Комунікації в системі управління.

Комунікації - це обмін інформацією між двома людьми й більше. На комунікації керівники витрачають від 50 до 90% часу. Це стає зрозумілим, коли врахувати, що керівнику необхідно реалізувати свою роль у міжособистісних відносинах, брати участь у прийнятті рішень і виконувати управлінські функції планування, організації, мотивації, координації, регулювання та контролю. Всі види управлінської діяльності засновані на обміні інформацією, тому комунікації й називають сполучними процесами.

Керівнику доводиться осмислювати великі обсяги інформації, серед якої є інформація, що не впливає на процес управління. Обмін інформацією, що впливає на процес управління, зветься ефективних комунікацій. Ефективний менеджер - цей той, хто із загального потоку (комунікацій вміє швидко відібрати ефективні, тобто корисні для процесу управління).

Комунікації здійснюються в повсякденній роботі при спілкуванні з підлеглими й керівниками, на зборах, при читанні документів, розмовах по телефону, складанні документів. Комунікаціями пронизаний весь процес виробництва й управління.

Комунікації підрозділяються на дві великі групи: між організацією і її середовищем і між рівнями управління й підрозділами.

До першої групи належать комунікації, які представляють і інформаційну взаємодію із зовнішнім середовищем: засобами масової інформації, споживачі, нагляд за якістю продукції, органи державного регулювання, політичні групи, комітети, постачальники й т.п. Виникнення комунікацій всередині підприємства у вигляді зборів, обговорень, телефонних переговорів, звітів і т.д., як правило, є реакцією на вплив зовнішнього середовища.

Як комунікації для організації використовуються різні форми. Так, для реалізації товару засновуються програми маркетингу й реклама. Для дотримання норм державного регулювання потрібне письмове оформлення документів. Вивчення ринку ведеться за допомогою спеціальних організацій, тобто існує безліч способів комунікацій.

До другої групи належать міжрівневі комунікації, комунікації між різними підрозділами, комунікації «керівник - підлеглий», комунікації між керівником і робочою групою, неформальні комунікації.

Дві третини всієї діяльності на підприємстві - це діяльність, заснована на комунікаціях «керівник-підлеглий». Вони належать до комунікацій по вертикалі, але виділяються в окрему групу, тому що безпосередньо впливають на виробничий процес. Це обмін інформацією про способи діяльності, ефективності роботи, винагородах, здатностях працівників, проблемах, змінах, результатах, удосконаленнях і т.п. Оскільки підлеглі об’єднані в робочі групи, то комунікації з ними керівника є важливим компонентом для досягнення ефективності управління. Участь в обміні інформацією кожного члена робочої групи дозволяє виробити більш правильні відносини групи з керівником, а керівнику - більш активно залучати підлеглих у справи організації.

Виділяються чотири базових елементи в процесі обміну інформацією:

- відправник - особа, яка збирається або відбирає інформацію і передає її;

- повідомлення - сутність інформації, що передається усно або закодованої за допомогою символів;

- канал - засіб передачі інформації;

- одержувач - особа, якій призначена інформація і яка її сприймає

Ефективність комунікацій залежить від важливості й своєчасності виникнення ідеї, уміння її правильно закодувати й після вибору оптимального каналу зв’язку донести до одержувача. Для цього її передають по обраному каналу зв’язку. Це чисто фізична передача повідомлення. Її не слід ототожнювати з процесом комунікацій.

Одержавши повідомлення, адресат декодує його. У процесі декодування відбувається перетворення символів відправника в думці одержувача. Якщо символи відправника й одержувача збігаються, одержувач усвідомлює ідею відправника, тобто що відправник мав на увазі, формуючи свою ідею. На цьому процес обміну інформацією завершується, але тільки в тому разі, коли реакції на ідею не потрібно.

Однак розуміння ідеї одержувачем може бути й іншим, ніж у відправника. Відправник вважає процес комунікації ефективним, якщо відбулося розуміння ідеї одержувачем і останній зробив дії, які очікував відправник.

Для підтвердження (непідтвердження) очікуваного результату необхідний зворотний зв’язок, при якому відправник і одержувач міняються комунікативними ролями. Тепер одержувач стає відправником відповідного повідомлення, що у зворотному порядку проходить всі стадії комунікаційного процесу. Зворотний зв’язок дозволяє зрозуміти, якою мірою було зрозуміле й сприйняте повідомлення.

У результаті зворотного зв’язку підвищується ефективність комунікаційного процесу. Вона сприяє також зменшенню шуму, під яким розуміють все те, що спотворює зміст повідомлення. Його джерелом може бути мова й розходження сприйняття. Через них змінюється зміст повідомлення у процесах кодування і декодування. У вигляді перешкод можуть виступати також організаційні неполадки між керівниками й підлеглими. Вони утрудняють точну передачу інформації.

Подолання шумових перешкод дає змогу більш-менш точно передати повідомлення. Але занадто високий рівень шуму може привести до повного порушення інформаційного процесу, а отже до зниження керованості.