6.3. Современные информационные технологии в управлении

организацией

Современные информационные технологии (ИТ), в основе которых лежит широкое использование компьютеров и электронных средств коммуникации, играют существенную роль как в адаптации к новым рыночным требованиям, так и в изменениях в организации производства и управлении. Информационные технологии — это не только база для автоматизации производственных и управленческих процессов, но и способ, с помощью которого товар предлагается клиентам. Информация стала важной составляющей частью товаров и услуг, поставляемых компаниями на рынок. Стратегическая цель ИТ — способствовать менеджменту, реагировать на динамику рынка, создавать и углублять конкурентное преимущество.

Если проследить эволюцию использования информационных систем (ИС) в сфере экономики, легко заметить, что вначале акцент был на автоматизации секретарской работы, затем — на обработке данных о совершенных операциях и сделках, далее — на подготовке информации, полезной для принятия решений, позднее — на поддержке принятиярешений путем разработки и оценки возможных альтернатив. Сегодня наибольшее значение приобретает консультативный аспект использования ИС [21]. Соответственно были созданы и функционируют до сих пор следующие специализированные разновидности ИС, использующие различные виды информационной технологии (рис. 6.3).

1. Системы автоматизации офиса (САО). Они используются для целей автоматизации секретарской работы, а также для поддержания коммуникаций между работниками внутри компании, а также между компанией и внешним миром [21]. САО включают в себя следующие программные продукты:

• текстовые редакторы (процессоры), редакторы изображений и издательские системы;

• электронный календарь;

• электронную почту;

• факсимильную связь;

• аудио-, видео- и компьютерные конференции.

Средства автоматизации офиса используются всеми, кто работает в офисе: управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Коммуникационные приложения (электронная почта, факсимильная связь, конференции) дают возможность работникам, связанным с решением проблем (в том числе и находящимся вне фирмы), обмениваться информацией при помощи своих компьютеров. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно повысить объем продаж и обеспечить экономический рост фирмы. Например, продавцы, работающие в регионе, могут через мобильные компьютеры по беспроводной связи получать доступ к централизованной базе данных, находящейся в штаб-квартире компании, и использовать при составлении контрактов последние сведения по ценам, спецификациям товаров и др. Таким образом, компания может устранить бюрократические региональные структуры и повысить скорость и качество обслуживания [10].

2. Системы электронной обработки данных (СЭОД), которые называют также системами совершения сделок и операций. Это, прежде всего, автоматизированные системы бухгалтерского учета, в том числе: подсистемы оформления заказов, управления запасами, оформления счетов, получения товаров от поставщиков, ведения главной книги и т.д. СОЭД применяется на уровне оперативного управления фирмой с целью сбора данных, описывающих работу фирмы, и создания на базе этих данных информации, доступной для использования как в рамках организации, так и за ее пределами.

Данные об операциях фирмы хранятся в базе данных, обрабатываются и используются для формирования документов. В процессе обработки данных выполняются следующие операции: классификация, сортировка, укрупнение, проведение вычислений. Документы создаются как по запросу, так и периодически, например в конце каждого месяца, квартала, года. Существующие стандарты, соблюдение которых предписано организациям всех видов, определяют типовые документы и процедуры их создания. Как правило, СОЭД работают в автоматическом режиме с минимальным участием человека [21].

3. Информационные системы управления (ИСУ). Они предназначены для подготовки информации, полезной на уровне руководства среднего звена в таких функциональных сферах деятельности организации как маркетинг, производство, финансы, кадры и т.д. С помощью ИСУ данные, получаемые от СОЭД, интегрируются по функциональным сферам бизнеса и используются для ответов на запросы пользователя или для составления отчетов.

В этих системах появляется возможность работы в запросно-ответном режиме за счет появления в их составе систем управления базами данных (СУБД). ИСУ осуществляет поиск, фильтрацию и агрегирование данных, а также представление информации в удобном для принятия решений виде. Отчеты, формируемые ИСУ, могут быть как регулярными, так и специальными, создаваемыми в случаях отклонения от плана или по запросу управленцев. Необходимо отметить, что ИСУ не предназначены для чисто автоматического режима, все решения принимает человек. [21].

Информационные системы управления используются для решенияхорошо структурированных задач, связанных с проблемами, которые известны и понятны заранее. Поэтому заранее может быть определена соответствующая требуемая информация, спроектированы отчеты и написаны программы [5].

4. Системы поддержки принятия решений (СППР). Это компьютерные информационные системы, помогающие управляющим в принятиирешений при решении плохо структурированных задач, характерных,главным образом, для высоких уровней управления. Они сочетаюттрадиционные методы доступа и обработки компьютерных данных с возможностями решения задач на основе математических моделей.

СППР помогает менеджерам в диалоговом режиме выявлять различные подходы к решению задач, генерировать варианты, осуществлять их оценку и выбор оптимальных решений. Для этого в состав СППР наряду с подсистемой данных вводится подсистема моделирования, содержащая программы расчета на различных моделях принятия решений. В качестве моделей могут использоваться модели математического программирования (линейного, нелинейного, целочисленного), имитационные модели (например, модели статистических испытаний), модели сценарного типа (сценарии, когнитивные карты, деревья решений), эвристические модели и др. Участие человека в работе системы велико. Он может модифицировать параметры модели, ограничения задачи, вмешиваться в ход решения, выбирать стратегию решения. Таким образом, СППР помогает принимающему решения, но не заменяет его.

5. Экспертные системы (ЭС). Этот вид систем основывается на достижениях в области искусственного интеллекта. ЭС моделируют с помощью компьютера процесс принятия решения человеком-экспер-том (высококвалифицированным специалистом в некоторой предметной области) и выступают в роли консультанта для рядового специалиста. Таким образом, их цель — обеспечить экономию за счет замены высокооплачиваемого эксперта сравнительно низкооплачиваемым спе-циалистом.

В отличие от всех вышерассмотренных систем ЭС основываются на использовании не только данных и информации, но и знаний, т.е. некоторых теоретических или эвристических закономерностей, отражающих зависимости между данными и представленных в виде логических правил или ассоциаций. В экспертные системы может быть заложена возможность самообучения. Основными блоками типичной ЭС являются: база данных, база знаний, решатель (машина вывода), блок объяснений и блок приобретения знаний. База данных предназначена для хранения исходных и промежуточных данных решаемой в текущий момент задачи, база знаний — для хранения долгосрочных данных, описывающих рассматриваемую область, и правил, описывающих преобразования данных. В режиме консультации данные о задаче пользователя поступают в базу данных. Решатель на основе входных данных из БД, общих данных о проблемной области и правил из базы знаний формирует решение задачи. Если выданное системой ре-шение не понятно пользователю, то он может потребовать объяснения.

ЭС получили широкое распространение в медицине, геологии, молекулярной химии. В последнее время они все шире используются в бизнесе, особенно в банковском деле. Например, созданы системы, осуществляющие помощь в принятии решений о выдаче коммерческих ссуд, о выборе типа инвестиций, о формировании портфеля инвестиций и др.