- •Часть первая. Распределение вопросов для отработки.
- •Часть вторая. Справочный материал.
- •Раздел I. Знакомство с программой Outlook xp.
- •1. Выполнить настройку печати.
- •2. Выполнить общую настройку Outlook.
- •3. Выполнить настройку элементов интерфейса.
- •Раздел II. Работа с заметками, дневником и контактами.
- •4. Создать заметку.
- •5. Выполнить настройку параметров заметки.
- •6. Создать новую запись в дневнике.
- •7. Настроить параметры для автоматического ведения дневника.
- •8. Выполнить просмотр дневника.
- •9. Создать новый контакт.
- •10. Настроить дополнительные поля контакта.
- •11. Настроить дополнительные действия контакта.
- •12. Изменить внешний вид контакта.
- •13. Создать новый контакт с использованием меню папки контактов.
- •Раздел III. Работа с календарем и задачами.
- •14. Настроить интерфейс календаря.
- •15. Задать параметры календаря.
- •16. Изменить вид календаря.
- •17. Создать новую встречу.
- •18. Создать повторяющуюся встречу.
- •19. Создать новую задачу.
- •20. Создать повторяющуюся задачу.
- •21. Изменить встречу на задачу.
- •22. Изменить контакт на встречу.
- •Раздел IV. Создание сообщений электронной почты.
- •23. Создать учетные записи электронной почты.
- •24. Настроить параметры электронной почты.
- •25. Настроить параметры сообщений.
- •26. Создать новое сообщение.
- •27. Добавить гиперссылку в сообщение.
- •28. Добавить произвольный файл в сообщение.
- •29. Добавить автофигуру (текст) в сообщение.
- •30. Добавить фигурный текст WordArt в сообщение.
- •31. Настроить параметры безопасности сообщений.
- •32. Настроить изображения в сообщении.
- •33. Создать макрос для работы с сообщениями.
- •34. Создать таблицу в сообщении.
- •Раздел V. Работа с электронной почтой и факсами.
- •35. Отправить сообщение по электронной почте.
- •36. Получить (просмотреть) сообщение по электронной почте.
- •37. Просмотреть «входящее» сообщение.
- •38. Ответить на полученное сообщение.
- •39. Переслать сообщение.
- •40. Создать правила для обработки сообщений.
- •41. Настроить дополнительные параметры (по цвету и представлению) по обработке входящих сообщений.
- •42. Настроить дополнительные параметры (по нежелательной почте) по обработке входящих сообщений.
- •43. Создать список рассылки сообщений.
- •Раздел VI. Дополнительные возможности программы.
- •44. Выполнить поиск сообщения по его названию.
- •45. Выполнить поиск сообщения на диске по содержанию с временным ограничением.
- •46. Экспортировать информацию из сообщения Outllok в Excel.
- •47. Импортировать информацию из сообщения Excel в Outlook.
- •48. Настроить автоматическую архивацию сообщений.
- •49. Выполнить настройку ручной архивации.
- •50. Назначить собрание для коллективной работы в Outlook.
- •Заключение
48. Настроить автоматическую архивацию сообщений.
При работе с программой Outlook содержимое ее папок постоянно растет и занимает много места на диске. В программе предусмотрено производить архивацию папок.
Откройте пункт меню «Сервис» и из него выберите команду «Параметры». После того, как на экране отобразится дополнительное окно для работы с параметрами программы, перейдите на закладку «Дополнительно», произведя на ней щелчок левой кнопкой мыши. На данной закладке расположены параметры автоматической архивации данных программы.
Нажмите на кнопку «Автоархивация», - на экране отобразятся все параметры данной операции. В верхней строке задается период, через который производится автоматическая архивация данных. При этом рядом со счетчиком дней находятся флажки, установка которых указывает программе производить архивацию и выдавать или не выдавать запрос при архивации.
Далее следует группа параметров, в которой задаются действия, которые будут произведены при архивации. В данной группе задается режим удаления просроченных элементов, а также отображения папки архивов, панелей и элементов программы. Для того, чтобы установить тот или иной параметр, произведите на нем щелчок левой кнопкой мыши.
Далее задается папка для элементов программы, которые помещены в архив. При этом если установить флажок «Удалить старые элементы навсегда», то программа автоматически произведет удаление информации, которая создана ранее указанного срока.
Для того, чтобы задать параметры, отличные от предложенных программой, нажмите кнопку «Обзор» и в появившемся диалоговом окне произведите выбор папки для архивов. После этого нажмите кнопку «Ок» в составе данного диалогового окна. При этом название папки будет помещено в строке ввода с указанием полного пути к нему.
После того, как все параметры заданы, можно закрыть окно настройки автоматического сохранения. Если перед этим нажать кнопку в группе параметров «Настройка папки для архива», то данные параметры тут же вступят в силу.
Для закрытия окна настроек нажмите кнопку «Ок».
49. Выполнить настройку ручной архивации.
Ручная архивация данных применяется если не осуществлена автоархивация данных или необходимо произвести архивацию раньше заданного срока.
Откройте пункт меню «Файл» и из него выберите команду «Архивировать», - на экране отобразится диалоговое окно архивации. В данном окне необходимо задать папку, содержимое которой будет архивироваться. После этого задается один из двух режимов работы.
Можно производить архивацию только указанной папки, или архивировать как папку, так и вложения в нее.
Далее указываются данные для файлов, архивацию которых необходимо производить.
В нижней части диалогового окна задается папка, в которую производится архивирование данных. Для того, чтобы задать папку, отличную от предложенной программой, нажмите кнопку «Обзор», - и в появившемся диалоговом окне произведите выбор папки для архива. После этого нажмите кнопку «Ок» в составе данного диалогового окна. При этом название папки будет помещено в строке ввода с указанием полного пути к ней.
После задания всех параметров нажмите кнопку «Ок» и данные будут заархивированы.
При работе с программой Outlook XP иногда возникает необходимость восстановить файл из архива. Для этого используется тот же способ, что и при импортировании файла.
Откройте пункт меню «Файл» и из него выберите команду «Импорт и экспорт», - на экране отобразится диалоговое окно работы с «Мастером», в котором представлены варианты импортирования.
Произведите выбор строки импортирования из другой программы для файла, для чего произведите на ней щелчок левой кнопки мыши. После этого нажмите кнопку «Далее», - при этом программа перейдет на следующую страницу работы.
Далее выбирается файл с расширением «jsb», после чего задается режим импортирования из архивной папки. Если при создании архивов были использованы вложенные папки, то необходимо задать режим их извлечения из архива для правильной разархивации данных.
После того, как все параметры заданы, нажмите кнопку «Готово» для завершения операции.