Організаційні комунікації

Удосконалення процесу спілкування сприяє ефективності його комунікації процесу. Але на шляху обміну інформацією в організації виникають перешкоди, що не залежать від відправника повідомлення. У першу чергу це перекручування інформації при її прямуванні усередині організації по вертикалі (униз), тобто ненавмисні перекручування, пов’язані з труднощами в міжособистісних контактах. Можуть бути й свідомі перекручування. Якщо одержувач не згоден з повідомленням, він змінює його зміст у своїх інтересах. Перекручування можуть бути пов’язані й з фільтрацією інформації, обумовленої, як правило, прагненням передавати тільки ту інформацію, що стосується даної особи або підрозділу. Яку інформацію відсівати, визначає керівник. А це часто приводить до того, що важлива для відділу інформація до нього не попадає або попадає перекрученою.

Між менеджерами виробилася тенденція повідомляти вищестоящим керівникам тільки позитивну інформацію. Бажання повідомляти тільки гарні новини або те, що керівник хоче почути, також приводить до перекручування реальної інформації.

У наш час потоки інформації нас тільки великі, що може відбутися перевантаження інформаційного каналу. Одночасна переробка інформації і необхідність вести інформаційний обмін приводять до того, що керівник не в змозі реагувати на всю інформацію. Він відсіває ту інформацію, яка йому здається менш важливою. Але це особиста точка зору. В іншого керівника вона може виявитися іншою.

Перешкодою в ефективності комунікаційного процесу може виступати й незадовільна структура організації. Структура організації визначається як логічний взаємозв’язок рівнів управління й функціональних сегментів, що забезпечує ефективне досягнення цілей. Однак структури створюють люди, а логіка в різних людей різна. Якщо взаємозв’язок структурних елементів продуманий погано, зменшуються можливості ефективного управління. Чим більше рівнів управління, тим більша ймовірність інформаційних перекручувань у зв’язку з коригуванням і фільтрацією повідомлень на кожному рівні. Негативний вплив на комунікаційний процес можуть мати погані відносини між підрозділами підприємства, а також конфліктні ситуації між ними й окремими працівниками.

Обсяги інформаційних потоків регулюються тільки в тих випадках, коли керівники різних рівнів добре собі уявляють, яка інформація необхідна для ефективного управління і що значить «занадто мало» або «занадто багато» в інформаційному обміні. Інформаційні потоки поставлені в пряму залежність від цілей, прийнятих рішень і способу оцінки роботи керівника або керованого їм підрозділу, тому на різних рівнях управління потрібні різні обсяги інформації.

Управлінські дії не обмежуються тільки регулюванням інформаційних потоків. Застосовуються також безпосередні контакти з одним або групою підлеглих для обговорення виробничих питань. Ті ж питання можуть обговорюватися на загальних зборах колективу підрозділу або щотижневих нарадах.

Як і в міжособистісному обміні інформацією, в організаційних комунікаціях величезне значення мають системи зворотного зв’язку, які є частиною контрольно-управлінської інформаційної системи. Прикладом зворотного зв’язку може бути напрямок представників відділів і служб для обговорення окремих питань у підрозділи організації або відрядження цих представників на інші підприємства й в організації. Подібним чином керівник організації або її підрозділів може відвідати цех або виробничу дільницю, щоб особисто впевнитися, як перетворюють у життя його вказівки. У цьому раз і він переборює розрив між собою й підлеглими. Як варіант зворотного зв’язку може бути використане опитування працівників, що проводиться особисто або за дослідними аркушами, за заздалегідь продуманою системою або без її.

Для поліпшення процесу надходження інформації на верхні рівні управління застосовується система збору пропозицій. Передбачається, що подавати ідеї з вдосконалення будь-якого управлінського процесу може кожний працівник підприємства. На багатьох підприємствах установлюються ящики для подачі пропозицій в анонімному порядку. Недоліком такого способу є те, що пропозиції не завжди розглядаються, а якщо розглядаються, то прийняті пропозиції не стимулюються.

Більш ефективний спосіб - це адресні пропозиції з гарантією стимулювання. Іноді підприємства встановлюють телефонний зв’язок для подачі пропозицій або питань, а відповіді друкуються у спеціальних бюлетенях. Питання, що мають взаємний інтерес, можуть обговорюватися на зустрічах групи працівників і менеджерів.

Великі організації практикують випуск щомісячних бюлетенів з інформацією з удосконалення управлінських відносин і перспектив розвитку організації.

Важливим сучасним засобом інформаційного забезпечення є відеозапис. Відеострічки демонструють раз у квартал. Вони містять як виробничу, управлінську, так і фінансову інформацію і дозволяють працівникам формувати власну думку про окремих керівників і організацію в цілому.

Величезне значення для вдосконалення комунікацій в організації має сучасна інформаційна технологія. Уже давно широко розповсюджений персональний комп’ютер як засіб акумуляції і наступного поширення інформації. У сучасному діловому світі застосовується електронна пошта — ефективний засіб зв’язку між людьми. Нові телефонні пристрої дають змогу одночасно контактувати з багатьма респондентами. Відеоконференції дозволяють обговорювати проблеми людям, які перебувають у різних місцях і навіть на різних континентах.

Тема 10. Ефективність управління

1. Сутність, критерії й показники ефективності управління.

2. Методи розрахунку економічної ефективності управлінської праці.

3. Методи розрахунку ефективності системи управління.

4. Методика визначення економічної ефективності від впровадження

заходів щодо вдосконалення управління.