Глава 19

УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ИЗДАНИЙ И ОРГТЕХНИКИ

114. К служебным изданиям относятся все поступившие в суд для общего пользования кодексы, официальные издания и иные сборники текущего законодательства, бюллетени вышестоящих судов, инструкции, положения и другие своды правил, регламентирующих служебную деятельность и структуру судов, учебники, справочники и иные подобные издания.

115. Все служебные издания учитываются работником отдела организационно-кадровой работы в книге учета служебных изданий по форме 37 согласно приложению 43. На изданиях проставляется инвентарный номер. Дополнительно полученные экземпляры изданий учитываются за новыми инвентарными номерами.

(в ред. приказаМинюста от 14.07.2005 N 211)

(см. текст в предыдущей редакции)

116. В случае износа книги учета изданий, а также в тех случаях, когда большинство занесенных в книгу изданий уничтожено, с разрешения председателя суда может быть произведен переучет изданий и заведена новая книга учета.

Переучет проводится с составлением акта комиссией, назначенной председателем суда. В новую книгу учета переносятся, как правило, только те издания, которые к моменту переучета имеются в наличии и нужны для работы.

После переучета изданий и оформления новой книги старые книги учета по истечении двух лет уничтожаются по акту.

Председатель ежегодно назначает специальную комиссию, которая проверяет всю имеющуюся литературу, выявляет потерявшую практическую ценность, решает вопрос о ее последующем уничтожении или направлении в вышестоящую инстанцию. Уничтожение такой литературы должно быть произведено без ущерба для служебной деятельности суда.

117. Выдача изданий для пользования производится под подпись в карточке выдачи по форме 38 согласно приложению 44.

118. При поступлении в суд оргтехники лицу, назначенному приказом председателя материально ответственным за нее, необходимо проверить ее техническое состояние, наличие документации, правильность и полноту заполнения технических паспортов. Всю оргтехнику это лицо обязано зарегистрировать в журнале по форме 39 согласно приложению 45.

Вся документация, относящаяся к оргтехнике, хранится у материально ответственного лица.

119. Приказом (распоряжением) председателя суда оргтехника закрепляется под подпись за соответствующими работниками, которые несут ответственность за ее сохранность и техническое состояние.

При использовании в судебном заседании средств оргтехники электронные и магнитные носители приобщаются к делу, упаковываются и опечатываются с описью содержания на упаковке и указанием номера дела. Опись удостоверяется секретарем судебного заседания.

Глава 20

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ НАРЯДОВ

120. Номенклатура - это систематизированный перечень наименований нарядов, журналов и книг учета, образующихся в процессе деятельности суда, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

120.1. Номенклатура нарядов (дел) составляется в целях классификации документов и формирования нарядов, обеспечения сохранности, поиска документов и учета. Она согласовывается с экспертной комиссией суда, затем экспертно-методической комиссией государственного архива (далее - ЭМК государственного архива) или экспертно-проверочной комиссией структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов (далее - ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов), после этого утверждается председателем суда. Номенклатура дел вводится с 1 января. При составлении номенклатуры дел на следующий год учитываются вносимые изменения и дополнения. Согласование с ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов) производится не реже одного раза в пять лет.

(пп. 120.1 в ред. приказаМинюста от 24.05.2012 N 153)

(см. текст в предыдущей редакции)

120.2. Номенклатура нарядов (дел) составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в канцелярии суда, второй - в архиве суда, третий - в государственном архиве, источником комплектования которого является суд.

Экземпляр номенклатуры нарядов (дел), согласованный с ЭМК государственного архива (ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов), является документом постоянного срока хранения, регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, и включается в раздел номенклатуры заводимых нарядов (дел) и книг учета.

(пп. 120.2 в ред. приказаМинюста от 24.05.2012 N 153)

(см. текст в предыдущей редакции)

120.3. Составление номенклатуры нарядов (дел) следует начинать с определения состава включаемых в нее документов. Необходимо учитывать номенклатуры дел за прошлые годы, описи дел постоянного и временного сроков хранения, справочные картотеки к документам, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков хранения.

В номенклатуру нарядов (дел) включаются наряды с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроками хранения. Кроме того, в нее должны входить справочные картотеки: учетно-статистические карточки по уголовным и гражданским делам, регистрационно-контрольные карточки обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и прочие.

(в ред. приказаМинюста от 17.02.2012 N 56)

(см. текст в предыдущей редакции)

120.4. Графы номенклатуры нарядов (дел) заполняются в соответствии с установленной формой 40 согласно приложению 46.

В номенклатуре нарядов (дел) следует оставлять несколько резервных номеров для незапланированных нарядов и книг учета в течение года.

В графе 1 номенклатуры нарядов (дел) указываются индексы дел (нарядов).

В графе 2 номенклатуры нарядов (дел) указываются наименования (заголовки) дел, нарядов (тома, частей). Состав заголовка образуют следующие элементы:

название вида (переписка, журнал и тому подобное) или разновидности документа (приказы, указания, протоколы, постановления и так далее);

название учреждения;

адресат или корреспондент документа;

краткое содержание документов наряда;

даты (период), к которым относятся документы наряда;

указание на копийность документов наряда.

Заголовки нарядов в процессе формирования нарядов могут уточняться.

Графа 3 номенклатуры нарядов (дел) "количество дел, нарядов (томов, частей)" заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, нарядов (тома, частей), определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 "примечание" проставляются отметки о заведении нарядов, о переходящих нарядах, об отборе нарядов к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование нарядов, и прочее.

120.5. По окончании календарного года в конце номенклатуры нарядов (дел) ответственным за делопроизводство работником отдела организационно-кадровой работы заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных нарядов (дел) по форме 41 согласно приложению 47.

(в ред. приказаМинюста от 14.07.2005 N 211)

(см. текст в предыдущей редакции)

В итоговой записи указывается количество заведенных нарядов (дел) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) сроками хранения и переходящие наряды (дела).

121. Формирование нарядов - это группировка исполненных документов в наряды в соответствии с номенклатурой дел.

121.1. При формировании нарядов следует соблюдать следующие правила:

помещать в наряды только исполненные документы;

помещать в наряды документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию наряда по номенклатуре дел;

помещать приложения вместе с основными документами;

раздельно группировать в наряды документы постоянного и временного сроков хранения;

группировать в наряд документы одного календарного года, за исключением переходящих нарядов;

в наряд не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

наряд должен содержать не более 250 листов;

допускается временная группировка в одном наряде документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. По окончании года такие документы следует расформировать в самостоятельные наряды в зависимости от сроков их хранения.

121.2. Документы внутри наряда располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании.

121.3. Предложения граждан и все документы по их рассмотрению группируются в самостоятельные наряды в хронологическом порядке. В случае получения повторного предложения они подшиваются к первоначальному предложению.

121.4. Группировка документов в наряды производится по отметкам исполнителей на исполненных документах и в строгом соответствии с номенклатурой нарядов (дел). При этом проверяются правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов на документе.

Документы, оформленные ненадлежащим образом, возвращаются исполнителям на доработку.

121.5. Наряды подлежат оформлению при их заведении и окончательно оформляются по завершении года.

121.6. Примерный перечень основных нарядов, которые ведутся в областных, Минском городском судах, содержится в приложении 48.