2.1 Таблицы

В таблице хранится информация в систематизированном виде: сведения о потребителях, товарах, поставщиках. Таблица является основным элементом БД и состоит из столбцов и строк (рисунок 11).

В столбцах расположены поля, содержащие однотипные данные, например ФИО клиентов, номера телефонов, названия организаций, а в строках, или записях – поля с различной информацией об одном объекте (клиенте, поставщике, товаре и т.д.). Количество записей в таблице ограничивается емкостью жесткого диска, допустимое количество полей – 255.

На вкладке Область перехода окна БД размещен список всех входящих в нее таблиц. С таблицами можно работать в двух режимах – Таблицы и Конструктор. Переход из одного режима в другой производится при помощи Ярлыков режима просмотра в Строке состояния. В режиме таблицы (рисунок 11) просматривают, добавляют и изменяют данные. Можно изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их порядок, вид шрифта), фильтровать и сортировать записи. В режиме Конструктор можно создавать новую таблицу или изменять характеристики и свойства полей ранее созданной таблицы.

Поле содержит все имеющиеся данные о сотруднике

Запись в таблице нумеруется автоматически

Место для новой записи

Рисунок 11 – Таблица Сотрудники, входящая в БД Борей

Поля данных имеют следующие характеристики: имя, тип, описание. А также можно установить свойства поля. Хотя свойства в некоторой степени определяются заданным типом данных (таблица 5). Имя поля состоит из букв и цифр, на первом месте – буква. Не допускаются в имени знаки препинания и пробелы. Максимальная длина имени – 64 символа.

Вводить описание поля не обязательно, обычно описание поля используется для хранения информации о способе ввода данных. Характеристики каждого поля определяются рядом параметров, которые регламентируют способы обработки, сохранения и индикации данных. Параметры определяемого поля перечислены в режиме конструктора в нижней части окна таблицы Свойства поля. Для каждого поля можно дополнительно установить следующие свойства, приведенные в таблице 6.

Таблица 5 – Типы данных

Тип	Описание
Текстовый	Используется для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. В свойстве Размер поля задается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. По умолчанию размер устанавливается в 50 знаков. Максимальное количество символов, которые могут содержаться в текстовом поле, – 255
Поле МЕМО	Предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов; может содержать до 65 536 символов
Числовой	Предназначен для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. На вкладках Общие и Подстановка можно установить свойства числового поля, среди которых Размер поля, Формат поля, Число десятичных знаков
Дата/Время	Используется для представления даты и времени. Выбор конкретного формата даты или времени устанавливается в свойстве Формат даты
Счетчик	Предназначен для автоматической вставки уникальных последовательных (увеличивающихся на единицу или случайных чисел в качестве номера новой записи. Номер, присвоенный записи, не может быть удален или изменен. Поля с этим типом данных используются в качестве ключевых полей таблицы
Логический	Предназначен для хранения одного из двух значений, интерпретируемых как «Да / Нет», «Истина / Ложь», «Вкл. / Выкл.»
Мастер подстановок	Предназначен для автоматического определения поля. С его помощью будет создано поле со списком, из которого можно выбирать данные, содержащиеся в другой таблице или в наборе постоянных значений

Продолжение таблицы 5

Тип	Описание
Поле объекта OLE	Содержит данные, созданные в других программмах, которые используют протокол OLE. Это могут быть, например, документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звуковые и видеозаписи и др. Объекты OLE связываются с базой данных Access или внедряются в нее. Сортировать, группировать и индексировать поля объектов OLE нельзя
Гиперссылка	Специальный тип, предназначенный для хранения гиперссылок

Таблица 6 – Свойства полей

Свойство	Описание
Размер поля	Определяет максимальную длину текстового поля или способ представления чисел числового.
Формат поля	Задается для текстового, числового, денежного, логического, дата/время типов полей. Определяет формат отображения данных, для единообразия вида данных. Можно выбрать стандартный формат или создать свой.
Число десятичных знаков	Определяет количество разрядов справа от десятичной запятой (точки) для числового, денежного типов полей.
Маска ввода	Определяет при вводе формат данных, включающий изображение постоянных символов в поле. Маску ввода можно создать с помощью мастера, щелкнув по кнопке с тремя точками справа от поля.
Подпись	Используется, для задания столбцу более информативного имени в форме или отчете. Если параметр не задан, то в качестве надписи будет использоваться имя поля.
Значение по умолчанию	Указывается значение, которое будет автоматически поставлено в поле при создании новой записи.

Продолжение таблицы 6

Свойство	Описание
Условие на значение	Задаются правила проверки вводимых данных, для предотвращения ошибки при вводе и вид сообщения об ошибке
Сообщение об ошибке	Задается текст сообщения, выдаваемый в случае невыполнения условия на значение.
Обязательное поле	Определяет необходимость обязательного ввода данных в поле, чтобы не пропустить важные поля при добавлении записей (возможны значения – Да или Нет). Значение по умолчанию – Нет.
Пустые строки	Разрешает или запрещает ввод в поле (текстовое, МЕМО, гиперссылка) пустых строк. Возможные значения – Да или Нет. Значение по умолчанию – Нет. Пустую строку можно ввести, указав в поле пару двойных кавычек.
Индексированное поле	Указывает, будет ли текущее поле являться индексом, может быть задано для текстовых, числовых, денежных, логических полей, а также полей типа дата/время. Возможные значения –Нет, Да (допускаются совпадения) и Да (совпадения не допускаются).