5. Кейс-компонент Формирование связей между таблицами

Схема данных – это средство в MS Access для отображения данных одной таблицы совместно с относящимися к ним записями другой таблицы. Связь между таблицами определяется по ключевым полям.

Существует несколько способов организации связи:

• создание непосредственных связей (вручную) с помощью инструмента Схема данных;

• создание вложенных таблиц;

• использование инструмента Анализ таблицы.

Вариант 1 Инструмент Схема данных

1. На Ленте выбрать вкладку Работа с базами данных, в группе команд Показать или скрыть выполнить команду Схема данных. Если связи уже существуют, они будут представлены в окне просмотра. Для добавления новых связей: Click по кнопке Отобразить таблицу в группе команд Связи; Click по вкладке Таблицы; Click по имени нужной таблицы; Click по кнопке Добавить и выбранная таблица появится в окне Схема данных; Click по кнопке Закрыть, когда нужные таблицы будут перенесены в окно просмотра.

2) Нажать левую клавишу мыши и переместить ключевое поле главной таблицы к месту расположения поля вторичного ключа в связанной таблице. При этом между двумя таблицами появится линия, указывающая на связь между ними. Кроме того, откроется окно Связи, в котором можно настроить параметры связи. Для обеспечения целостности данных (см. п. 1.4) на тип связи один-ко-многим, следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно правила целостности, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет. Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

3. Click по кнопке Создать.

4. Повторить п.2-3 для всех связей между таблицами.

5. Для удаления или изменения связи из контекстного меню линии связи выбрать пункт Изменить связь… или Удалить.

6. Закрыть окно Схема данных. При изменении уже существующей схемы, будет выдан запрос на её сохранение.

Вариант 2 Вложенные таблицы

1. Открыть главную таблицу в режиме просмотра.

2. Активизировать поле первичного ключа (необязательно) и выполнить команду Главная/ Записи/ Дополнительно/ Подтаблица/ Подтаблица.

3. Появится диалоговое окно, в котором выбрать подчинённую таблицу и указать: в списке Подчинённые поля – внешний ключ (первичный ключ подчинённой таблицы) и в списке Основные поля - первичный ключ главной таблицы, ОК.

4. Рядом с именем поля первичного ключа главной таблицы появится знак +. Если выполнить Click по знаку открывается подчинённая (связанная) таблица.

Вариант 3 Инструмент Анализ таблицы

Если в таблице рассматриваются сочетания данных в различных комбинациях, то такую таблицу надо нормализовать (представить в виде связи главной, подчинённой и вспомогательной таблиц), используя инструмент Анализ таблицы (п. 1.4, рисунок 4).

1. Выполнить команду меню Работа с базами данных/ Анализ/ Анализ таблицы.

2. На первом шаге мастер на основе примера проведёт постановку задачи, Далее.

3. На втором шаге мастер на основе примера покажет решение задачи разделения исходной таблицы, Далее.

4. На третьем шаге выделить в списке таблицу, подлежащую процедуре нормализации, Далее.

5. Установить опцию разделение полей мастером (рекомендуемая) или вручную, Далее.

6. Проанализировать, правильно ли мастер разбивает таблицу. При помощи кнопки Переименовать таблицу поочерёдно присвоить новые имена таблицам или оставить предлагаемые, Далее.

7. На последнем шаге работы мастера можно создать запрос на основании исходной таблицы, можно отказаться от этого действия, Готово.

8. В режиме таблицы мастер покажет новые таблицы, полученные после разделения исходной.