Тема 6. Методика фінансово – господарського контролю та оцінка ефективності

1. Методика проведення інвентаризації активів та зобов’язань

2. Визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризації

3. Матеріали інвентаризаційної діяльності як об’єкт ревізійного дослідження

1.Методика проведення інвентаризації активів та зобов’язань

Під інвентаризацією розуміють перевірку наявності та стану об'єкту контролю, яка здійснюється шляхом спостереження, вимірювання, реєстрації та порівняння отриманих даних.

Визначення реального стану об'єкту, порівняння та оцінка складають логіку інвентаризації як функції контролю. Які б об'єкти не перевірялись, усі дії полягатимуть у встановленні істинного, дійсного стану об'єкту, виявленні відхилень від його заданого стану, оцінки відхилень за критеріями доцільності та законності. Це правильне, об'єктивне сприйняття змісту та значення господарських фактів, які є об'єктами інвентаризації.

В практичній діяльності при проведенні ревізій суб'єкти контролю дотримуються загальних правил здійснення інвентаризації, які є незмінними незалежно від того, з якої причини і для яких потреб вона проводиться.

Проведення інвентаризації активів і зобов’язань, складається з наступних стадій:

1. Організаційна стадія:

• вибір об’єктів інвентаризації;

• підбір і комплектування інвентаризаційної комісії;

• видача розпорядження на проведення інвентаризації;

• інструктаж членів інвентаризаційної комісії

2. Підготовча стадія

Активи

• пред’явлення повноважень на проведення інвентаризацій;

• огляд місця зберігання об’єктів інвентаризації;

• отримання і перевірка останнього звіту та документів про рух запасів;

• отримання від МВО розписки

• перевірка вагового господарства

• підготовка запасів до визначення їх фактичної наявності

Зобов’язання

• пред’явлення повноважень на проведення інвентаризації

• перевірка облікових регістрів і своєчасності відображення в них розрахункових документів

• визначення кількості контрагентів

• складання опису за даними бухгалтерського обліку

3. Технологічна стадія

Активи

• перевірка наявності і стану об’єктів інвентаризації

• оцінка стану об’єктів інвентаризації

• підготовка робочої документації (складання інвентаризаційних описів)

Зобов’язання

• висилання контрагенту запиту з метою взаємо звірки

• збір та аналіз інформації, отриманої від контрагентів

4. Результативна стадія

Активи

• складання порівняльних відомостей

• проведення розрахунків по зарахуванню пересортиць

• проведення розрахунків по списанню природного убутку

• відображення в порівняльній відомості даних по зарахуванню пересортиць

• відображення в порівняльній відомості даних та списання природного убутку

• визначення кінцевих результатів інвентаризації

• прийняття рішень за результатами інвентаризації

Зобов’язання

• вирішення спірних питань

• складання протоколу за результатами проведеної процедури

• складання інвентаризаційних описів

• передача документації суб’єкту, що призначив інвентаризацію

• прийняття остаточних рішень

Інвентаризація в ході ревізії має вибірковий характер і може застосовуватись лише при документальному виявленні фактів неповного оприбуткування або неповного списання активів підприємства, а також при наявності певних сумнівів щодо розмірів зобов'язань, перевірка яких проводиться шляхом зовнішньої зустрічної перевірки

В сучасних умовах господарювання під інвентаризацією слід розуміти не лише сукупність органолептичних, а й багатьох інших методичних прийомів господарського контролю, які використовуються в процесі його здійснення та реалізуються через інвентаризаційні процедури, з яких складається інвентаризаційний процес.

Підготовка до проведення інвентаризації повинна здійснюватися матеріально відповідальними особами комплексно за участю всіх членів інвентаризаційної комісії при одночасному вирішенні інших організаційних питань.

Всі операції з приймання та відпуску товарно-матеріальних цінностей повинні бути зупинені.

При зберіганні цінностей в різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи (бригади) інвентаризація здійснюється послідовно за місцями їх зберігання; після перевірки цінностей вхід до приміщення пломбується, і комісія переходить до роботи в інше приміщення, тому в період інвентаризації в одному з них доступ в інші місця повинен бути заборонений.

Під час перерви в роботі комісії ключі від місця зберігання знаходяться у матеріально відповідальної особи, а печатка - у голови комісії.

Неправильним є розбиття комісії з метою прискорення роботи на декілька груп або випадки, коли інвентаризаційна комісія доручає проводити інвентаризацію одному з її члйнів. При виникненні непорозумінь, комісія в повному складі не може підтвердити правильність та повноту проведеної інвентаризації за результатами таких перевірок. Результати такої інвентаризації не можуть бути направлені правоохоронним органам для порушення кримінальної справи або для прийняття заходів з відшкодування виявленого збитку, тому записи порахованих в натурі цінностей повинні проводити: матеріально відповідальна особа, голова інвентаризаційної комісії і один з членів комісії. Записи необхідно робити в момент закінчення виміру, зважування кожної одиниці об'єкту інвентаризації, після погодження результатів учасниками інвентаризаційного процесу, що здійснюють записи і розрахунки.

Такі записи фактичної наявності майна в момент його перевірки необхідно здійснювати в спеціальних робочих зошитах.

На місці інвентаризації голова комісії видає один зошит матеріально відповідальній особі, другий - члену комісії, якому доручається ведення записів фактичної наявності майна, а третій - залишає у себе для здійснення контрольних записів. По закінченні інвентаризації на підставі підсумків робочих зошитів складаються інвентаризаційні описи. Робочі інвентаризаційні зошити зберігаються разом з матеріалами інвентаризації та знищуються одночасно з ними. По майну непридатному, зіпсованому або такому, що підприємству не належить, записи здійснюють окремо.

Шляхом поштучного перерахунку визначається наявність майна, що обліковується в натуральних вимірниках. Наприклад, наявність основних засобів, малоцінних та швидкозношуваних предметів - в штуках, інші об'єкти в похідних: рулон, мішок, банка, - тобто в залежності від специфіки упаковки, складування, зберігання та обліку. Винятком є готова продукція і товари, які при порушенні упакування втрачають якість, порушується герметичність тощо.

Інвентаризація об'єктів шляхом обміру проводиться за умови, якщо вони вимірюються в лінійних одиницях (довжини, площі, об'єму). Вибір натуральних вимірників залежить від особливостей об'єктів, що інвентаризуються. Кількісне вираження об'ємів визначається за допомогою спеціальних технічних засобів виміру: рулеток, метрових еталонів, мірних ємностей.

Матеріальні цінності, що знаходяться в тарі (ящиках, бочках, мішках), розпаковують і перевіряють як за кількістю, так і за якістю. Така перевірка повинна бути вибірковою в розмірі 10 % від загального обсягу надходження. До такої вибірки відносять ТМЦ, які були вже розпаковані матеріально відповідальною особою при прийманні.

Дана вибірка повинна бути репрезентативною. На формування вибірки не повинна впливати матеріально відповідальна особа. Краще обирати одиниці сукупності, що інвентаризується, за специфікаціями.

Обмір виконаних робіт у натурі за речовими ознаками і результатами є ефективним методом фактичної перевірки будівельних, ремонтних, монтажних і деяких інших видів робіт.

Найчастіше обмір застосовується для перевірки виконання будівельно-монтажних і ремонтно-будівельних робіт. Він включає два основні етапи: перевірку відповідності характеру, об'єму та вартості прийнятих по актах робіт, які були затверджені кошторисом та робочими кресленнями; встановлення фактичного об'єму (в натурі) та якості виконаних робіт, а також правильність списання матеріалів на виробництво цих робіт.

Результати обміру виконаних робіт відображаються в акті обміру, що складається інвентаризаційною комісією та підписується всіма учасниками цієї дії. При незгоді з результатами обміру, зазначеними в акті, особи, які здійснюють обмір, мають право вимагати, щоб в акті були записані їх зауваження і заперечення.

Контрольний запуск сировини та матеріалів у виробництво органолептичний прийом, що застосовується інвентаризаційною комісією при визначенні фактичних обсягів виробництва, робіт і послуг. Його застосування дозволяє також перевірити оптимальність технології виробництва, обґрунтованість норм витрат матеріальних запасів і повноту виходу готової продукції. Цей прийом використовують також на транспорті, в торгівлі, промисловості.