Тема 14. Особенности управления проектами
Объекты управления могут быть различными. Среди них выделяются структурно обособленные звенья производственной системы, или организационные подразделения, но могут быть и функциональные объекты управления (например, управление научно-техническим прогрессом, управление качеством, управление материально-техническим снабжением и пр.). как правило, это выделение функции, в реализации которой задействовано множество подразделений, или функции, которую невозможно полностью обособить в одном подразделении в силу ее особенности или других причин (см.рис.14.1).
Рис.14.1. Управление проектом
Но может объектом управления и проблема, решение которой требует согласованных действий самых различных образований, и проблема, которая напрямую связана с целью деятельности. Решение такой комплексной и многошаговой проблемы непосредственно ведет к достижению цели. Чаще всего для решения этой проблемы разрабатывается проект и осуществляется управление проектом.
Управление проектом можно рассматривать как особый тип управления, требующий определенной комбинации всех его параметров – структура системы управления, распределение функций, построение специализированной технологии управления и использование своеобразных механизмов управления. Конечно, приобретает особые черты и организация управления.
Нередко управления проектами рассматривают как узко специализированную или сугубо отраслевую проблему. Например, управление строительным комплексом. Конечно, эта отрасль производства является наиболее показательной для проблематики управления проектами. Но тип управления, которое имеет название «управление проектом», используется в самых различных сферах, и сегодня он становится все более и более актуальным.
Важными сферами использования управления проектами являются процессы научно-технического прогресса (здесь управление может быть функциональным или проектным), инвестирование, образование, дорожно-транспортные проекты, освоение земель, геологические изыскания, внешняя торговля и пр.
В реальной практике производственного или общественного развития проекты необходимы для решения проблем межотраслевого характера, и управление такими проектами должно быть адекватно такой проблематике.
Управление проектами необходимо и по причине диверсификации производства. Именно в условиях диверсификации все большее значение приобретает управление, ориентированное не на отраслевую специфику и вообще не столько на специфику, сколько на проблему во всей совокупности ее особенностей, многопрофильности, многоаспектности и многогранности. Именно по таким проблемам и разрабатываются проекты и системы управления проектами.
Можно сказать, что управление проектами – это тип комплексного решения проблем и решение проблем комплексного типа.
Управление проектами – это тип управления, построенный по следующим приоритетам: проблемно обозначенный объект управления; механизм управления, ориентированный на комплексное решение проблем, даже в условиях организационно разобщенных подразделений; механизм управления, адекватный объекту управления, т.е. структуре проблемы; процессы управления, отражающие последовательность решения проблемы и связанность ее структурных элементов во времени и пространстве; система управления, включающая специализированные звенья управления проектом. Чаще всего это система матричного типа, позволяющая осуществлять управление несколькими проектами или совмещать управление проектами и управление процессами непроектного типа, процессами стабильно-производственного типа.
Проект как объект управления имеет свои свойства: временные ограничения, момент начала и окончания работ (решения проблемы), завершенность результата, решение крупной, хорошо структурированной проблемы, реализацию определенного объема ресурсов, явно выраженную цель, особый вид главного и второстепенного, дополнительного, частного в решении проблемы.
Проект – это комплекс работ, ориентированных на достижение конечного результата, который можно представить в завершенном виде относительно цели управления.
Конечный результат – это продукт, услуга, модель или концепция, завершенные по составу своих свойств и характеристик, предусмотренных в проекте.
Осуществление проекта предполагает необходимость управления определенного типа, потому что все работы могут быть выполнены лишь в том случае, если они будут согласованы по критерию качества достигаемого результата.
Управление проектом предполагает не только понимание законченного результата, но и учет при этом определенных ограничений по ресурсам, экологии, человеческому фактору, пространственным и временным критериям, инфраструктуре производственного процесса.
Существует понятие цели и результата проекта. Цель – нечто большее, чем результат. Она включает близкие и отдаленные последствия достижения результата. Иногда результат лишь частично может сопрягаться с целью или находиться в окраинных ее областях. Все это свидетельствует как о качестве проекта, так и о качестве управления проектом.
Существует три фактора в управлении проектом: цель, результат и ресурсы.
В цель проекта входит не только, скажем, изготовление какого-либо оригинального продукта (создание нового образа лайнера, строительство архитектурного сооружения и пр.), но и такие феномены, как доказательство возможности и необходимости его изготовления, закрепления на рынке, создание определенного имиджа фирмы, авторитета, накопление опыта производства продукции данного типа, создание рабочих мест, проверка идей достижения определенного качества, создание импульса научно-технической мысли, апробация новых идей. Вот почему проект имеет и цель, и результат. И они должны находится в гармонии. Но это уже зависит от управления, которое ориентировано на достижение определенного результата, но исходит из цели и предполагает достижение цели.
Управление проектом – это процесс согласования работ по:
Содержанию;
Ресурсам;
Времени выполнения;
Пространственному размещению.
При этом в управлении должно действовать принципы оптимизации ресурсов или усилий, экономии времени, своевременности достижения промежуточных и конечного результатов, качества работы.
Управление проектом – это, как правило, инновационное управление, т.е. чаще всего оно ориентировано на получение нового продукта или слуги, или на выполнение новых условий получения известного продукта, или на внесение изменений в существующий порядок работ, создание нового. Этим оно и отличается от традиционного управления – управления фирмой, предприятием.
Особенность конечного продукта в том, что это продукт, который в дальнейшей работе не повторится в полном комплексе своих свойств и характеристик. Это продукт только данного проекта. Его свойства определяются особенностями условий реализации проекта и управления им (ресурсы, время, команда персонала, внешняя среда)
Управление проектом – это процессы, ограниченные временем начала и завершения проекта, выделением и полным использованием ресурсов .
Современные тенденции развития производства, человека и общественной жизни выражаются требованиями концентрации усилий на решении ключевых, оригинальных проблем, т.е. проблем, не укладывающихся в традиционные схемы управления фирмой или предприятием, проблем, требующих специализированного управления, управления гибкого типа и прогностического характера.
Управление проектом и является таким управлением, которое рационально сочетает в себе эти три качества: гибкость, прогностичность и интегрированность по конечному результату. Основой интеграции могут быть разные факторы: технология, социально-психологическая атмосфера, цель, конечный результат. И хотя все эти факторы должны играть определенные роли в интеграции деятельности, но распределение их может быть различным. В традиционном управлении главную роль в интеграции деятельности играет технология, в управлении проектом – конечный результат. Целостность свойств и характеристик конечного результата и позволяет разработать проект – комплекс работ по его достижению, и на этой основе построить систему управления, обеспечивающую последовательное и взаимосвязанное выполнение этих работ.
Управление проектом требует не только специальной организации, построенной на тщательном планировании и проектировании комплекса необходимых управленческих решений, но и специальной подготовки персонала управления проектами, способного работать не в стационарной системе распределения и закрепления функций и четкого функционального контроля деятельности, а в гибкой системе принятия решений в соответствии с критериями проекта: экономия времени, экономия ресурсов, последовательность действий, взаимодействие решений. Наиболее характерным примером управления проектами является управление по сетевым графикам. Сетевой график есть не что иное, как проект достижения определенного результата от нулевого цикла до конечного эффекта.
Существуют специфические требования в управлении проектами не только к персоналу управления, но и к менеджерам. Главным их этих требований является проектно-проблемное мышление, которое формируется в процессе профессиональной подготовки, построенной на развитии такого мышления: самостоятельность в оценках, стремление к аналитическому подходу, способность формировать творческие коллективы, создание благоприятной социально-психологической атмосферы, способность к разработке концепции управления проектом, способность осуществлять управление в условиях ограниченного времени, навыки антикризисного поведения и антикризисного управления, потому что в управлении проектами вероятность кризисных ситуаций возрастает.