4.4. Протокол

4.4.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

4.4.2. Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных документов для составления протокола проводит секретарь, а также должностные лица, которые готовили вопрос к обсуждению.

4.4.3. Протокол оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А4. При оформлении протокола устанавливаются границы текстового поля (см. пункт 2.1.1.) и используются следующие реквизиты:

• наименование лицея;

• вид документа – ПРОТОКОЛ;

• дата, номер;

• место составления или издания документа (город);

• подпись (председатель, секретарь).

4.4.4. Датой протокола является дата заседания. Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания (например, 21–24.06.2004).

4.4.5. Номером протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года.

4.4.6. Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид заседания (например, «Протокол собрания методического объединения»).

4.4.7. Текст протокола имеет вводную и основную части. В водной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляются (в алфавитном порядке) фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания, собрания с большим количеством участников фамилии не перечисляются, а указывается цифрой общее количество участников. В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников, списки участников являются приложением к протоколу. Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его наименование формируется с предлога «О» или «Об».

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ», которые печатаются от границы левого поля прописными буквами. В тексте протокола каждого обсуждаемого вопроса фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа. Содержание доклада допускается использовать как приложение к протоколу с соответствующей ссылкой в основной части «Текст доклада прилагается» или оформляется реквизитом «отметка о наличии приложения» (см. пункт 2.3.2., реквизит – 19). Текст постановляющей части печатается полностью. Текст протокола печатается размером шрифта – 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по ширине.

4.4.8. Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывает председатель и секретарь.

4.4.9. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает секретарь, он же ее заверяет. В случае необходимости выписка заверяется печатью.