2.3. Определение системы основных управленческих функций

Определение системы основных управленческих функций является наиболее важной и сложной задачей теории управления. Общепризнанным является положение о функциональной природе управленческой деятельности, тем не менее отсутствует целостная система функций руководителя. Создание ее связано с целым рядом трудностей.

Большое число и многообразие управленческих функций, затрудняющие их систематизацию.

Четко не определен их набор. В одних случаях выделяют наиболее важные функции, которые уже были определены в «административной школе», в других — и иные многочисленные функции (психотерапевтическая, арбитражная).

Разная степень обобщенности функций. Это ведет к тому, что в общем перечне рядом находятся функции заведомо разного уровня, а это создает путаницу. Взаимосвязь и взаимопроникновение функций затрудняет их выделение.

В деятельности руководителя существуют базовые функции (первичные) и производные от них (вторичные). Это, на пример, функция организатора. Она интегрирует в себе ряд других: планирование, принятие решения, контроль, мотивирование.

Различие функций по их направленности. Это — социо- технический характер любой организационной системы и наличие в ней качественно различных компонентов: людей и тех­

нологий.

Система функций зависит от содержания конкретной деятельности и должностного положения руководителя в «континууме управления».

Если в основу системы управленческих функций положить несколько критериев, то трудности можно преодолеть. Критерии эти определяются содержанием деятельности руководителя и зафиксированы в понятии «основные измерения управленческого труда» (понятие «измерение» здесь не тождественно его значению, использованному в подходе Г. Юкла).

Классифицируются управленческие функции по четырем категориям, группам.

Первая группа — деятельно-административные функции.

Вторая группа — кадровые функции.

Третья группа — производственно-технологические функции.

Четвертая группа — производные (синтетические) функции (интеграционная, стратегическая, представительская, консультативная и др.).

Каждая из этих функций включает в себя два плана реализации: индивидуальную деятельность руководителя по их осуществлению и общеорганизационную (подключение иных структур управляемой организации). Рассмотрение каждой функции должно включать в себя ее индивидуальный и общеорганизационный аспекты.

Глава 3 элементы теории организации

3.1. Сущность организации

Понятие «организация» имеет два основных значения: во-первых — это сама деятельность управления, т. е. процесс согласования индивидуальных деятельностей в плане достижения определенных общегрупповых целей; во-вторых, организация — это определенная структура, состоящая из основных компонентов и стабильных связей между ними.

Основа построения организации — сочетание двух главных принципов: иерархического («вертикального») и координационного («горизонтального»). Первый отражен в понятии «континуум руководства», представляющего всю управленческую вертикаль от низших уровней руководства до высшего. Содержание управленческой деятельности зависит от иерархического уровня руководителя. Координационный принцип — это функциональное разделение труда, закрепленное в системе должностных обязанностей руководителя. Учет функционального разделения необходим для характеристики содержания деятельности руководителя (что, как и зачем он делает) и его взаимодействий с другими подразделениями. Без этой «горизонтальной составляющей», во многом определяющей коммуникативное пространство организации, практически невозможно понять коммуникативную функцию руководителя, лежащую в основе межличностных взаимодействий в организации.

Выбор структуры и ее содержание является важнейшей задачей деятельности руководителя. Он является основой специальной организационной функции. Структура создается на основе результатов планирования. В теории управления А. Чандлером сформулирован тезис, ставший сегодня ее аксиомой: «Стратегия определяет структуру».

В начале XX в. М. Вебер выдвигает концепцию «идеальной бюрократии». Ее иногда считают одной из наиболее полезных идей в истории человечества. Проведенный М. Вебером анализ бюрократических структур является уникальным описанием сущности современных организаций. Его концепция базируется на ряде основополагающих принципов:

- четкое разделение труда и квалифицированные специалисты в каждой области;

- иерархичность уровней управления (подчиняемость нижних уровней вышестоящим уровням и контроль с их стороны);

- наличие системы правил и стандартов для выполнения должностных обязанностей членами организации;

- организация — система должностей, а не объединение людей;

- подбор исполнителей, обладающих квалификацией, необходимой для выполнения определенных должностных обязанностей.

К числу главных недостатков этой концепции относятся следующие:

• чрезмерная значимость стандартных норм и правил;

• решение возникающих проблем на основе прецедентов в прошлом;

• инерционность в согласовании планов и принятии решений;

• замедленная реакция на изменения (внешние и внутренние);

• иммунитет к инновациям;

• неспособность к саморазвитию.

3.2. Иерархические структуры

Недостатки классической бюрократической организации вызывают необходимость устранения присущей ей излишней централизованное™ и передачи некоторых функций иным подструктурам. Процесс распределения функций по отдельным блокам организации называется департаментализацией (функциональной специализацией). В основе главного, иерархического типа структур организации лежит соединение идеи иерархии с понятием департаментализации. Его наиболее известная разновидность — линейно-функциональная организация управления, основой которой является шахтный принцип построения. Организация разделяется по специализированным видам работ (производству, финансам, маркетингу, персоналу и др.). Затем по каждому из них формируется иерархия служб («шахта»), пронизывающая организацию сверху донизу. По вертикальным линиям передаются управленческие полномочия, образующие сеть скалярных цепей управления.

Линейно-штабная структура управления — другая разновидность структур, которой тоже присуще иерархическое строение. Любые из ее уровней предполагают (при сохранении общей иерархии) дополнение по горизонтали и координируются так называемыми штабами, которые успешно реализуют управленческие функции.

Эти два типа структур широко распространены именно в силу своей эффективности. Но управление крупной фирмой трудно (а главное — вредно) пытаться «втиснуть» в 5—6 функциональных подразделений. Им при этом придется координировать слишком большие участки работ, для чего потребуется множество дополнительных уровней. Линейная скалярная цепь станет громоздкой и неэффективной. Поэтому возникает новый принцип — дивизиональных структур (от лат. divisio— отдел). Согласно ему организация (сохраняя иерархичность структуры) разделяется на элементы и блоки другими, новыми способами (по видам товаров и услуг, по географическим регионам).

В основу класса иерархических структур, разновидности которого были рассмотрены, положен признак субординации.