15. Сущность документации, основные реквизиты первичных документов, классификация первичных документов

Документация представляет собой процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. Документация используется для организации сплошного и непрерывного учета оборота средств предприятия, источников их формирования и операций с ними. При помощи документации осуществляется первичное наблюдение и учетное отражение хозяйственных операций, закрепляется ответственность работника за полученные ценности. Документация является одной из особенностей бухгалтерского учета, где записи производятся только на основании первичных документов.

Обеспечивая осуществление первичного наблюдения за хозяйственными операциями и будучи обязательным условием их отражения на счетах, документация является составным элементом метода бухгалтерского учета.

Ни одна хозяйственная операция не может быть учтена, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа. Поэтому каждый документ должен составляться с соблюдением определенных требований и скрепляться подписями лиц, участвовавших в совершении охватываемой им операции и тем самым подтверждающих, что она действительно имела место на предприятии. Посредством документации контролируется правильность совершенных операций, ведется текущий анализ выполняемой работы. Сведения, содержащиеся в документах, используются для обеспечения выполнения плана и принятия мер по улучшению деятельности предприятия. Следовательно, документация выполняет контрольно-аналитические функции.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, оформляются оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах.

Первичный документ должен обязательно содержать следующие реквизиты: наименование предприятия, номер, дату документа (на основании которого оформлен первичный документ), содержание хозяйственной операции, ее количество, сумма, подписи лиц, ответственных за данную хозяйственную операцию.

Бухгалтерские документы подразделяются: по назначению, способу отражения хозяйственных операций, месту составления и способу охвата операций.

1. Распорядительные документы содержат в себе приказ, распоряжение или дают право на совершение операции (платежное поручение, доверенность, распоряжение о проведении инвентаризации и др.). Эти документы не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете.

2. Оправдательные документы оформляют уже совершенную операцию (инвентаризационная опись, различные акты и др.) и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете.

3. Комбинированные документы содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершенную операцию (приходные и расходные кассовые ордера, накладные и др.). Документы бухгалтерского оформления составляются и используются для нужд бухгалтерии. Эти документы конкретизируют или поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (справки об ошибках, расчет себестоимости и др.).

4. Сводный документ составляется на основании первичных документов и обобщает сведения, содержащиеся в них (товарные, кассовые отчеты и др.), что позволяет осуществлять контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств.

5. Внутренние документы составляются и имеют юридическую силу только на самом предприятии (платежная ведомость, инвентаризационная опись и др.).

6. Внешние документы поступают на предприятие с других предприятий (счет-фактура, товарно-транспортная накладная и др.).

7. Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию (наряд на работу).

8. Накопительный документ отражает однородные разовые операции в последовательности порядка их составления. Накопительные ведомости составляются по приходу материалов на склад, расходу материалов со склада и др.

9. Группировочным считается документ, в котором отражается информация из однородных разовых документов, сгруппированных по тем или иным видам материалов, затрат и т.д.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Первичный документ составляется в момент совершения операции и является первым свидетельством хозяйственной операции (накладные, кассовые ордера, акты и др.).

16. Учетные регистры, их назначение и классификация, способы исправления ошибок в учетных регистрах

Учетные регистры – документы для регистрации и группировки данных бухучета о наличии средств и операциях с ними. Они классифицируются (разделяются) по:

1) внешнему виду: делятся на

- бух.книги – для синтетического (Главная книга, книга «Журнал-Главная») и аналитического учета (книги учета основных средств, затрат производства, реализации продукции и др.). Сброшурованные и пронумерованные одноформатные листы бумаги, заверенные подписью главного бухгалтера, имеющие двухстороннее строение: одна сторона – для дебетовых, другая – для кредитовых записей;

- карточки – отдельные листы (бланки), дает организовать картотеки. Обычно в карточках ведут аналитический учет. Бывают контокоррентные, многографные, инвенрарные, складского учета;

- свободные листы – применяются для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист носит название (журнал-ордер, ведомость) и указание периода его действия (месяц, квартал);

2) по объему содержания операций:

- синтетические – указывается сумма, №, дата, но без пояснительного текста (Главная книга, журналы-ордера);

-аналитические – используют для записей по аналитическим счетам (карточки, ведомости, книги);

3) по назначению (характеру записей):

- хронологические – для записей хозяйственных операций, по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Обеспечивают контроль за полнотой бух.записей и сохранностью поступающих документов (регистрационный журнал хозяйственных операций, книга учета хозяйственных операций, книги покупок и продаж);

- систематические – в них документы регистрируются в определенной системе, используются для отражения однородных операций (инвентаризационная опись);

- комбинированные – сочетают хронологические и систематические записи;

4) по строению (форме) – объединяют отдельные графы дебетовых и кредитовых записей (карточки для учета расчетов, материальных ценностей и др.).