20. Бухгалтерский аппарат, его структура и функции

Вся работа по ведению учета и его организации осуществляется бухгалтерским аппаратом, деятельность которого регулируется Положением о главных (старших) бухгалтерах. Согласно этому Положению бухгалтерский аппарат, как правило, является самостоятельным структурным подразделением и не должен входить в состав какой-либо другой части (службы) предприятия. На него возлагается ведение всего бухгалтерского учета, составление отчетности и контроль за соблюдением финансовой и сметной дисциплины.

Структура бухгалтерского аппарата на предприятиях различных отраслей (промышленности, торговли и т. д.) меняется в зависимости от содержания учетной работы. На крупных предприятиях главная бухгалтерия, как самостоятельный отдел, подразделяется на ряд подотделов или групп.

Главный бухгалтер осуществляет общее руководство работой всего бухгалтерского аппарата и непосредственно руководит деятельностью сводно-балансовой и финансово-расчетной групп.

1) Сводно-балансовая группа ведет главную книгу, составляет бухгалтерский баланс и другие формы отчетности, осуществляет анализ хозяйственной деятельности по учетным данным, организует работу бухгалтерского архива, наблюдает за работой подчиненных отделов, находящихся на самостоятельном балансе, получает от них отчеты и использует их при составлении сводной отчетности.

2) Финансово-расчетная группа ведет учет отгруженных товаров и реализации, составляет соответствующие документы, учитывает денежные и расчетные операции (как с покупателями, так и с поставщиками), кредитные операции, осуществляет контроль за соблюдением расчетно-платежной дисциплины, организует работу кассы.

Все остальные группы подчиняются заместителю главного бухгалтера, несущему ответственность за правильность и своевременность выполнения этими группами входящих в их обязанности работ.

3) Главная бухгалтерия находится в тесных взаимоотношениях с другими отделами предприятия, которые направляют ей различные материалы, необходимые для ведения учета. Так, от планово-производственного отдела она получает планы, сметы и т. п.; от финансового отдела — счета на купленные материальные ценности и реализованную продукцию, договоры с поставщиками и покупателями и т. п.; от отдела кадров - сведения о движении рабочей силы и т. д.

4) В свою очередь главная бухгалтерия представляет оперативным отделам те материалы, которые необходимы для их работы. Планово-производственному отделу она передает материалы для составления техпромфинплана: отчетные калькуляции, сведения об остатках и движении товарно-материальных ценностей и т. д.; финансовому отделу—сведения о состоянии расчетов с банками, финансовыми органами и другими организациями и предприятиями, и т. д.; отделу снабжения и сбыта — справки об остатках материалов, полуфабрикатов и готовой продукции, а также об их фактической себестоимости и т. д.

Под структурой бухгалтерского аппарата принято понимать деление его на составные части на основе принципов разделения труда, то есть специализации функций отдельных частей или работников бухгалтерии и кооперации их совместных усилий. Различают два основных вида разделения труда - предметное и функциональное.

1) Предметное (иногда его называют линейным, или оперативным) разделение труда основывается на принципе обособленности выполняемых работ или операций, при котором весь определенный цикл совершает от начала до конца один работник или определенная часть аппарата бухгалтерии. При линейной организации все работники бухгалтерии подчиняются главному бухгалтеру; применяется в небольших организациях с численностью аппарата до 7-9 человек. Например, учет производственных затрат основного производства выполняет одна часть бухгалтерии, вспомогательных производств - другая. Достоинство предметного разделения труда заключается в приближении учетного аппарата к объектам учета, вследствие чего увеличиваются знание о характере закрепленного за работником (группой работников) участка работы, персональная ответственность за выполнение обязанности и т. д.

2) Функциональное разделение предполагает централизованное построение учетного аппарата и выполнение каждым работником или определенной частью аппарата однородных совокупностей функций либо операций. Например, учет заработной платы в этом случае выполняется следующим образом: один работник (или группа работников) принимает и проверяет первичные документы, второй исчисляет по этим документам заработную плату, третий составляет учетные регистры и т. д.

Структура бухгалтерского аппарата зависит от организационных форм бухгалтерского учёта, условий организации и технологии производства, объёма выполняемых учётных работ и уровня автоматизированной обработки учётной информации.

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей.

21. Права и обязанности главного бухгалтера

На данный вопрос можно воспользоваться Положением "О Главных бухгалтерах" (утв. Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 № 59, с измен, от 17.04.2002). Оно продолжает действовать в части, не противоречащей Федеральному закону "О бухгалтерском учете" (с измен, от 30.06.2003). В данном Положении обязанности, права и ответственность главного бухгалтера расписаны особенно подробно.

Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации в соответствии с её учредительными документами. На должность главного бухгалтера назначается лицо, имеющее высшее специальное образование, а в исключительных случаях — лицо, не имеющее высшего специального образования, при наличии у него специального образования и стажа работы по специальности бухгалтера не менее пяти лет. Главный бухгалтер, осуществляющий руководство бухгалтерским учётом в организации, подчиняется непосредственно руководителю организации.

Главный бухгалтер имеет следующие основные права:

- формирует и осуществляет учетную политику предприятия под началом руководителя предприятия;

- с ним согласовывается назначение, перемещение и увольнение работников бухгалтерии и материально ответственных лиц;

- не принимает к исполнению и оформлению документы по операциям, противоречащим правилам и законодательству;

- без его санкции документы на отпуск или получение материально-денежных средств считаются недействительными.

Главный бухгалтер обязан обеспечить:

- ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством и нормативными документами;

- сплошной, своевременный контроль и отражение в учетных регистрах хозяйственных средств, их источников и хозяйственных процессов;

- составление в установленные сроки отчетности и предоставление оперативной информации о хозяйственной деятельности;

- осуществление (совместно с другими подразделениями) проверок, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия в целях устранения потерь, выявления хищений и резервов производства.