Пять главных принципов проведения деловых совещаний

1) необходимо привлечь внимание участников к проблеме, мотивировать необходимость их участия в обсуждении;

2) пробудить личный интерес участников к возможно более эффективному решению обсуждаемой проблемы;

3) все высказывания, формулируемые в ходе совещания, должны быть по возможности максимально обоснованными и рационально аргументированными;

4) прежде чем пытаться опровергнуть аргументы других уча­ствующих в совещании лиц, следует попытаться раскрыть их действительные позиции, интересы, сомнения, т.е. причины самих аргументов;

5) соблюдать на практике принцип максимально возможного учета интересов участников совещания при выработке оконча­тельного решения.

Наряду с этим существует ряд общих правил речевого пове­дения во время совещаний.

Профессиональность: на первое место, несмотря на всю ее важ­ность, все же необходимо ставить не форму высказываний, а их содер­жание — его конкретность, глубину, обоснованность, содействие реше­нию обсуждаемых задач.

Ясность: следует исходить не из того, что ясно и понятно самому говорящему, а из того, что может быть понято слушателями, участни­ками совещания.

Постоянная направленность: не забывать о конечных целях совещания и не позволять ему «уйти в сторону» от его основного предна­значения.

Наглядность: следует по возможности шире привлекать понятные, а еще лучше — эмоционально окрашенные примеры и иллюстрации.

Ритм: обеспечивать высокую интенсивность коммуникаций в ходе совещаний, которая должна возрастать по мере приближения окончания совещания.

Повторение: ключевые моменты и положения должны быть сформулированы неоднократно и в различном виде. Лишь в этом случае они произведут должное впечатление и будут восприниматься по достоинству.

Внезапность: заранее подготовленная «импровизация» в виде, например, неожиданного аргумента резко повышает шансы принятия точки зрения стороны, ее предпринявшей.

Рамки передачи информации: аргументация должна подчиняться требованию необходимости и достаточности. Чтобы выступления руко­водителя сохраняли мотивационный заряд, они не должны быть чрезмерно детализированными и исчерпывающими.

Необходимость эффективной концовки. Действенность результатов совещаний и переговоров резко повышается, если последней будет высказана какая-либо эффектная фраза, веский аргумент — часто не­ожиданный для адресата, но относящийся к сути обсуждаемой пробле­мы. Он должен заготавливаться заранее, но приберегаться до конца совещания или переговоров. Например, одна из сторон заканчивает свое участие в совещании фразой: «Да, мы еще не сказали, что в случае осложнений мы, разумеется, берем расходы на себя».

Правило допустимой открытости личной позиции. Во многих-случаях и особенно — при проведении сложных переговоров, окра­шенных отношениями конкурентности, возникает следующая дилемма. С одной стороны, все отмеченные выше правила предписывают необходи­мость четкого и полного определения личной позиции в них. Но с другой — часто бывает просто необходимо скрыта свою позицию. Для этого может, конечно, использоваться прием дезинформации. Однако более эффективной является другая тактика: не прибегая к дезинформа­ции, раскрывать свою позицию не полностью: это — прием «неполной правды».

Выводы по главе II:

Цель нашего эмпирического исследования достигнута: мы выявили и проанализировали черты личности, присущие современному руководителю, проанализировали влияние личностных особенностей руководителей высшего и среднего звена управления на коммуникативные свойства, необходимые для успешного процесса деловой коммуникации.

1. Мы исследовали черты личности, присущие руководителям. Руководители высшего и среднего звена управления склонны осознанно соблюдать нормы и правила, настойчивы в достижении цели, точные, ответственные, с деловой направленностью. Они характеризуются эмоциональной ус­тойчивостью; выдержанностью; спокойностью, трезвым взглядом на вещи. Руководители выдержанные, работоспособные, эмоционально зрелые, реалистически настроенные. Они способны следовать требованиям группы, характеризуются постоянством интересов. У них отсутствует нервное утомление. Руководителям свойственны социальная смелость, активность, готовность иметь дело с незнакомыми людьми и обстоятельствами. Они склонны к риску, держаться свободно, расторможено. Они также открыты и добросердечны, общительны и добродушны. Им свойственны естественность и непринужденность в поведении, внимательность, доброта, мягкосердечность в отношениях. Они охотно работают с людьми, активны в устранений конфликтов, доверчивы, не боятся критики, испытывают яркие эмоции живо, откликаются на события. У руководителей наблюдается стремление к покровительству, развитой способности к эмпатии, сочувствию, сопереживанию и пониманию других людей. Руководители независимы в суждениях и поведении, свой образ мыслей склонны считать законом для себя и окружающих. В конфликтах обвиняют других, не признают власти и давления со стороны, предпочитают для себя авторитарный стиль руководства, но и борются за более высокий статус. Руководители способны быть эффективными лидерами, поскольку обладают высоким самомнением, способны контролировать свои эмоции и поступки, целенаправленны, у них выражена волевая составляющая личности.

Мы можем предположить, что исследуемые руководители успешно справляются со своими обязанностями по управлению подчиненными.

2. Мы выявили уровень самоконтроля в общении у руководителей. У руководителей средний уровень коммуникативного контроля. Они искренни, но зачастую несдержанны в своих эмоциональных проявлениях, однако умеют считаться в своем поведении с окружающими людьми. Они хорошие собеседники, но иногда отказывают партнеру в полном внимании. Руководители являются хорошими слушателями в процессе деловой коммуникации

3. Нами исследованы коммуникативные и организационные склонности руководителей. Они являются хорошими организаторами и обладают высокой коммуникабельностью. У них развиты умение чётко и быстро устанавливать деловые и товарищеские контакты с людьми, стремление расширять контакты, участие в групповых мероприятиях, умение влиять на людей, стремление проявлять инициативны.

4. Мы исследовали самооценку, силу и активность руководителей. Руководители нашей выборки принимают себя как личность, склонные осознавать себя носителями позитивных, социально-желательных характеристик, в определенном смысле удовлетворены собой. У руководителей развиты волевые стороны личности. Они уверенны в себе, независимы, склонны рассчитывать на свои силы в трудной ситуации. Руководители высоко активны, экставертированны, общительны и импульсивны.

5. Мы выявили уровень макиавеллизма личности руководителей. Мы можем говорить о том, что всем без исключения испытуемым характерен низкий уровень макиавеллизма с тенденцией к среднему. Следовательно, руководители в межличностных отношениях не стремятся к манипулированию, они демонстрируют открытость, честность, надежность, не склонны к доминированию. Они предпочитают сотрудничество, не стремятся добиться своей цели любыми средствами вплоть до обмана. Они несколько сентиментальны, умеют сопереживать и сочувствовать. Направлены на взаимодействие с партнерами по деловой коммуникации. Однако руководителям нашей выборки свойственны и некоторые отрицательные черты: нерешительность, поддавание влиянию, некоторая трусливость, что может негативно сказываться на деловой коммуникации наших испытуемых.

6. Мы исследовали волевые качества личности руководителей. Руководители ответственные, обязательные, инициативные, деятельные, уверенные, решительные, настойчивые, энергичные, хорошо контролирующие свои эмоции, независимые, самостоятельные, целеустремленные, собранные. Их можно назвать волевыми. Они старательно выполняют свои обязанности, обладают хорошим лидерским потенциалом, быстро и независимо принимают решения, высоко активны. У них есть ясные жизненные цели и стремление настойчиво их достигать. Волевые качества являются существенным условием стабильности и успешности их профессиональной деятельности.

7. Мы выявили и проанализировали взаимосвязь между исследуемыми параметрами, а также влияние личностных особенностей руководителя на уровень самоконтроля в общении, коммуникативных и организаторских склонностей, а также стиль мышления у руководителей.

Таким образом, гипотеза нашего исследования подтверждена, действительно, современный руководитель характеризуется высоким уровнем развития коммуникативных способностей и волевых качеств личности. Кроме того, личностные особенности руководителей высшего и среднего звена управления влияют на коммуникативные способности.