2.3 Формы

Форма – дополнительное средство ввода и редактирования данных в MS Access. Данные можно вводить не в строки и столбцы таблицы, а использовать электронную форму, напоминающую бумажный бланк. Содержимое формы отображает поля только одной записи, просмотр записей производится клавишами навигации (рисунок 14).

Рисунок 14 – Автоформа в столбец

Формы могут также содержать графику, гиперссылки на Web-страницы и доку­менты, объекты OLE (объекты, связанные с другими приложениями Windows) и другие специальные объекты. В форме можно размещать инструкции по ее заполнению.

Все составные части формы (имена и значения полей, название самой формы и т.д.) помещаются в элементы управления.

В пользовательской форме могут быть использованы следующие элементы управления:

• связанные – поля данных из какой-либо таблицы или запроса;

• несвязанные – фрагмент текста (надписи), обычно такие элементы применяются для обозначения других элементов или областей на форме;

• вычисляемые – любые вычисляемые значения, заносимые в форму, например, итоговые и промежуточные суммы, проценты и т.д.

2.4 Отчеты

Отчет – это эффективное средство для организации просмотра и распечатки ито­говой информации (рисунок 15).

Рисунок 15 – Список клиентов из таблицы Клиенты фирмы, распечатанный в качестве отчетаAccess

В отчете можно объединить информацию из одной или нескольких таблиц Access, получить результаты сложных расчетов, статистиче­ских сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью Мастера. Мастер отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов поль­зователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переклю­читься в режим Конструктора и внести изменения в стандартный макет. При работе с Мастером Access предлагает различные варианты макетов от­чета. Например, если создаётся простой отчет без группировки данных, то предлага­ется три варианта макета: в столбец, табличный и выровненный. При этом в окне просмотра представляется вид этих макетов. Если задаются уровни группировки (т.е. по каким признакам надо сгруппировать данные, например по должности), то предлагаются шесть видов макетов.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы создаются преимущественно для ввода данных, то отчеты – для просмотра данных (на экране либо на бумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помо­щью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

2.5 Макросы

При запуске макроса автоматически выполняется одна или несколько команд БД. Макросы могут применяться для автоматизации часто выполняемых задач, рутинных операций:

• распечатка группы ежемесячных отчетов;

• добавление в таблицу новой записи с указанием точного време­ни добавления и инициалов пользователя;

• импорт файла с данными, запуск определенных запросов с целью фор­матирования новых данных, и добавление получившихся в результате данных в таблицу БД;

• распечатка писем для заказчиков и отметка даты отправки писем в данных о заказчиках;

• копирование данных из одной формы в другую.

После того как макрос создан, его можно запускать из окна базы данных или связать с ним кнопку на форме.