- •Содержание
- •Раздел 1. Общие сведения об организации и нормативно – методическая документация
- •Раздел 2. Работа в одном из структурных подразделений службы доу(архив,отдел кадров,приемная)
- •2.1. Работа архива организации
- •2.2. Работа кадровой службы
- •2.3. Работа канцелярии
- •Раздел 3. Индивидуальное задание
- •Раздел 4. Документооборот предприятия
- •Раздел 1. Общие сведения об организации и нормативно -методическая документация
- •Знакомство с организацией, её задачами и функциями
- •Знакомство со структурой и функциями структурных подразделений организации
- •Структура и организация деятельности
- •1.3. Положение о службе доу
- •1.4. Изучение должностных инструкций работников, ведущих делопроизводство
- •Лицей № 89
- •Инспектора по кадрам
- •Функции
- •Должностные обязанности
- •4. Права
- •Ответственность:
- •Взаимоотношения. Связи по должности.
- •Лицей № 89 секретарь – машинистка
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •Должностные обязанности
- •Ответственность
- •Взаимоотношения. Связи по должности
- •1.5. Инструкции по ведению делопроизводства в организации
- •1.6. Ознакомление с организационно-распорядительной документацией в организации. Особенности оформления орд
- •Раздел 2. Работа в одном из структурных подразделений службы доу (архив,отдел кадров,приемная)
- •2.1. Работа архива организации
- •2.1.1. Краткая характеристика, месторасположение, состав сотрудников
- •Месторасположение
- •2.1.2. Условия труда сотрудников архива, организация рабочих мест
- •2.1.3. Распорядок работы, ведение архива, задачи
- •2.1.4. Подготовка и порядок передачи документов в архив
- •2.1.5. Обеспечение сохранности документов в архиве: режим хранения, световой режим, температурно-влажностный режим, охранный режим, оборудование, архивохранилище
- •2.2. Работа кадровой службы
- •2.2.1. Должностной и численный состав кадровой службы
- •2.2.2. Структура, функции
- •2.2.3. Порядок обработки персональных данных работников
- •2.2.4. Формирование и ведение личных дел
- •2.2.5. Порядок оформления и выдача документов
- •5. Правила.
- •6. Регламенты.
- •7. Обзоры.
- •2.2.6. Порядок обращения с конфиденциальными документами
- •2.2.7. Организация кадрового делопроизводства на компьютерах
- •2.3. Работа канцелярии
- •2.3.1. Должностной и численный состав
- •2.3.2. Структура и функции
- •2.3.3. Организация работы с документами
- •Правила формирования дел.
- •Правила оформления дел
- •2.3.4. Техническое оснащение и организация рабочих мест
- •2.3.5. Взаимосвязь с отделами и структурами учреждения
- •Раздел 3. Индивидуальное задание
- •Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в организациях
- •Раздел 4. Документооборот предприятия
- •4.1.Порядок подготовки, соглашение, подписание утверждение документов организации
- •4.1.Приказ, распоряжение
- •4.2.Положение
- •4.3. Инструкция
- •4.4. Протокол
- •4.5. Письмо
- •4.6. Записки
- •4.8. Телеграмма
- •4.9. Телефонограмма
- •4.10. Справка
- •Подготовка проектов организационно- распорядительных документов
- •1.Требования к подготовке проекта документа
- •2.Порядок согласования проекта документа
- •Прием поступающей корреспонденции и ее первичная обработка
- •1.Прием и обработка корреспонденции
- •Организация доставки документов. Порядок рассмотрения документов в организации
- •1.Доставка корреспонденции
- •2.Распределение корреспонденции
- •3.Рассмотрение документов руководством
- •Организация регистрации входящих, исходящих и внутренних документов
- •1.Регистрация документов
- •Информационно - справочная система по документам организации Организация поисковой системы по документам
- •Ознакомление с системой контроля исполнения документов
- •1.Организация контроля исполнения
- •2.Сроки исполнения документов
- •Ознакомление с порядком подготовки документов к отправке
- •1. Организация отправки документов
- •Список литературы
2.2.7. Организация кадрового делопроизводства на компьютерах
Для упрощения и ускорения поисковых работ документационной информации в наше время практически во всех организациях при помощи современной организационной техники создаются электронные базы данных. Они содержат в себе копии документов, бланки документов, образцы должностных инструкций, поисковые данные документационой информации и пр. Эти данные регулярно пополняются в процессе деятельности предприятия.
В МОУ «Лицей № 89» в электронном виде существуют такие документы как: архивные описи, должностные инструкции, положение об архиве, историческая справка и пр. Особое значение для лицея имеют поисковые данные, обеспечивающие быстрый поиск необходимой информации, при работе с запросами граждан. Но на данный момент создание поисковой базы данных находятся только в стадии оформления.
2.3. Работа канцелярии
2.3.1. Должностной и численный состав
В МОУ «Лицей № 89» работой канцелярии занимается один специалист- секретарь.
2.3.2. Структура и функции
Функции:
предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
подготовка по указанию руководителя проектов отдельных видов документов;
организация и документальное обслуживание совещаний, проводимых руководителем;
телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной.
2.3.3. Организация работы с документами
Организация работы с документами представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
Составление номенклатур дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел изучаются документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.
Составление архивной описи
Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единицы хранения АФ, предназначенный для их учёта и раскрытия их содержания.
Функции архивной описи:
1. информационная – раскрывает состав и содержание документа;
2. учётная – учитывает количество дел внутри фонда;
3. классификационная – закрепляет систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа заверителя, справочного аппарата.
Объектом описания является единица хранения.
Описи составляются:
1. на дела постоянного срока хранения;
2. на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
3. на дела личного состава;
4. д-ты на спец. носителях (компакт-диски, жёсткие диски);
5. входящие в архив ведомственные и служебные издания.
Описи составляются ещё в учреждениях. Но и в госархивах описи составляются при усовершенствовании системы НСА, при переработке неудовлетворительно-описанных документов.
Опись является одним из самых древних арх. справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к 13в. Однако наиболее ценный опыт составления описей выработки теоретических основ описания относится к 19в.
Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно в 1940 – 50-ых гг.
Архивная опись состоит из 2 частей:
1. собственно опись, т.е. перечня дел (описательных статей);
2. справочный аппарат описи.
Правила составления архивной описи. После проведения классификации дел (или карточек) фонда в соответствии с разработанной для конкретного фонда классификационной схемой составляется архивная опись. В зависимости от схемы классификации объёма и завершённости комплектования фонда (или любого другого комплекса документов) могут быть составлены одна или несколько описей. Отдельная самостоятельная опись может быть составлена:
на все дела фонда, если учреждение прекратило своё существование;
дела всех лет одной структурной части, если она прекратила своё существование;
дела за один год или несколько лет деятельности учреждения-фондообразователя, а также одной или нескольких функциональных, предметно-тематических (материалы по л/с, научно-техническая документация, фотоальбомы, творческие документы и т.д.) и других частей;
все дела объединённого фонда или каждого, входящего в объединённый фонд учреждения.
Опись документов (основная информационная часть) состоит из описательных статей. Описательная статья описи представляет собой совокупность сведений о единицы хранения и состоит из следующих элементов:
1. порядкового номера;
2. делопроизводственного индекса (номера дела по номенклатуре или старого инвентарного номера);
3. заголовка дела и в ряде случаев аннотации документа;
4. крайних дат документов в деле (число, месяц, год);
5. количества листов в деле;
6. примечаний.
Каждому из элементов статью, выполняющему определённую функцию, соответствует своя графа в листе описи.
Формирование и оформление дел