Хранение документов

Все банки обязаны обеспечить сохранность бухгалтерских документов и отчетности в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Документы, сформированные на бумажных носителях информации и в виде электронных документов, хранятся в течение срока, установленного законодательством Республики Беларусь. Перечни документов с указанием сроков хранения разрабатываются Национальным банком, банками Республики Беларусь, небанковскими кредитно-финансовыми организациями на основании требований нормативных правовых актов Республики Беларусь. Ответственность за организацию хранения документов бухгалтерского учета и отчетности несет руководитель банка. Приказом (распоряжением) руководителя банка должны быть определены места для хранения документов, назначены лица, ответственные за обеспечение их сохранности, которые под роспись знакомятся с действующим в банке порядком хранения документов. На случай чрезвычайных обстоятельств должны быть разработаны и утверждены руководителем банка инструкции, определяющие порядок и очередность выноса документов в безопасные места. Лица, на которых возложено хранение документов, обязаны обеспечить их полную сохранность. Выдача документов из архива банка (кладовой, текущего архива, бухгалтерии) работникам других структурных подразделений банка и прочим лицам, допуск их к просмотру документов может производиться только с письменного разрешения руководителя банка или лиц, им уполномоченных. Мемориальные документы в бумажном виде хранятся подшитыми за каждый рабочий день в отдельных папках. Формирование их производится ответственным исполнителем, на которого возложены эти функции. Кассовые журналы по приходу и расходу кассы в документы дня не подшиваются, а хранятся отдельно. Подборка мемориальных документов для брошюрования осуществляется в порядке возрастания номеров балансовых счетов по дебету или по пачкам, формируемым для передачи и обработки информации. В папки с мемориальными документами помещаются их первые экземпляры либо бумажные копии электронных мемориальных документов, оформленные в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Национального банка. При небольшом объеме работы допускается брошюрование мемориальных документов за несколько рабочих дней, но не более чем за календарный месяц. При этом порядок их брошюрования и хранения определяется локальными нормативными правовыми актами банка. Кассовые документы формируются в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка по организации кассовой работы в банках. Хранение электронных мемориальных документов осуществляется за каждый банковский день в отдельных файлах при выполнении требований законодательства Республики Беларусь в сфере обращения электронных документов. Структура и содержание файлов должны соответствовать требованиям по формированию мемориальных документов в бумажном виде. При этом в папку с мемориальными документами в бумажном виде за текущий день помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, о суммах документов в разрезе балансовых счетов по дебету и кредиту, хранящихся в файлах с электронными мемориальными документами, а также наименования данных файлов. Документы, подлежащие более длительному хранению, должны помещаться в отдельные папки:

по операциям с текущими (расчетными), вкладными (депозитными) и другими счетами физических лиц;

по кредитам (займам), выданным физическим лицам;

по операциям с иностранной валютой;

В отдельные папки помещаются:

кассовые документы;

документы по внутрибанковским операциям.

Электронные мемориальные документы длительного и отдельного хранения помещаются в отдельные файлы. При этом в общие файлы электронных мемориальных документов вместо документов за эти дни помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером или лицом, им уполномоченным, о суммах документов в разрезе балансовых счетов по дебету и кредиту, находящихся в отдельных файлах электронных мемориальных документов, а также наименования данных файлов. Документы по внутрибанковским операциям брошюруются за каждый операционный день в порядке возрастания номеров балансовых счетов по дебету, затем в порядке возрастания номеров балансовых счетов по кредиту. По внутрибанковским операциям, проведенным в корреспонденции со счетом кассы, помещаются документы, послужившие основанием для составления кассовых документов (заявления, ведомости на выплату заработной платы, счета и т.д.). При формировании документов с длительными сроками хранения, документов отдельного хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета.