2.Визначення, регулювання та відображення результатів інвентаризації

Контролер повинен приділяти максимум уваги документуванню результатів виявлення фактичної наявності та стану об'єкту, що підлягає інвентаризації. Здійснення цієї процедури надає інвентаризаційному процесу юридичної сили.

Всі дані, одержані комісією під час інвентаризації, записуються в описи (акти) інвентаризації, в яких назва запасів та їх кількість наводяться за номенклатурою, і в одиницях виміру, прийнятих в обліку.

Форми інвентаризаційних описів різноманітні: вони залежать від характеру запасів та встановлюються відповідними міністерствами та відомствами.

Щоб виключити можливість внесення змін без відома комісії, на кожній сторінці інвентаризаційного опису літерами проставляється кількість порядкових номерів запасів, записаних на цій сторінці, і загальна кількість у натуральному виразі, незалежно від того, в яких одиницях виміру вони відображені.

При оформленні інвентаризаційного опису кожна його сторінка нумерується. В кінці сторінки цифрами і прописом виводиться підсумок натуральних одиниць, записаних на сторінці. Після закінчення записів вказується кількість заповнених рядків. Кожна сторінка та опис в цілому підписуються всіма учасниками інвентаризації.

Інвентаризаційні описи (акти) містять інформацію про факти і можуть бути заповнені як засобами автоматизації, так і вручну. Помарок, виправлень та підчисток в інвентаризаційних описах не допускається. Виправлення помилок здійснюється у всіх примірниках опису, при цьому неправильний запис перекреслюється однією лінією (щоб можна було його прочитати), а над рядком робиться правильний запис. Всі виправлення повинні бути обумовлені і завірені всіма членами комісії.

Кількість примірників інвентаризаційних описів повинна бути достатньою, щоб не виникало необхідності їх додаткового складання (розмноження).

Якщо матеріально відповідальні особи виявляють після інвентаризації помилки в інвентаризаційних описах, то вони повинні негайно (до відкриття складу, секції тощо) повідомити про це робочу інвентаризаційну комісію. Комісія здійснює перевірку поданих заяв і, в разі підтвердження фактів, проводить виправлення виявлених помилок у встановленому порядку у всіх примірниках інвентаризаційних описів. Виправлення повинні бути обумовлені і підписані всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальними особами.

Оформлені згідно вимог інвентаризаційні описи (акти) підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою, яка також дає розписку про те, що інвентаризація проведена правильно і претензій до інвентаризаційної комісії вона не має. Інвентаризаційна комісія, що підписує описи, несе відповідальність за дотримання порядку, способів та строків проведення інвентаризації, за правильність підрахунку та занесення записів до опису.

Наступною процедурою в документуванні результатів інвентаризації є порівняння фактичних залишків матеріальних запасів з даними рахунків бухгалтерського обліку. Цю процедуру виконує бухгалтерія.

Остаточні результати проведеної інвентаризації можна визначити лише за порівняльними відомостями.