отпуская кнопку мыши. Аналогично меняется высота строки. Только указатель мыши подводится к нижней границе изменяемой строки в столбце номеров строк (рис. 3.1, область 8).
В MS Excel есть возможность одновременного ввода данных сразу на несколько листов. Для этого перед началом ввода нужно выделить интересующие листы, кликая мышью по их ярлыкам при нажатой клавише Ctrl. Ярлыки листов выделятся. После выделения можно приступать к вводу данных, которые автоматически будут копироваться на все выделенные листы книги.
3.3.6. Работа с фрагментами данных
Для переноса данных между приложениями, разными листами одной книги или изменения положения данных на листе разработан специальный механизм работы с фрагментами данных. Он сводится
квыполнению следующих действий:
1)выделить ячейки, содержащие нужные данные;
2)скопировать (Ctrl + Ins или Ctrl + C) или переместить (Shift + Del или Ctrl + X) их в буфер обмена;
3)переместиться в новую позицию документа;
55
4) вставить данные (Shift + Ins).
Выделение может осуществляться несколькими способами. Если нужно выделить столбец или строку целиком, то достаточно кликнуть мышкой на номере строки или заголовке столбца. При этом при выделении столбца меняется изображение указателя мыши на «
», а при выделении строки на «
». Выделенные данные будут отмечены цветом.
Для выделения всех данных таблицы нужно либо нажать сочетание клавиш Ctrl + A, либо кликнуть мышью в левом верхнем квадрате листа на пересечении строки заголовков столбцов и столбца номеров строк, как показано на рис. 3.8.
Можно также выделять как некоторую группу ячеек, так и одну произвольную ячейку. Для выделения группы расположенных рядом ячеек можно использовать как клавиатуру, так и мышь.
При выделении ячеек с помощью клавиатуры следует сделать активной крайнюю левую верхнюю ячейку и,
при нажатой клавише Shift, стрелками перемещения курсора вниз и вправо выделить прямоугольную область ячеек. Или выделить правую нижнюю ячейку и, при нажатой клавише Shift, выделить необходимую область стрелками перемещения курсора вверх и влево. То же действие можно выполнить и мышью. Для этого достаточно выделить левую верхнюю ячейку и, нажав клавишу Shift, кликнуть на правую нижнюю ячейку прямоугольной области или наоборот.
Пример выделения ячеек представлен на рис. 3.9. Как видно, на рисунке выделено три прямоугольных области ячеек, две строки, а также пять произвольных ячеек. То есть можно комбинировать различные способы выделения. Это осуществляется с помощью клавиши Ctrl. Для создания выделения, показанного на рис. 3.9, необходимо выполнить следующие действия:
1)Нажать левую кнопку мыши на ячейке B2 и, не отпуская ее, переместить указатель мыши в ячейку C4. Отпустить кнопку. При этом выделится первая область.
56
2)Нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выполнить оставшиеся шаги 3-9.
3)Кликнуть мышью по ячейкам F3, G2, H4.
4)Нажать левую кнопку мыши на ячейке С8 и, не отпуская ее, переместить указатель мыши в ячейку C13. Отпустить кнопку.
5)Кликнуть мышью на цифре 6 в колонке номеров строк.
6)Кликнуть мышью по ячейке E11.
7)Нажать левую кнопку мыши на ячейке G8 и, не отпуская ее, переместить указатель мыши в ячейку J13. Отпустить кнопку.
8)Кликнуть мышью на цифре 15 в колонке номеров строк.
9)Кликнуть мышью по ячейке B10.
Рис. 3.9. Пример выделения ячеек в MS Excel
Следует отметить еще одну полезную функциональность. Если
врассмотренном выше случае использовать нажатие одной клавиши Enter вместо сочетания Ctrl + Enter, то можно последовательно вводить содержимое в каждую из выделенных ячеек в том порядке,
вкотором выполнялось их выделение. Переход на следующую ячейку будет выполняться автоматически, а для ввода следующего значения не требуется повторно переходить в строку формул. Дру-
57