3. Организация доставки документов. Порядок рассмотрения документов в организации

1.Доставка корреспонденции

4.4.1. Доставка документов в лицей осуществляется средствами почтовой, спецсвязью, электрической связью и курьерами.

С помощью почтовой связи и спецсвязи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, посылок и печатных изданий.

4.4.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

2.Распределение корреспонденции

4.4.2. Для оперативного рассмотрения по существу вопроса вся поступившая корреспонденция распределяется:

• на требующую обязательного рассмотрения директором

• на требующую обязательного рассмотрения заместителями директора

4.4.3. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется секретарем, в соответствии с распределением обязанностей между директором, заместителями директора, а также с учетом вопросов, отнесенных к сфере деятельности учителей.

3.Рассмотрение документов руководством

4.4.3. Зарегистрированные входящие документы, в соответствии с проведенным распределением, передаются на рассмотрение директору, заместителям директора, в день регистрации.

Срочные документы передаются на рассмотрение немедленно после их регистрации.

4.4.4. Документы на рассмотрение директором, заместителям директора передаются не реже чем 1 раз в день.

4.4.5. Рассмотрение документов директором, заместителями директора должно осуществляться в день их поступления.

4.4.6. На рассмотренных документах оформляется реквизит «резолюция» (см. пункт 2.3.2., реквизит – 15).

4.4.7. Документы, рассмотренные директором, заместителями директора, передаются секретарю для передачи их исполнителю.

3. Организация регистрации входящих, исходящих и внутренних документов

1.Регистрация документов

1. Регистрация входящих документов, в том числе документов с грифом «Для служебного пользования» осуществляется секретарем.

2. При регистрации входящего документа оформляется реквизит «Отметка о поступлении документа в лицей» (см. пункт 2.3.2, реквизит – 27).

4.5.3. Подписанные (утвержденные) внутренние документы передаются адресату, которые осуществляют регистрацию.

4.5.4.1. Распорядительные документы (приказы, распоряжения и приказы на командировки) регистрируются секретарем порядковой нумерацией в пределах календарного года, к порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», к приказам по командировкам буква «к». Приказы по личному составу регистрируются специалистом по кадрам. Регистрация всех распорядительных документов ведется отдельно. При регистрации распорядительных документов не допускается порядковую нумерацию дополнять через косую черту дополнительными цифрами или буквами.

Зарегистрированные подлинники приказов подшиваются и хранятся:

• по основной деятельности в приемной;

• по личному составу у специалиста по кадрам;

• по командировкам в бухгалтерии (копии в приемной);

• распоряжения в приемной.

2. Докладные записки, служебные задания на командировки, личные заявления сотрудников на имя директора, заместителей директора, передаются через секретаря.

4. Письма (исходящие) после их подписания директором, заместителями директора передаются исполнителю.