- •Часть первая. Распределение вопросов для отработки.
- •Часть вторая. Справочный материал.
- •Раздел I. Знакомство с программой Outlook xp.
- •1. Выполнить настройку печати.
- •2. Выполнить общую настройку Outlook.
- •3. Выполнить настройку элементов интерфейса.
- •Раздел II. Работа с заметками, дневником и контактами.
- •4. Создать заметку.
- •5. Выполнить настройку параметров заметки.
- •6. Создать новую запись в дневнике.
- •7. Настроить параметры для автоматического ведения дневника.
- •8. Выполнить просмотр дневника.
- •9. Создать новый контакт.
- •10. Настроить дополнительные поля контакта.
- •11. Настроить дополнительные действия контакта.
- •12. Изменить внешний вид контакта.
- •13. Создать новый контакт с использованием меню папки контактов.
- •Раздел III. Работа с календарем и задачами.
- •14. Настроить интерфейс календаря.
- •15. Задать параметры календаря.
- •16. Изменить вид календаря.
- •17. Создать новую встречу.
- •18. Создать повторяющуюся встречу.
- •19. Создать новую задачу.
- •20. Создать повторяющуюся задачу.
- •21. Изменить встречу на задачу.
- •22. Изменить контакт на встречу.
- •Раздел IV. Создание сообщений электронной почты.
- •23. Создать учетные записи электронной почты.
- •24. Настроить параметры электронной почты.
- •25. Настроить параметры сообщений.
- •26. Создать новое сообщение.
- •27. Добавить гиперссылку в сообщение.
- •28. Добавить произвольный файл в сообщение.
- •29. Добавить автофигуру (текст) в сообщение.
- •30. Добавить фигурный текст WordArt в сообщение.
- •31. Настроить параметры безопасности сообщений.
- •32. Настроить изображения в сообщении.
- •33. Создать макрос для работы с сообщениями.
- •34. Создать таблицу в сообщении.
- •Раздел V. Работа с электронной почтой и факсами.
- •35. Отправить сообщение по электронной почте.
- •36. Получить (просмотреть) сообщение по электронной почте.
- •37. Просмотреть «входящее» сообщение.
- •38. Ответить на полученное сообщение.
- •39. Переслать сообщение.
- •40. Создать правила для обработки сообщений.
- •41. Настроить дополнительные параметры (по цвету и представлению) по обработке входящих сообщений.
- •42. Настроить дополнительные параметры (по нежелательной почте) по обработке входящих сообщений.
- •43. Создать список рассылки сообщений.
- •Раздел VI. Дополнительные возможности программы.
- •44. Выполнить поиск сообщения по его названию.
- •45. Выполнить поиск сообщения на диске по содержанию с временным ограничением.
- •46. Экспортировать информацию из сообщения Outllok в Excel.
- •47. Импортировать информацию из сообщения Excel в Outlook.
- •48. Настроить автоматическую архивацию сообщений.
- •49. Выполнить настройку ручной архивации.
- •50. Назначить собрание для коллективной работы в Outlook.
- •Заключение
Часть вторая. Справочный материал.
Раздел I. Знакомство с программой Outlook xp.
1. Выполнить настройку печати.
Для того чтобы произвести печать в программе Outlook XP, нужно начать на пиктограмму «Печать» на Панели инструментов программы или выбрать команду Меню Файл «Печать». При совершении этих действий на экране возникает диалоговое окно печати. Открывающийся список имени при этом предназначен для выбора принтера, установленного в системе Windows. Если у Вас один принтер, то его имя само появится в этом списке.
Для того чтобы произвести настройку параметров принтера, необходимо нажать кнопку «Свойства» и в появившемся диалоговом окне произвести необходимые изменения.
Если установить опцию Печать «Файл», то распечатка будет произведена не на принтер, а на файл на диске.
Группа элементов управления «Печатать» используется для определения диапазона печати, при этом можно распечатать как одну строку, так и набор строк.
В группе параметров «Тип печати» задается стиль вывода документа на бумагу.
Если необходимо настроить параметры страницы, то нажмите кнопку «Параметры страницы» и задайте все настройки в появившемся диалоговом окне.
При этом в данном окне можно задать как параметры страницы, так и параметры колонтитула.
После того, как все параметры страницы заданы, можно вернуться к предыдущему окну, для этого необходимо нажать кнопку «Ок».
Если требуется печатать несколько копий, воспользуйтесь полем «Ввода по счетчику» в поле элементов управления по копиям (по умолчанию установлен флажок «Разобрать по копиям»). При этом вначале будут отпечатаны все страницы одной копии, затем все остальные копии. Если сбросить этот флажок, то вначале будут напечатаны первые страницы всех копий, затем вторая и т.д.
Если Вы нажмете кнопку «Просмотр», то попадете в окно «Предварительного просмотра документов». В верхней части окна расположен ряд кнопок для настройки параметров печати. Когда рабочий лист не помещается на одной странице, становятся доступными кнопки «Далее» и «Назад», позволяющие отображать на экране различные страницы документов.
Кнопка «Масштаб» используется для переключения между изображениями, для изучения деталей.
Кнопка «Печать» открывает окно «Общих параметров печати», о которых речь шла выше.
Кнопка «Закрыть» возвращает из режима «Предварительного просмотра» в тот режим, который был до этого.
Печать начнется после того, как Вы нажмете кнопку «Ок» диалога «Печать». При этом принтер должен быть включен и подключен к компьютеру. В противном случае Вы увидите сообщение об ошибке.
2. Выполнить общую настройку Outlook.
Для того, чтобы более комфортно работать с программой Outlook XP, каждый пользователь может произвести настройку программы по своему усмотрению и задать те параметры, которые полностью удовлетворяют его запросы.
Для того, чтобы задать параметры системы, откройте пункт меню «Сервис» и из него вызовите команду «Параметры». При этом на экране отобразиться диалоговое окно «Параметры», состоящее из нескольких закладок.
На первой закладке можно произвести настройку параметров работы всех основных папок программы. Для того, чтобы произвести настройку параметров отдельной папки, подведите курсор к названию ее описания и нажмите левую кнопку мыши. После этого на экране отображается дополнительное диалоговое окно, в котором и производится задание всех параметров.
На второй закладке окна настроек производится задание некоторых параметров работы с почтой. Например, на данной закладке можно произвести задание параметров настройки дополнительной учетной записи, задать параметры отправки и получения документов, изменение свойств файлов, в которых Outlook хранит свойства папок и документов. Также в данном окне можно произвести настройку параметров телефонного сообщения.
Закладка «Сообщение» позволяет получить доступ к настройкам параметров сообщений. При этом на данной закладке можно задать как формат исходящих сообщений, так и задать использование различных шрифтов и бланков в исходящих сообщениях.
В группе параметров «Подпись» можно задать текст, которым будет подписываться каждое исходящее сообщение.
На закладке «Орфография» производится настройка параметров проверки ошибок в сообщениях и документах. На этой же закладке расположена кнопка, позволяющая закрывать окно «Настройки автозамены ошибок». Также на этой закладке производится задание словарей для проверки ошибок.
Закладка «Безопасность» содержит параметры настройки безопасности при работе с электронной почтой и другими документами. В этом же окне производится задание так называемой «зоны безопасности». Желательно устанавливать высокий уровень защиты в данном окне, для того чтобы защитить информацию на Вашем жестком диске.
На последней закладке «Дополнительно» собраны настройки дополнительных возможностей программы, такие как автоархивация документов и задание областей просмотров.
После того, как все параметры заданы, нажмите кнопку «Ок» и они вступят в силу.