2.2.5. Порядок оформления и выдача документов

Понятие «документ», его создание и способы фиксирования

Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

По средствам фиксации документы делятся на: письменные, графические, фото - и кинодокументы, электронные.

Создается, для того чтобы подтвердить через какое-то длительное время, то, что надо было сделать.

Материальные носители документа в давние времена были на камнях, глиняных дощечках, свинцовых и медных пластинах, деревянных дощечках. Одним из древнейших материалов для письма считается папирус, а первым серьезным соперником папируса стал пергамент. На Руси для бытовой переписки применяли бересту. Затем появилась бумага. И в последнее время документы оформляют на бланках, листах формат А4.

Распорядительные документы

Распорядительные документы – властные предписания, регламентирующие определённую управленческую деятельность (ситуацию), как внутри каждой организации, так и в не их.

Распорядительные документы могут быть изданы на основе единоначалия и в коллегиальном порядке.

Изданный на основе единоначалия Распорядительные документы имеет одну подпись (руководителя учреждения или его заместителя). Используется форма изложения текста от 1 лица, единственного числа. Изданный в коллегиальном порядке – две (руководителя коллегиального органа и секретаря коллегиального органа), форма изложения текста – 3 лицо, множественное число; совместные Распорядительные документы всегда имеют подписи руководителей учреждения, издающих этот Распорядительные документы.

Распорядительные документы может быть отменён (изменён) распорядительным документов вышестоящей орг-ии.

Текст Распорядительных документов состоит из двух частей – вводной (констатирующей) и распорядительной. В вводной части излагаются факты и соображения, являющиеся основанием для издания Распорядительные документы.

Если документ издаётся на основе других Распорядительных документов вышестоящей организации (постановления), то в констатирующей части указывается название вида документа, его номер, дата, заголовок. Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть документа не нуждается в обосновании.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной и начинается с начала строки определённым глаголом, который пишется прописными буквами, затем ставится двоеточие, остальной текст начинают с новой строки.

Текст распорядительной части делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами и печатаются от первого положения табулятора. Действия одного характера могут объединяться в одном пункте с разделением их на подпункты. Изложение идёт в повелительной форме (обеспечить, принять меры, возложить). Каждый пункт начинается с указания исполнителя, затем предписанным действиям и сроки их исполнения.

К распорядительным документам относятся следующие виды документов:

1. постановление – правовой акт, применяемый высшими и некоторым центральными органами коллегиальными управлениями, в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих переда данными органами;

2. решение – правовой акт, применяемый исполкомами советов народных депутатов, местными органами гос. власти и коллегиями министерств, и ведомств, в целях разрешения наиболее важных вопросов, требующих коллегиального обсуждения;

3. приказ – правовой акт, издаваемый руководителем учреждения, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

4. распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем коллегиального органа.

5. указание – правовой акт, издаваемый органами гос. управления, обычно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанные с организацией исполнения приказов, инструкций вышестоящих органов.

Организационные документы, их особенности

Организационные документы – документы, с помощью которых организуется деятельность любых из участников управления или участка.

К организационным документам относят:

1. положения – правовой акт, устанавливающий порядок образования, функции, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения.

2. уставы – правовой акт, определяющий структуру, функции, права, обязанности, а также организацию производственно-хозяйственной деятельности, общественной, хозяйственной, кооперативной организации, а также учебных заведений.

3. инструкции – правовой акт, издаваемый органом гос. управления, в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные спец. стороны деятельности учреждения (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

4. должностные инструкции – документ, определяющий организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и устанавливающий круг его конкретных функций и обязанностей.