2.3 Предлагаемый инструмент для учета рисков на проекте

В качестве предлагаемого инструмента для учета рисков на проектах компании «Первый БИТ» – рассмотрим функциональные возможности системы 1С: Документооборот КОРП., а именно модуля «Управления проектами» и PMBoK

Функциональные возможности системы 1С: Документооборот КОРП: Рис.3

Рис.3 Функциональные возможности системы 1С

Проект в Программе выступает в двух ролях:

1. Как аналитика для документов и задач (Это позволяет отобрать все документы и файлы, относящиеся к проекту, или подсчитать совокупные трудозатраты на проект (если включена соответствующая опция и пользователи заполняют ежедневные отчеты в Программе), посмотреть переписку по проекту (если Программа интегрирована с электронной почтой);

2. Как полноценный объект, содержащий информацию о собственно проекте (заказчик, руководитель проекта, команда проекта, проектные задачи и т.п.) и облегчающий управление им: планирование, выполнение, контроль, анализ.

Если говорить про управление проектами, то программа позволяет 2 разных (в чем-то дополняющих, в чем-то противоречащих) подхода: управление проектом как последовательностью проектных задач, управление проектом с применением контрольных точек.

Преимущества первого метода (последовательность проектных задач):

- Связи между проектными задачами позволяют определять, сколько времени займет тот или иной этап в совокупности, где критический путь, какие резервы по времени у нас есть для тех или иных проектных задач;

- (особенности реализации в данной Программе): лучшее управление правами доступа, возможность привязать к проектной задаче процессы (последовательность заданий в адрес одного или нескольких исполнителей) и документы (как объекты Программы);

- (особенность реализации в данной Программе): встроенные специализированные отчеты по проектным задачами (9 шт).

Преимущества второго метода (набор контрольных точек):

- Акцент на результате (не что будет выполняться, а что нужно получить);

- Проактивность, акцент смещен на управление рисками (основной вопрос – какова вероятность того, что контрольная точка будет пройдена в срок, что может помешать).

- (особенности реализации в данной Программе): более компактное и иноформативное представление проекта для руководителей.

Концепция решения данного вопроса заключается в выявление групп рисков в области управления проектами по внедрению учётных информационных систем на платформе 1С: Предприятие 8.

В процессе работы будет описана методика по управлению проектами при внедрении информационных систем на основе лучших мировых методик и практик на базе компании «Первый БИТ», таких как PMBoK, и внутренних проектных технологиях компании. Одним из способов достижения целей, является составления матрицы реестра рисков и произведения оценки каждого из них по определенным критериям. Будут описаны мероприятия по предотвращению и ликвидации рисков с соответствующим реагированием на них.

За основы взяты реальные проекты компании «Первый БИТ». Современная методология управления проектными рисками предполагает активный подход в работе с источниками и последствиями выявляемых угроз и опасностей в отличие от недавнего прошлого, когда реагирование носило пассивный характер.

Под управлением рисками следует понимать совокупность взаимосвязанных процессов, основанных на идентификации, анализе рисков, разработке мер по снижению уровня негативных последствий, возникающих при наступлении рисковых событий. PMBOK выделяет шесть процессов управления рисками. Визуальная схема последовательности этих процессов представлена на рис.4.

Рис.4 Визуальная схема последовательности процессов

Основными процедурами данного вида управления являются:

• Идентификация;

• Оценка;

• Планирование реагирования;

• Мониторинг и контроль;

Идентификация подразумевает определение рисков на основе выявленных факторов их возникновения, документальное оформление их параметров. Качественный и количественный анализ причин возникновения, вероятности негативных последствий формируют оценочную процедуру. Планирование реагирования на выявленные факторы предполагает разработку мер по снижению неблагоприятного воздействия на результаты и параметры проекта. Проектный вид деятельности отличается динамичностью, уникальностью событий и сопутствующих рисков. Поэтому их мониторинг и контроль занимают особое место в системе управления и выполняются на всем протяжении жизненного цикла проектной задачи. Управлением рисками обеспечивается следующее.

• Восприятие участниками проекта неопределенностей и угроз в среде его реализации, их источников и вероятных негативных событий вследствие проявления рисков.

• Поиск и расширение возможностей для результативного и эффективного решения проектной задачи с учетом выявленной неопределенности.

• Разработка путей снижения проектных рисков.

• Доработка проектных планов с учетом выявленных рисков и комплексом мер для их снижения.

Проектные риски подвергаются управляющему воздействию со стороны менеджера проекта. К этой работе привлекаются в разной степени все участники проектной задачи. Используются программно-математический аппарат, методы экспертных оценок, интервьюирования, обсуждения, «мозгового штурма» и т.д. Перед началом управления формируется информационный контекст, включающий выявление внешних и внутренних условий, в которых будут решаться задачи. Внешние условия включают политические, экономические, правовые, социальные, технологические, экологические, конкурентные и другие аспекты. Возможные внутренние условия состоят из:

• характеристик и целей самого проекта;

• характеристик, структуры и целей компании;

• корпоративных стандартов и регламентов;

• информации о ресурсном обеспечении проекта.

Первым процессом среди общего состава процедур работы с проектными угрозами является планирование управления рисками. Оно позволяет уточнить выбранные методы, инструменты и уровень организации управления применительно к конкретному проекту.

Институт PMI данному процессу отводит важную роль для целей коммуникаций со всеми заинтересованными сторонами. На Рис.5 представлена процессная схема планирования, размещенная в Руководстве PMBOK.

Рис.5 Процессная схема планирования

Диаграмма потоков, данных планирования управления рисками. Источник: Руководство PMBOK (издание пятое)

План управления рисками представляет собой документ, включающий определенный состав разделов. Рассмотрим пример развернутого содержания подобного плана:

• Основные характеристики компании.

• Уставные характеристики проекта.

• Цели, задачи управления рисками.

• Методологический раздел. К методологии относятся методы, средства анализа и оценки, источники сведений, которые рекомендуется использовать для управления рисками проекта. Методы и инструменты расписаны по стадиям проектной реализации.

• Организационный раздел. В него включается распределение ролей участников проектной команды с установлением ответственности за выполнение предусмотренных планом процедур, состав взаимосвязей с другими компонентами управления проектом.

• Бюджетный раздел. Включаются правила формирования и обеспечения выполнения бюджета управления рисками.

• Регламентный раздел, включающий сроки, периодичность, продолжительность операций по управлению рисками, формы и состав управляющих документов.

• Раздел метрологии (оценки и пересчета). Принципы оценки, правила пересчета параметров и справочные шкалы определяются заранее, служат вспомогательными средствами качественного и количественного анализа.

• Пороговые значения рисков. С учетом важности и новизны проектной реализации устанавливаются допустимые значения рисковых параметров на уровне проекта и отдельных угроз.

• Раздел отчетности посвящен вопросам периодичности, формам, порядку заполнения, сдачи и рассмотрения отчетов по настоящему блоку управления проектами.

• Раздел мониторинга и документационного обеспечения управления рисками по проекту.

• Раздел шаблонов для управления рисками.