3.6.2. Политика управления запасами

Политика управления запасами представляет собой часть общей политики управления оборотными активами предприятия, заключающейся в оптимизации общего объема и структуры запасов товарно-материальных ценностей, минимизации затрат по их обслуживанию и обеспечении эффективного контроля за их движением.

Определение необходимого объема оборотных средств для формирования запасов товарно-материальных ценностей осуществляется путем выявления потребности в них, для чего их предварительно группируют как:

• производственные запасы (запасы сырья и материалов);

• запасы готовой продукции.

Потребность каждого вида определяется раздельно как запасы:

• текущего хранения (постоянно обновляемая часть запасов, равномерно потребляемых в производстве);

• сезонного хранения (в связи с сезонными особенностями производства и закупки сырья, а также потребления готовой продукции);

• целевого назначения (определены специфическими целями деятельности предприятия).

Основное внимание уделяется определению потребности в запасах текущего хранения, так как на большинстве предприятий они представляют единственный вид запасов товарно-материальных ценностей.

Необходимый объем оборотных средств, авансируемых в запасы товарно-материальных ценностей, определяется по формуле:

ОС₃ = Р_одн · Н₃ – К₃,

где   ОС₃ — объем оборотных средств, авансируемых в запасы;

Р_одн — среднедневной объем расхода запасов в сумме;

Н₃ — норма запасов в днях (при отсутствии нормы может быть использован показатель средней продолжительности оборота запасов в днях);

К₃ — средняя сумма кредиторской задолженности за приобретенные товарно-материальные ценности (включается в расчет только по производственным запасам; при реализации продукции включается лишь при установившейся практике предоплаты).

Расчет ведется по каждому из видов запасов. Суммирование результатов расчетов позволяет получить показатель общей потребности в финансовых ресурсах, авансируемых на формирование запасов, т.е. определить размер оборотных средств, обслуживающих эту стадию производственно-коммерческого цикла.

Минимизация текущих затрат по обслуживанию запасов представляет собой оптимизационную задачу, решаемую в процессе их нормирования. Для производственных запасов она состоит в определении оптимального размера партии поставляемого сырья и материалов. Чем выше размер партии, тем ниже размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке. Однако высокий размер партии поставки определяет высокий средний размер запаса: если закупать сырье один раз в два месяца, то средний размер запаса составит 30 дней, а если размер партии сократить вдвое, т.е. закупать сырье один раз в месяц, то средний размер запаса составит 15 дней. В этих условиях снизится размер текущих затрат по хранению запасов.

Расчет оптимального размера партии поставки, при котором минимизируются совокупные текущие затраты по обслуживанию запасов, осуществляется по формуле, известной как модель Уилсона:

где   EOQ— оптимальный размер партии поставки;

S — необходимый объем закупки товаров (сырья и материалов) в год (квартал);

F — размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их приемке в расчете на одну партию;

C — размер текущих затрат по хранению единицы запасов.

Далее приведен пример расчета оптимального размера партии поставки.

Годовая потребность в определенном виде сырья, определяющая объем его закупки, составляет 800 тыс.руб. Размер текущих затрат по размещению заказа, доставке товаров и их хранению в расчете на одну поставляемую партию составляет 10 тыс. руб. Размер текущих затрат по хранению единицы запаса составляет 5 тыс. руб. в год. Согласно приведенной выше формуле оптимальный размер партии поставки = тыс. руб.

Следовательно, на протяжении года товар должен доставляться 14 раз (800: 57), или каждые 26 дней (360: 14). При таких показателях размера партии и частоты поставки совокупные текущие затраты по обслуживанию запасов будут минимальными.

Для запасов готовой продукции задача минимизации текущих затрат по их обслуживанию состоит в определении оптимального размера партии производимой продукции. Если производить определенный товар мелкими партиями, то затраты по хранению его запасов в виде готовой продукции будут минимальными. В то же время существенно возрастут текущие затраты предприятия, связанные с частой переналадкой оборудования, подготовкой производства и т.п. Минимизация совокупного размера текущих затрат по обслуживанию запасов готовой продукции также может быть осуществлена на основе модели Уилсона (с иным содержанием показателей F и C). В этом случае вместо необходимого объема закупки товаров используется планируемый объем производства или продажи готовой продукции.

Как в первом, так и во втором случае расчеты могут быть уточнены с учетом минимальной нормы отгрузки (железнодорожным или автомобильным транспортом), создания на предприятии определенного размера страхового запаса, альтернатив в выборе средств транспортирования и других условий.

Своевременное вовлечение в хозяйственный оборот излишних запасов товарно-материальных ценностей осуществляется на основе мониторинга текущей финансовой деятельности (сопоставления нормативного и фактического размера запасов). Мероприятия в этом случае разрабатываются совместно со службой производственного менеджмента (при нормализации запасов сырья и материалов) или со службой маркетинга (при нормализации запасов готовой продукции). Основная цель этих мероприятий — высвобождение части финансовых средств, отвлеченных в сверхнормативные запасы.

Размер высвобождаемых финансовых средств в этом случае определяется по формуле:

где   В — сумма высвобождаемых финансовых средств в процессе нормализации запасов;

— норма запасов в днях;

— фактические запасы в днях;

Р — объем расходования запасов;

Д — число дней в анализируемом периоде.

В практике финансового менеджмента для отражения реальной стоимости запасов может быть использован метод LIFO (последний пришел — первый ушел). В соответствии с ним запасы направляются в производственное потребление или на реализацию по ценам, по которым было зафиксировано их последнее поступление. В отличие от метода FIFO (первый пришел — первый ушел), когда использование запасов осуществляется по ценам их первоначального формирования, метод LIFO позволяет получить реальную оценку этих результатов в условиях инфляции и эффективней управлять стоимостной формой движения запасов.

В практике зарубежных фирм при решении задач управления запасами используются логистические подходы. Построить управление предприятием в соответствии с моделью децентрализованной логистики можно путем использования программных продуктов, например LS LIPRO SYSTEMS, — интегрированного решения планирования ресурсов предприятия. Эта система представляет собой гибкое и масштабируемое решение для управления средними предприятиями, состоящее из сети модулей с различной функциональностью (для сбыта, закупок, основных производственных данных, централизованного управления материалами, управления складами, производственной логистики и др.), в которой осуществлены принципы децентрализованной логистики.

С применением этой системы сложная деятельность предприятия разворачивается в простую структуру децентрализованных модулей производственной логистики (PL). Точное планирование и управление запасами подчиняется производящей структурной единице. Планирование изготовления, управление материалами с учетом брутто — и нетто-факторов, контроль наличия на складе и обратная связь находятся под контролем соответствующих модулей PL.

Таким образом, модуль PL, являясь ядром системы точного управления, выполняет задачи планирования и точного управления заказом, материального менеджмента на складах, управления производственными данными и передачи данных потребности в материалах.

Для дорогостоящих материалов при незначительной или редкой величине расхода применяется способ управления потребностями, при котором инициируются специфические заказ-требования на материалы для модуля закупок или для других PL-сегментов. Для этого PL определяет индивидуальный для заказа объем потребности, гарантирующий реально необходимое количество и таким образом минимизирующий складские запасы.

Модуль PL содержит обширный объем функций, предназначенных для управления складскими запасами отдельно в каждом сегменте. В результате постоянного отслеживания текущего объема запасов в любой момент времени можно получить реальные данные по запасам. Основными компонентами функций управления складскими запасами являются:

• управление основными данными складских запасов;

• управление местами складирования;

• учет складских запасов и управление ими;

• перемещение со склада на склад;

• перманентная инвентаризация.