1.2 Субъекты и объекты внутреннего контроля расходов организации

Каждая конкретная социально-экономическая система отличается содержанием и структурой своих целей. Система управления расходами должна быть основана на выявлении соответствующих объектов, так как различие объектов обуславливает и содержательное различие её функции.

Положения, которые определяют общую направленность в выборе объектов управления [58]:

- на каждом уровне управления в поле его воздействия должны находиться определённые группы объектов (к примеру, при управлении цехом, объектами управления являются незавершённые процессы, завершенные операции локального характера, показатели, которые конкретизируют экономические цели);

- экономические показатели как объекты управления следует отбирать в соответствии с принципом уплотнения информации, то есть чем выше уровень управления, тем агрегированнее должны быть объекты;

- объекты должны представлять собой некую систему, сконструированную для того, чтобы оказалось возможным целенаправленное эффективное воздействие на них со стороны управляющей системы;

- суммирование объектов, объединенных в своеобразные системы на разных уровнях управления, приведет к образованию целостного объекта управления; управление в целом, и в том числе управление хозяйствующим субъектом, представляется как непрерывный процесс, в котором существует определённая последовательность, определённая логика реализации функций.

Объектами внутреннего контроля считают то, что подлежит проверке и что образует достаточно большое разнообразие. Эти объекты подлежат группировке по разным признакам, которые и определяют видовую классификацию внутреннего контроля. Объектами контрольной деятельности в части контроля расходов организации служат ресурсы, процессы, виды деятельности, действия лиц, которые ответственны за обеспечение сохранности, рациональное использование ресурсов, соблюдение законности совершаемых операций, достоверность информации и эффективность принимаемых решений. Последовательный, чёткий и действенный внутренний контроль расходов посредством контроля исполнения бюджетов является важным рычагом успешной производственно-хозяйственной и управленческой деятельности, эффективным средством повышения персональной ответственности исполнителей и должностных лиц. Внутренний контроль расходов содействует своевременному и последовательному выполнению поставленных задач, даёт возможность получить руководителям и специалистам в процессе управления информацию об отклонениях в производственно-хозяйственной деятельности и технологии управленческого процесса, что, в конечном счёте, повышает эффективность функционирования и развития системы управления расходами хозяйствующего субъекта.

Так как управленческие решения руководства и специалистов могут быть ошибочны и в определённых условиях неправомерны, то они также подлежат тщательной проверке со стороны внутреннего контроля с точки зрения законности и хозяйственной целесообразности. Поэтому в процессе производственно-хозяйственной и финансовой деятельности ресурсы, операции и результаты функционируют не сами по себе, а под воздействием людей. Изменение целеполагания меняет и роль внутреннего контроля расходов, что приводит к использованию его как информационной базы, как критерия обоснованности управленческих решений и как средства проверки достоверности данных, их законности и экономической целесообразности. Это необходимо учитывать при организации контрольных действий, то есть при использовании конкретных форм контроля в решении задач управления расходами.

В настоящее время управление хозяйствующего субъекта нуждается в непрерывном мониторинге своего текущего и перспективного состояния. Внутренний контроль расходов является одним из эффективных способов, который даёт возможность оценить возникающие отклонения в финансово-хозяйственных ситуациях. Его цель состоит в предупреждении отклонений и выявлении наиболее сложных проблем управления расходами хозяйствующего субъекта в целом, его ресурсами, процессами, результатами по областям деятельности, что необходимо для конкретизации области поиска причин этих отклонений и путей возможного решения проблем. Результатами проведения внутреннего контроля расходов является оценка деятельности хозяйствующего субъекта (контрольной единицы) и его управляемой и управляющей подсистем.

Прогнозирование и предупреждение разного рода отклонений на этапах формирования, планирования и зарождения финансово-хозяйственных процессов, возникновение которых может повлечь за собой нарушение режима функционирования и развития системы управления расходами, снизить возможности достижения целей, является основной задачей внутреннего контроля, которая согласуется со способностью функции контроля осуществлять превентивное воздействие на объект и его составляющие.

Кроме этого, внутренний контроль призван снизить вероятность возникновения кризисных явлений и возникающих отклонений непосредственно в процессе функционирования и управления хозяйствующим субъектом, а также выявить и проанализировать допущенные отклонения во всех областях деятельности и управления. Таким образом, в управляемой подсистеме, включающей объекты ресурсов, процессов и результатов, цели управления хозяйствующего субъекта ясны и стабильны, а объекты непосредственно наблюдаемы, и нет проблем с их контролем.

Другое дело - управляющая подсистема, которая связана с человеческим фактором: производственно-обслуживающий и управленческий персонал, достаточно профессионально, зная технологию своих участков работы, задачи и проблемы, не имеет детализированной и интегрированной информации, которая могла бы эффективно использоваться в управленческих целях. Сбор информации об отклонениях между планируемыми и фактическими показателями производится до настоящего времени производственным и управленческим персоналом параллельно, данные дублируются, но интерпретируются по-своему. Это увеличивает массив неупорядоченной информации, усложняет документооборот и не повышает оперативности и рациональности в принятии решений управления расходами.

Внутренний контроль призван выявлять по объектам, систематизировать и типизировать отклонения и возникшие проблемы на всех участках правления и сфер деятельности, анализируя причинно-следственные связи их, обобщать и оценивать эту информацию с целью предоставления альтернативных вариантов принятия правильных решений управления расходами.

Выявлять и анализировать виды нарушений по схеме информационно-материального потока производственно-хозяйственной и финансовой деятельности экономического субъекта удобно, но это влечет за собой обезличенность и игнорирование такого «элемента» в системе управления, как человек, которому присуще работать либо эффективно, либо неэффективно. Внутренний контроль как функция управления направлен на предупреждение, выявление и оценку возможно большего числа отклонений и нарушений в этой области деятельности с учётом человеческого фактора, т.е. с учётом деятельности и администратора, и специалиста, и исполнителя.

Объектами внутреннего контроля расходов являются также методика учёта текущих и капитальных расходов организации и её отдельных структурных подразделений – ЦФО; результаты хозяйственной деятельности, как всей организации, так и отдельных ЦФО; внутреннее ценообразование, предполагающее применение трансфертных цен; бюджетирование и внутреннюю отчётность.

Методика учёта расходов организации является одним из основных объектов контроля, так как выбор методических принципов учёта оказывает влияние на достоверность финансовой отчётности. Пользователи должны получать информацию о действительном финансово-экономическом положении организации, а неверный выбор методики учёта влияет на обоснованность принятия управленческих решений. Так, к примеру, при учёте расходов на капитальное строительство очень важна объективная оценка затрат труда на это строительство. Основную роль будет играть списание затрат на оплату труда строителей на капитализируемые расходы, а не расходы по обычным видам деятельности. Подобная методика даст возможность более тщательного расчёта стоимости инвестиционного проекта и правильного определения расходов на производство.

Результаты деятельности организаций отражаются в различного рода отчётах, данные которых используют для анализа.

Контроль расходов осуществляют путём выявления или расчёта отклонения фактических значений от плановых и анализа причин этих отклонений. Он направлен на оценку прошлого, определение сильных и слабых сторон этой деятельности. Контроль текущих показателей, в первую очередь расходов и результатов, позволяет определить, что происходит в организации в настоящее время, какова динамика её развития. Контроль будущего предназначается для оценки возможностей организации по достижению поставленных целей, рисков, с которыми это связано, поиска возможностей их преодоления или снижения последствий.

Отчётность является заключительным этапом любой системы учёта, завершающим этапом процесса контроля. Управленческая отчётность - это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчётных показателей о функционировании организации как экономической и производственной единицы. Он включает в себя совокупность данных и показателей как по организации в целом, так и по структурным и производственным подразделениям и даёт возможность осуществления контроля деятельности всей организации. Контроль достоверности такой отчётности является основной задачей внутреннего контроля, так как стратегические решения, как правило, основаны именно на данных такой отчётности.

Неотъемлемой частью теории внутреннего контроля является понятие о субъектах. Субъектом контроля является активнодействующий, обладающий соответствующими возможностями и правами проведения контроля работник или участник (владелец), который использует для его осуществления как технических, так и других средств. Субъекты контроля также многочисленны и разнообразны, как и объекты контроля. В процессе управления роль субъекта контроля велика: объект управления, который не находится под контролем субъекта управления, становится неуправляемым, и достижение поставленных задач практически становится невозможным. В одних контрольных ситуациях субъекты контроля и субъекты управления могут совпадать, в других - не совпадать, что приводит к значительному разнообразию существующих видов контроля [58].

В экономической литературе в качестве субъектов контроля чаще всего рассматривают должностных лиц организации. Но ведь контроль требуется не только в системе управления, но и непосредственно в системе производства, на каждом рабочем месте.

Всех субъектов внутреннего контроля условно можно распределить по группам с точки зрения значимости в совокупном контрольном действии [58].

Первая группа - собственники, которые не являются сотрудниками, осуществляют контроль косвенно с помощью ревизоров, аудиторов, экспертов, консультантов.

Вторая группа — это субъекты контроля, в обязанности которых входит исполнение не только профессиональных, но и контрольных функций. К примеру, в задачу бухгалтерской службы организации входит как ведение учёта и отчётности, так и контроль. К таким же службам можно отнести персонал, который обслуживает компьютерные системы, административно-управленческий персонал, сотрудников служб коммерческой и физической безопасности.

Третью группу составляют субъекты, в обязанности которых не входит контроль, но которые в силу производственной ситуации, производственной необходимости исполняют и контрольные функции. К примеру, представители цеха, участка, бригады, которые обязаны не допускать отклонений в ходе производственного процесса.

Четвёртая группа — это субъекты контроля, которые выполняют контрольные функции, закреплённые за ними в качестве служебных обязанностей непосредственно (работники диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров).

Пятая группа - это субъекты, функциональная обязанность которых - только проведение контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники отдела технического контроля и т.п.).

И так, можно сказать, что в основу рассмотренной классификации положен признак значимости субъектов контроля. В реальной жизни значимость конкретного субъекта может возрасти или снизиться в зависимости от его личного вклада в совокупное контрольное действие.

Приведённая группировка в определённом смысле является условной, так как в практической деятельности нельзя чётко квалифицировать те или иные контрольные действия субъектов внутреннего контроля отнесением к конкретной группе. Во многом роль сотрудников как субъектов внутреннего контроля может быть определена их личным отношением к своим обязанностям, уровнем и вкладом в процесс контроля.

Таким образом, объекты контрольной деятельности в части контроля расходов организации – это ресурсы, процессы, виды деятельности, действия лиц, которые ответственны за обеспечение сохранности, рациональное использование ресурсов, соблюдение законности совершаемых операций, достоверность информации и эффективность принимаемых решений.

Субъектом контроля является активно действующий, обладающий соответствующими возможностями и правами проведения контроля работник или участник (владелец).