6. Кейс-компонент Создание форм

Создать форму можно несколькими способами:

• Мастер форм – это инструмент для быстрого создания форм для таб­лицы или запроса. Мастер предоставляет пошаговую возможность управления процессом создания формы, на основе серии различных окон диалога. Существует четыре вида форм:

• в столбец отображает в режиме формы только одну запись, все поля записи выстроены в два столбца;

• ленточный одновременно отображает несколько записей, поля которых образуют строки;

• табличный отображает записи так же, как в режиме таб­лицы;

• выровненный аналогичен виду ленточный, но отличается тем, что все поля записи будут отображены на одной странице.

• Автоформа – это средство мгновенного создания форм без выдачи дополнительных запросов, в отличие от Мастера форм, который ведет с пользователем диалог. Автоформа необходима для отображения связанных записей на базе нескольких таблиц, т.е. построения Подчинённой формы.

Подчиненная форма – это форма, которая входит в состав другой формы и ото­бражает данные из связанной таблицы.

• Конструктор форм – создаёт новую пустую форму.

• Кнопочная форма – панель управления приложением, предоставляет компактный выбор команд в виде кнопок, гиперссылок и макросов для работы с объектами БД.

Вариант 1 Мастер форм

1) На Ленте выбрать вкладку Создание, в группе команд Формы выполнить команду Другие формы.

2) Выбрать из списка Мастер форм.

3) Выбрать из списка в качестве источника данных таблицу или запрос. Из раздела Доступные поля: переместить в раздел Выбранные поля: те поля, которые нужно включить в форму. При построении Подчинённой формы для связанных таблиц поля можно выбрать из разных таблиц, тогда на следующем шаге необходимо установить соответствующий переключатель. Click по кнопке Далее;

5) в появившемся окне уже выбран вид в один столбец, поэтому Click по кнопке Далее;

6) выбрать стиль оформления, Click по кнопке Далее;

7) задать имя формы и Click по кнопке Готово. При этом открывается форма в один столбец. Столбец слева – это названия полей; столбец справа – данные первой записи;

8) перемещаться по записям можно с помощью кнопок навигации, расположенных в нижней части формы.

Вариант 2 Автоформа

1. В Области перехода выполнить Click на объекте (таблице, подчинённой таблице или запросе).

2. На Ленте выбрать вкладку Создание, в группе команд Формы выполнить команду Формы.

3. Access создаст Автоформу и откроет ее в режиме формы. Если в качестве источника Формы была выбрана подчинённая таблица, то в результате будет получена Подчинённая форма.

4. При закрытии окна Автоформы выводится запрос на сохранение. Для сохранения введите название формы.

Вариант 3 Добавление подчиненной формы в Конструкторе форм

1. В Области перехода выполнить 2Click на имени подчинённой формы (вид: выровненный), затем Click на ярлыке режима просмотра Конструктор в строке состояния.

2. Переместить нижнюю границу Области данных, чтобы увеличить её размер.

3. Переместить окно конструктора форм так, чтобы было видно окно базы дан­ных.

4. Поместить главную форму в Области данных можно двумя способами:

• переместить ранее подготовленную главную форму (вид: табличный) из окна базы данных на свободное пространство бланка формы. При закрытии автоформы ответить утвердительно на запрос о сохранении;

• переместить кнопку Подчинённая форма с Панели элементов на свободное пространство бланка формы. В результате этого действия запустится Мастер подчиненных форм и отчетов. В первом окне мастера в качестве данных, включенных в подчинённую форму выбрать Имеющиеся формы, выбрать из списка ранее подготовленную форму табличного вида, Click Далее. Во втором окне мастера по умолчанию установлена опция исполь­зования вида отношения Выбор из списка. В противном случае установить переключатель Самостоятельное определение и выбрать связу­ющие поля, Click Далее. Изменить, если необходимо, имя подчиненной формы, Click Готово.

5. Режим формы позволяет организовать просмотр формы после добавления в нее подчиненной формы. В Конструкторе можно изменить, если необходимо, размер и положение как самих форм (подчинённой и главной) так и их полей. Смена режимов осуществляется переключением Ярлыков режимов просмотра в строке состояния.

6. При необходимости можно добавить в раздел формы Заголовок/примечание формы управляющие элементы, как показано на рисунке 19.

Рисунок 19 – Форма с подчинённой формой и элементами управления

7. Закрыть окно формы и в ответ на предложение сохранить изменения Click на кнопке Да. Если необходимо сохранить форму под новым име­нем, а не под именем исходной формы, выберите в меню Файл команду Сохранить как.

Вариант 4 Кнопочная форма

В Office Access 2007 реализована новая функция Область переходов. Эта область заменяет окно базы данных, и ее можно использовать вместо кнопочных форм. Область переходов работает с новой моделью пользовательского интерфейса, используемого Office Access 2007. Эта модель (называемая моделью однодокументного интерфейса (SDI)) размещает все открытые объекты: формы, отчеты и т.д.  в одном окне и добавляет для каждого объекта свою вкладку, которую используют для переключения между этими объектами.

Средства MS Access позволяют обычному пользователю, не имеющему специальной подготов­ки: создавать достаточно серьезные приложения, не прибегая при этом к самостоятельному програм­мированию; разрабатывать для приложения специальный интерфейс, позволяющий сде­лать обслуживание БД максимально удобным.

Раз­работку приложения необходимо начать с составления списка часто выполняемых задач, например:

• каждый сотрудник вводит данные о количестве отработанных им часов за месяц;

• менеджер по итогам месяца обобщает записи, полученные от сотрудников;

• менеджер распечатывает отчеты, в том числе ежемесячный итоговый отчет, в котором выводится общее количество часов, затраченных на выполнение каж­дого проекта, и ежемесячную диаграмму о количестве рабочих часов, отрабо­танных каждым из сотрудников в течение месяца;

• начальник отдела обновляет список сотрудников и распеча­тывает контактную информацию для внутреннего использования сотрудника­ми отдела.

После составления списка основных задач можно выделить категории, на основа­нии которых будут создаваться кнопки для главной кнопочной формы приложе­ния. Например,

• ежемесячное ведение записей;

• печать отчетов;

• обновление данных о сотрудниках;

• подготовка внутренних приказов и распоряжений.

Далее необходимо перейти к анализу отношений между категориями задач и ответить на следующие вопросы:

• Распечатка отчетов будет проводиться из кнопочной формы или из рабочих форм?

• Существует ли необходимость в совместной работе с несколькими объектами БД? В совместной работе с несколькими приложениями (например, Word или Excel)? В подключении к Web?

• Требуется ли добавить на формы будущего приложения кнопки для выполнения таких традиционных задач, как ввод данных, поиск записей и закрытие окна формы?

После ответа на эти вопросы для каждой формы БД следует создать список необходимых гиперссылок или кнопок и приступать к созданию кнопочных форм.

В Access существует специальное средство – Диспетчер кнопочных форм, которое поможет в создании кнопочных форм и в дальнейшей их модификации по мере изменения самой БД.

Создание кнопочной формы подробно рассматривается в Иллюстративном учебном кейсе 8 данного учебного пособия.