- •Содержание
- •Раздел 1. Общие сведения об организации и нормативно – методическая документация
- •Раздел 2. Работа в одном из структурных подразделений службы доу(архив,отдел кадров,приемная)
- •2.1. Работа архива организации
- •2.2. Работа кадровой службы
- •2.3. Работа канцелярии
- •Раздел 3. Индивидуальное задание
- •Раздел 4. Документооборот предприятия
- •Раздел 1. Общие сведения об организации и нормативно -методическая документация
- •Знакомство с организацией, её задачами и функциями
- •Знакомство со структурой и функциями структурных подразделений организации
- •Структура и организация деятельности
- •1.3. Положение о службе доу
- •1.4. Изучение должностных инструкций работников, ведущих делопроизводство
- •Лицей № 89
- •Инспектора по кадрам
- •Функции
- •Должностные обязанности
- •4. Права
- •Ответственность:
- •Взаимоотношения. Связи по должности.
- •Лицей № 89 секретарь – машинистка
- •1. Общие положения
- •2. Функции
- •Должностные обязанности
- •Ответственность
- •Взаимоотношения. Связи по должности
- •1.5. Инструкции по ведению делопроизводства в организации
- •1.6. Ознакомление с организационно-распорядительной документацией в организации. Особенности оформления орд
- •Раздел 2. Работа в одном из структурных подразделений службы доу (архив,отдел кадров,приемная)
- •2.1. Работа архива организации
- •2.1.1. Краткая характеристика, месторасположение, состав сотрудников
- •Месторасположение
- •2.1.2. Условия труда сотрудников архива, организация рабочих мест
- •2.1.3. Распорядок работы, ведение архива, задачи
- •2.1.4. Подготовка и порядок передачи документов в архив
- •2.1.5. Обеспечение сохранности документов в архиве: режим хранения, световой режим, температурно-влажностный режим, охранный режим, оборудование, архивохранилище
- •2.2. Работа кадровой службы
- •2.2.1. Должностной и численный состав кадровой службы
- •2.2.2. Структура, функции
- •2.2.3. Порядок обработки персональных данных работников
- •2.2.4. Формирование и ведение личных дел
- •2.2.5. Порядок оформления и выдача документов
- •5. Правила.
- •6. Регламенты.
- •7. Обзоры.
- •2.2.6. Порядок обращения с конфиденциальными документами
- •2.2.7. Организация кадрового делопроизводства на компьютерах
- •2.3. Работа канцелярии
- •2.3.1. Должностной и численный состав
- •2.3.2. Структура и функции
- •2.3.3. Организация работы с документами
- •Правила формирования дел.
- •Правила оформления дел
- •2.3.4. Техническое оснащение и организация рабочих мест
- •2.3.5. Взаимосвязь с отделами и структурами учреждения
- •Раздел 3. Индивидуальное задание
- •Организация делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в организациях
- •Раздел 4. Документооборот предприятия
- •4.1.Порядок подготовки, соглашение, подписание утверждение документов организации
- •4.1.Приказ, распоряжение
- •4.2.Положение
- •4.3. Инструкция
- •4.4. Протокол
- •4.5. Письмо
- •4.6. Записки
- •4.8. Телеграмма
- •4.9. Телефонограмма
- •4.10. Справка
- •Подготовка проектов организационно- распорядительных документов
- •1.Требования к подготовке проекта документа
- •2.Порядок согласования проекта документа
- •Прием поступающей корреспонденции и ее первичная обработка
- •1.Прием и обработка корреспонденции
- •Организация доставки документов. Порядок рассмотрения документов в организации
- •1.Доставка корреспонденции
- •2.Распределение корреспонденции
- •3.Рассмотрение документов руководством
- •Организация регистрации входящих, исходящих и внутренних документов
- •1.Регистрация документов
- •Информационно - справочная система по документам организации Организация поисковой системы по документам
- •Ознакомление с системой контроля исполнения документов
- •1.Организация контроля исполнения
- •2.Сроки исполнения документов
- •Ознакомление с порядком подготовки документов к отправке
- •1. Организация отправки документов
- •Список литературы
Правила формирования дел.
При формировании дел необходимо соблюдать подшивку документов только в дела, предусмотренные номенклатурой.
Если в течение года в лицее появляются документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела. Для этого в номенклатуре дел оставляются резервные номера, под которыми проводится формирование тех документов, которые не могли быть учтены при ее составлении.
Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Не допускается подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы, документы с пометкой «подлежит возврату». В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов – наличие и подлинность подписей должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.
Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел:
переписка подшивается в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Документы, имеющие много приложений, могут формироваться в отдельные дела;
документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела;
не допускается, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа. Исключение могут составлять лишь те документы, которые имеют какие–либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30–40 мм.) Если в деле находится большое количество документов, его следует делить на тома. Дело, состоящее из нескольких томов, имеет один общий заголовок и указание на номер тома.
Дела формируются за календарный год. Исключение составляют переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года.
Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы. Основной принцип систематизации документов в делах – хронологический, по которому документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним (документ–ответ помещается за документом–запросом). Соблюдение хронологической последовательности документов в деле является обязательной при сдаче документов в архив.
Особое внимание уделяется правильной систематизации документов внутри дел постоянного срока хранения:
распорядительные документы (приказы, распоряжения) формируют в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и распоряжения группируют в отдельные дела;
- уставы, положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируются в самостоятельные дела. Если же они утверждены распорядительными документами и являются приложением к ним, то группируются вместе с указанными документами;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируют отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.
документы, связанные последовательностью делопроизводства (личные дела), формируются по принципу «досье», т.е. отдельного дела. Внутри таких дел документы располагаются, начиная с инициативного документа по хронологии.
переписка группируется в пределах календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: письмо–ответ помещается после поступившего письма–запроса. Хронология соблюдается и при подшивке инициативных писем.
Формирование дел осуществляют ответственные лица.