Тема 3.2 Организация управленческого труда

Функции и задачи менеджера. Требования к менеджеру. Планирование личного труда руководителя. Сущность и необходимость делегирования полномочий. Проведение бесед, собраний, совещаний, прием посетителей.

Методические рекомендации

Для начала изучите функции и задачи менеджера. Функции менеджера, как и ситуации, в которых они реа­лизуются, разнообразны, тем не менее, можно выделить три основные.

Во-первых, менеджер определяет основные задачи органи­зации, решает вопросы распределения ресурсов, осуществляет текущие корректировки, при этом он несет ответственность за последствия принятого решения.

Во-вторых, менеджер собирает информацию о внутренней и внешней среде, распространяет ее и, наконец, разъясняет цели организации. От того, насколько менеджер владеет информацией, зависит результат его работы.

В-третьих, менеджер выступает в качестве руководителя, формирующего отношения внутри и вне организации, мотиви­рующего членов организации на достижение целей, координи­рующего их усилия, выступающего в качестве представителя ор­ганизации. Он должен быть человеком, за которым люди готовы идти.

Далее требова­ния к менеджеру. К менеджеру любого уровня предъявляется целый ряд тре­бований. Он должен обладать следующими основными качест­вами:

• наличие знаний и опыта в области управления совре­менной организацией;

• компетентность в вопросах состояния и развития той от­расли, к которой относится организация по виду и характеру дея­тельности (состояние исследований, техника, технология, конку­ренция, динамика спроса на продукцию);

• владение навыками предпринимательства, умение вла­деть ситуацией на рынках;

• умение обосновывать и принимать компетентные реше­ния в условиях высокой динамичности и неопределенности на основе согласования с нижестоящими руководителями и работ­никами, распределять участие их в реализации принятых реше­ний;

• наличие практического опыта и знаний в области анали­за ситуации на определенных рынках или их сегментах, на кото­рых уже работает или намеревается работать;

• высокая культура, честность, способность быть образ­цом во всем;

• умение анализировать деятельность и действия фирм- конкурентов;

• способность и умение управлять ресурсами организа­ции;

• умение прогнозировать и планировать работу организа­ции;

• владение способами повышения эффективности управ­ления и функционирования организации;

• владение современными информационными техноло­гиями, средствами коммуникации и связи;

• умение управлять самим собой, своими эмоциями в стрессовых ситуациях и временем;

• хорошая риторика, выразительность, быстрая словесная реакция;

• убедительность, высокий интеллект, чувство юмора, уверенность в себе;

• уверенность в суждениях, оригинальность, творческий подход;

• инициативность, целеустремленность;

• высокая работоспособность, жизненная активность, вы­носливость;

• обаяние, популярность, привлекательность;

• готовность взять на себя ответственность;

• решительность, энергичность, динамичность в решении вопросов;

• знания и проницательность (знание конкретных условий в организации, умение в них ориентироваться, быть проница­тельным и находчивым);

• умение оказывать самопомощь (помощь самому себе), поддерживать себя за счет развития навыков управления в опре­деленных условиях организации;

• умение предвидеть тенденции развития хозяйственной конъюнктуры, особенности спроса, мер государственного регу­лирования экономики в своей стране и в других странах, на рын­ках которых фирма стремится усилить либо удержать свои пози­ции.

Затем рассмотрите процесс планирования личного труда руководителя. Далее рассмотрите сущность и необходимость делегирования полномочий. Под делегированием понимается передача полномочий по решению задачи от руководителя к подчиненному. Необходи­мо помнить, что передаются полномочия, а не ответствен­ность. Делегирование может быть длительным или иметь форму разовых поручений.

Обязанности, делегируемые в первую очередь:

- рутинная деятельность, которая не сильно влияет на результат, процессы, повторяющиеся периодически, требующие большого количества времени, и не требуют менеджерских навыков. Например, сбор информации, различные отчеты, работа с почтой, исходящие звонки, ответы на письма;

- специализированная деятельность, та, которая требует специализированных знаний. Если какой-либо сотрудник обладает данными знаниями и опытом и может выполнить данное задание намного лучше. Например, подготовка совещаний, презентаций, написание текстов.

Руководители, получившие повышение недавно, должны знать о необходимости делегирования любого вида деятельности. Потому что в это время можно создать новый проект, сделать стратегическое планирование или просто пройтись по парку.

Есть задания, которые делегировать не стоит:

- задания, связанные с традициями компании. Например, награждения, поощрения, признание героев, поздравления. Такие дела, которые имеют отношение к вашей должности, позиции и престижу;

- антикризисные и политические мероприятия. Возможности принятия решений ограничиваются политикой компании. Менеджер может делегировать поручения в соответствии с правилами политики организации. Но он не должен делегировать ответственность, которая предполагает определение политики организации, выбора стратегии и принятия решения, ведущих к выходу из кризиса;

- личные встречи с персоналом ни по инициативе руководителя, ни по инициативе работников. Такие встречи могут провоцироваться желанием установления обратной связи, необходимостью проведения аттестации, постановки целей. Также, дисциплинарные поощрения и взыскания, решение ситуаций конфликтов;

- нельзя делегировать делегирование. Самая распространенная ошибка – делегирование через секретаря;

- задачи, связанные с высокой степенью риска

Далее изучите порядок про­ведение бесед, собраний, совещаний, приема посетителей.

Обратите внимание на использование листков памяти при организации управленческого труда. Листы-памятки представляют собой разграфленные ли­сты, на которых в определенном порядке перечисляется то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Их используют для повторяющихся работ. Листы-памятки образуют основную структуру, которая может по­стоянно совершенствоваться, являются накопителем опыта. Они служат инструментом личной подготовки к работе.

Использование листов-памяток:

• облегчает выполнение рутинной работы;

• дает значительную экономию времени, высвобождая дополнительную энергию;

• делает многие дела обозримыми;

• исключает необходимость снова и снова обдумывать рутинные процессы ("изобретать велосипед");

• исключает то, что какое-либо дело может быть забы­то;

• дает максимум уверенности при минимуме контроля,

• способствует накоплению опыта и совершенствованию стиля работы;

• разгружает память.

Разложение работы на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном, исключает то, какое-либо дело может быть забыто.

Пример листа-памятки "Подготовка и проведение дело­вой беседы":

1. подготовить целеустановку к беседе;

2. подготовить необходимую документацию;

3. составить список участников беседы со своей стороны;

4. продумать начало беседы;

5. обозначить возможные "узкие" места у клиента;

6. подготовить свой вариант решения;

7. подготовить возможные возражения клиента;

8. подготовить свои контраргументы, сильные стороны;

9. сделать заметки;

10. выполнить анализ, оценку;

11. выполнить немедленные действия;

12. сделать немедленные поручения;

13. выполнить дальнейшие действия.

Вопросы для самоконтроля

1. Назовите функции и задачи менеджера.

2. Перечислите требования, предъявляемые к менеджеру на предприятии.

3. Опишите процесс планирования личного труда руководителя.

4. Объясните необходимость делегирования полномочий.

5. Охарактеризуйте порядок проведения бесед, собраний, совещаний и приема посетителей руководителем предприятия.

Литература

[5, с.215-223,236-241];[6, с.88-104];[7, с.287-315]; [11, с.135-138]