Глава 4

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

15. Документы (судебные дела, жалобы и другая корреспонденция, в том числе принятая на личном приеме), поступившие в суд, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем суда, затем передаются исполнителям.

16. Прием и первоначальная обработка поступающих документов производятся работником отдела организационно-кадровой работы.

(в ред. приказаМинюста от 14.07.2005 N 211)

(см. текст в предыдущей редакции)

16.1. Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, в первую очередь обрабатываются телеграммы.

До вскрытия почтовой корреспонденции проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность упаковки.

Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата - возвращается отправителю с пометкой на конверте "Ошибочно доставлено".

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй - остается в отделе организационно-кадровой работы.

(в ред. приказаМинюста от 14.07.2005 N 211)

(см. текст в предыдущей редакции)

Конверты должны быть сохранены и приложены к этим документам. Необходимо сохранять адресные ярлыки конвертов и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательного документа.

Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "Лично".

Документы на машинных носителях передаются без вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо.

16.2. Регистрация документов - фиксирование факта создания или поступления в суд документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах и карточках.

Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

На всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах или пакетах.

Документы, поступившие в суд после 16 часов, регистрируются следующим днем.

16.3. Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале регистрации входящих документов по форме 2 согласно приложению 2. Журналы ведутся отдельно на дела и переписку.

16.4. Не подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям с отметкой о времени поступления их в суд для приобщения к делам:

судебные повестки, возвращенные в суд из-за их невручения адресату;

расписки в получении судебных повесток, копий исковых заявлений, приговоров, решений и др.

16.5. Исходящие и внутренние документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов по форме 3 согласно приложению 3в день подписания или утверждения.

Ответы на запросы (представления, письма) вышестоящих государственных органов (организаций) должны быть подписаны председателем суда с указанием фамилии исполнителя.

(часть вторая пп. 16.5 введена приказомМинюста от 26.06.2007 N 508)

Предназначенные для отправки документы принимаются полностью оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и отправляются в тот же день до 13 часов.

Работник отдела (сектора) перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие указанных в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.

(в ред. приказаМинюста от 14.07.2005 N 211)

(см. текст в предыдущей редакции)

Судебные дела посылаются по назначению заказными бандеролями либо курьерами, а исковые материалы, материалы об административных правонарушениях и исполнительные документы - заказными письмами.

Дела о государственных преступлениях, дела, в которых имеются закрытые материалы, дела, по которым определена исключительная мера наказания, пересылаются фельдсвязью.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки по форме 4 согласно приложению 4, которая со штемпелем отделения связи передается в бухгалтерию.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в наряд на общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации.

При отправлении заказной корреспонденции курьерами она регистрируется в разносной книге по форме 5 согласно приложению 5и сдается адресатам под роспись в этой книге.

Оригинал документа, отправляемого по факсу, с электронной отметкой о его отправлении хранится в деле (наряде).