10. Кейс-компонент Представление информации

Команда Отчёт на вкладке Создание позволяет создать Простой отчет. Для создания более сложных отчетов можно воспользоваться одним из средств, входящих в пакет MS Access:

• Мастер отчетов (для создания отчетов, основанных на одной или нескольких таблицах и запросов);

• Конструктор отчетов;

• Пустой отчёт;

• Мастер почтовых наклеек.

При выборе Мастера отчетов возрастает степень участия пользователя в создании отчета. Мастер отчетов позволяет:

• выбрать поля из одной или нескольких таблиц и запросов;

• сгруппировать записи по определенным полям;

• отсортировать записи в отчете по четырем (или менее) полям;

• вывести при необходимости итоговые величины, а также скрыть основанные на них подчиненные записи;

• выбрать макет отчета (ступенчатый, блок, структура и т. д.) и ориентацию (книжную или альбомную);

• выбрать стиль отчета (деловой, обычный, строгий и т. д.).

В режиме Конструктора отчетов можно разработать отчет «с нуля» или доработать отчет, созданный с помощью Мастера отчетов. В окне Конструктор отчетов может находиться семь разделов (рисунок 23):

Рисунок 23 – Структура отчета в окне Конструктор отчетаиПанель элементов управления

• Заголовок отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз на первой странице;

• Верхний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в верхней части каждой страницы;

• Заголовок группы – все, что находится в этой области, выводится в начале каждой группы записей (если применялась группирование);

• Область данных – используется для отображения информации из полей записей;

• Примечание группы – все, что находится в этой области, выводится в конце каждой группы записей (если применялась группирование), например, Итого по группе записей;

• Нижний колонтитул – все, что находится в этой области, выводится в нижней части каждой страницы;

• Примечание отчета – все, что находится в этой области, выводится только один раз в конце отчета например Итого по всем записям.

Если по каким-либо причинам для построения отчета не подходят ни средство Отчет, ни Мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства Пустой отчет. Это очень быстрый способ, особенно если в отчете должно содержаться небольшое количество полей.

Мастер почтовых наклеек создаёт отчёты с оформлением, которое используется для печати наклеек стандартных форматов, таких как Avery, EXPE, Herma, Zweckform. С помощью этого мастера можно задать собственные параметры наклеек.

Вариант 1 Простой отчет

Это наиболее простое средство Access для создания от­чета на основе таблицы или запроса. Для создания отчета с помощью этого средства необходимо только ука­зать имя таблицы или запроса в Области перехода и выполнить Click по кнопке Отчёт в группе Отчёты. Access включает в отчет все поля базовой таблицы или запроса.

Вариант 2 Мастер отчетов

1. На Ленте выбрать вкладку Создание, в группе команд Отчёты Click по кнопке Мастер отчетов.

2. Выбрать нужную таблицу в списке Таблицы и запросы. В том же окне Мастера отчетов задать поля, которые нужно включить в отчет. Их можно выбрать из разных таблиц и запросов. Click по кнопке Далее.

3. Определите уровни группировки записей. Например:

Код товара - 1 уровень

Единица измерения, цена - 2 уровень

Click по Далее.

4. Выбрать порядок сортировки записей в каждой группе, затем Click по Далее.

5. Если нужны итоги, Click по кнопке Итоги, и выбрать функцию: Sum, Avg, Min, Max (сумму, среднее, минимальное максимальное значения ), Click по Далее.

6. Определите внешний вид отчета: расположение информации на странице и тип страницы. Click по Далее. Задать стиль оформления и внешние атрибуты отчета. Click по Далее.

7. Ввести имя создаваемого отчета и определить дальнейший режим: Просмотреть отчёт или Изменить макет отчета, Click по Готово.

Вариант 3 Режим Конструктора

1. На Ленте выбрать вкладку Создание, в группе команд Отчёты, Click по кнопке Конструктор отчётов. При этом открывается окно Конструктора отчётов, а на Ленте активизируется вкладка Конструктор.

2. Кнопка Добавить поля в группе команд Сервис вызывает окно Список полей, которое позволяет выбрать доступные поля таблиц в качестве источников данных для отчета.

3. Переместить из Списка полей значки полей в область данных, расположив их в нужном порядке. Поля размещаются вместе с подписями. Подписи полей можно перенести в раздел Верхний колонтитул путем вырезания и вставки. Подписи можно создать, воспользовавшись кнопкой Надпись в группе команд Элементы управления.

4. Для отображения общего заголовка добавить раздел Заголовок отчета, выполнив команду контекстного меню Заголовок/примечание отчета.

5. Для добавления в отчет текущей даты нужно создать в заголовке свободный элемент, переместив из группы команд Элементы управления элемент Поле ab|. Вызвать окно свойств элемента Свободный (из контекстного меню элемента выбрать пункт Свойства или Click кнопку Страница свойств в группе команд Сервис. На вкладке Данные в строке Данные ввести функцию =Date(). Ha вкладке Макет в строке Формат поля выбрать значение Полный формат даты. Подпись этого поля выделить и удалить. Тот же результат будет получен, если выполнить Click по элементу Дата и время и произвести настройки в окне Дата и время.

6. Для добавления номера страницы в разделе Нижний колонтитул создать свободный элемент Поле ab| и заполнить в его свойствах на вкладке Данные строку Данные выражением =[Pagе]. Отредактировать подпись поля, записав в его свойствах на вкладке Макет в строке Подпись – Страница:. Тот же результат будет получен, если выполнить Click по элементу Номер страницы и произвести настройки в окне Номера страниц. На рисунке 24 показана структура отчёта построенного по данной последовательности действий.

Рисунок 24 – Пример структуры отчета в окне Конструктор отчета

7. Командой Режим/Предварительный просмотр или с помощью Ярлыков режима просмотра можно устанавливать режимы просмотра и конструктора.

8. Сохранить готовый отчёт кнопкой Сохранить, в окне указать имя отчёта, Click по кнопке ОК.

Вариант 4 Пустой отчёт

1. На вкладке Создание в группе Отчеты выбрать Пустой отчет. В режиме макета появится пустой отчет, а в правой части окна Access – область Список полей. В области Список полей Click знак «плюса» (+) рядом с каждой из таблиц, содержащих поля, которые необходимо включить в отчет.

2. По очереди переместить каждое из полей в отчет либо, нажав и удерживая клавишу CTRL, выбрать несколько полей и перетащить их одновременно.

3. С помощью инструментов в группе Элементы управления на вкладке Форматирование, можно добавить в отчет эмблему компании, заголовок, номера страниц, дату и время.

4. Сохранить готовый отчёт кнопкой Сохранить, в окне указать имя отчёта, Click по кнопке ОК.