Глава 11 функция контроля и коррекции

11.1. Общая характеристика контрольно-коррекционной

функции

Контроль является атрибутом любой системы управления, средством и механизмом обеспечения ее функционирования. Он встроен во все управленческие функции и наиболее выражен в конце их реализации. Важнее контроля только планирование.

Наиболее эффективен контроль, когда он активен, не сводится лишь к констатации ошибок, а включает в себя средства и механизмы их устранения. Это обеспечивается при помощи коррекционной функции, тесно связанной с контролем. Контроль распределен по всей управленческой деятельности, включая в себя следующие основные аспекты:

контроль как общий принцип систем управления;

контроль как необходимый компонент деятельности всех

групп и членов организации;

контроль как специфическая функция специализирован­

ных подразделений организации;

контроль как аспект деятельности руководителя;

контроль как непосредственная обязанность руководите­

ля.

Три первых аспекта носят общеорганизационный характер, два последних связаны с содержанием функции контроля в деятельности руководителя.

Наиболее общими являются три основных типа контроля: опережающий, текущий и заключительный. Первый тип считается важнейшим и определяется сутью активной (наиболее эффективной) стратегии управления, состоящей в прогнозировании и предвидении будущего функционирования. Поэтому создание организационных структур, планирование и даже целе-полагание рассматриваются как аспекты контроля. Предварительный, или «опережающий», контроль направлен на три сферы ресурсов — человеческие, материальные и финансовые. Правильно разработанная система контроля, обращенная в будущее, обнаруживает возможные отклонения до их появления.

Текущий контроль происходит в процессе выполнения работ; в нем наиболее полно воплощается принцип обратной связи, позволяющий оценить качество выполнения и внести коррективы, что содействует достижению целей.

Заключительный контроль выполняет двоякую роль: он помогает решить вопрос о качестве работ и от него зависят различные оценочные процедуры: наказание, поощрение, стимулирование и мотивирование. Поскольку он выполняет мотивирующую функцию, с психологической точки зрения руководитель должен наибольшее внимание уделять именно этому типу контроля и владеть его методами и правилами.

Далее контроль подразделяется на частичный и полный. В первом случае он затрагивает лишь отдельные аспекты организационной деятельности, касаясь наиболее важных технологических операций и звеньев. Во втором случае все показатели деятельности и все подразделения управляемой системы подвергаются контролю. Он более эффективен, но при этом возникает проблема его экономичности. Нахождение компромисса между затратами на контроль и мерой его полноты — важнейшее умение руководителя при реализации им контрольной функции. Для этого используется стратегический контроль. Чтобы иметь полное представление о состоянии дел в организации, достаточно контролировать лишь определенные — стратегические — пункты, а не контролировать всё. Сеть этих пунктов должна стать основой для разработки системы контрольных мероприятий, так как она дает сведения о более локальных видах работ.

По признаку систематичности выделяется выборочный и плановый контроль.

По признаку объема контроль бывает индивидуальным, групповым или общеорганизационным.

По направленности контроль подразделяется на результативный и процессуальный. Первый определяет меру достижения поставленных целей, а второй контролирует процесс их достижения.

По степени строгости различают два типа контроля — количественный и качественный (экспертный).

При характеристике контрольной функции вводится понятие общего процесса контроля. Любой процесс контроля состоит из трех обязательных компонентов: разработка системы стандартов и критериев; сопоставление с ними реальных результатов работы; проведение коррекционных мероприятий.

На этапе разработки стандартов исполнения устанавливаются два типа оценочных критериев — ориентиры по содержанию (качеству и производительности) и по времени. Полное совпадение стандартов и результатов — большая редкость, поэтому следует определить границы допустимых вариаций (диапазон стандартов, допуски). В теории управления существует «принцип исключения»: система контроля должна срабатывать лишь при обнаружении недопустимых отклонений от стандартов.

11.2. Принципы реализации контрольно-коррекционной

функции

Следствием невыполнения основных требований и правил организации контрольной функции являются ошибки контроля. Поэтому необходимо соблюдать принципы организации контроля.

Главные принципы организации контроля:

Контроль должен иметь:

стратегическую направленность, гибкость, ориентацию

на результат, адекватность содержанию деятельности, просто­

ту, объективность;

контроль должен быть нормой, а не кампанией;

контроль не должен быть тотальным;

контроль должен быть открытым, позитивным, а не толь­

ко негативным — это важно для придания контролю его моти-

вационной направленности. Руководитель не должен держать

при себе свои выводы. Отмечая недостатки, он должен убе­

диться, что исполнитель согласен с ним и понимает, как можно

исправить положение. Контроль из недоверия недопустим, так

как является причиной межличностных конфликтов.

Контрольные стандарты должны обладать следующими свойствами: быть обоснованными;, понятными и принятыми работниками; жесткими, но достижимыми.

Система контроля должна быть адекватна личности руководителя, соответствовать определенному стилю управления.

Завершающая фаза контроля — коррекция обнаруживаемых отклонений. Она может быть технологической, организационной или психологической. В последнем случае сформулированы правила «коррекционного поведения руководителя», состоящие в следующем:

Обеспечить правильное отношение ( успокоиться самому

и подождать, пока уляжется раздражение, и т. д.).

Правильно выбрать место (приватная обстановка позво­

лит подчиненному сохранить свое лицо в глазах коллег).

Правильно выбрать время (чем меньше интервал между

контролируемым событием и корректирующей беседой, тем

эффективнее ее воздействие).

Необходимо подтвердить фактом изложение содержания

поступка.

Критиковать надо только поступок, не задевая личности

подчиненного.

Объяснить важность изменения поведения лично для со­

трудника и для коллектива (организации в целом).