1.2. Теория реинжиниринга бизнес-процессов
Неотъемлемой частью бизнес-инжиниринга является реинжиниринг бизнес-процессов. Данная методика представляет собой совокупность средств, мер и методов, в том числе соответствующих информационных технологий, предназначенных для кардинального улучшения основных показателей деятельности предприятия [45].
Реинжиниринг бизнес-процесса (РБП) - это концепция, которая получает все большее распространение. Как и многим другим популярным инструментам управления, РБП дано большое число различных определений. Рассмотрим концептуальные различия в определениях:
Таблица 1
Определения понятия «реинжиниринг»
|
Кардинальный «прорыв» |
Добавление ценности |
|
РБП — это фундаментальное переосмысление и радикальная модификация бизнес-процессов для достижения перелома в работе по совершенствованию в критических текущих показателях, таких как затраты, качество, обслуживание и скорость.[4, с.180] |
РБП - это философия совершенствования. Его задача — достижение фундаментальных улучшений путем перепроектирования процесса таким образом, что масксимизируется добавление ценности, а прочие показатели минимизируются. Этот подход можно применить как на уровне отдельного процесса, так и на уровне целой организации. |
Сравнивая данные определения с определениями некоторых других подходящих инструментов выявляется много различий, однако существуют и точки соприкосновения. С одной стороны, РБП прежде всего отличает строгая нацеленность на прорыв или радикальные улучшения - инструмент для достижения улучшения свыше 10% по выходным параметрам бизнес-процесса (стоимость, материалоемкость и т.д.). Стратегическое назначение - достижение «переломных» улучшений в показателях. С другой стороны, данный термин ближе к понятию упрощение - устранение потерь и лишних избыточных расходных элементов бизнес-процесса. РБП также нацелен на увеличение доли действий, связанных с добавлением ценности. Однако в отличие от упрощения, здесь элементы используются согласованно, с целью достижения кардинальных улучшений [2].
В качестве конкретных результатов проведения бизнес-реинжиниринга компании (или какого-либо её структурного подразделения) можно выделить следующие:
уменьшение количества ошибок и устранение необходимости в тотальном контроле реализации функций (в рамках отдела или организации в целом);
минимизация издержек на реализацию определенных функций;
улучшается управляемость компании за счет уменьшения количества людей и более четкого распределения ответственности между ними;
минимизация количества необходимых согласований между сотрудниками;
наделение сотрудников большими полномочиями в сочетании с четкостью организации работы приводит к значительному повышению отдачи;
создание организационной среды с оптимальным числом уровней внутрифирменной иерархии, с более квалифицированными работниками и более гибкими структурами (акцент на выполняемой работе, а не администрировании).
Существует два принципиально разных способа применения РБП:
1) Систематический реинжиниринг - применяется при совершенствовании задокументированных и проанализированных процессов.
2) Реинжиниринг «с чистого листа» - это когда существующий процесс полностью разрушается и утилизируется. Новый процесс создается с нуля путем фундаментального переосмысления существующего.
Как и любой другой процесс совершенствования, процесс РБП можно разбить на фазы: планирования, выработки решений, внедрения рекомендаций (см. рис. 3). Решения, вырабатываемые в процессе реинжиниринга, могут, по определению, радикально уходить от существующего процесса. Поэтому вторую фазу можно разбить еще на две: первая из них связана с фактической генерацией предложений по изменениям, а вторая — с оценкой того, как их можно внедрить.[37]
Таким образом, в процедуре проведения РБП можно выделить четыре фазы:
1) Планирование - определяется проект РБП, формируется команда проекта и, если это возможно, определяются цели проекта.
2) Реинжиниринг основанный на существующем процессе. Набор методов (в том числе ФСА) позволяет перестроить процесс, поднять его уровень, чтобы в результате резко его улучшить.
3) Преобразование - определение способов внедрения нового процесса с учетом существующего процесса, потребных инвестиций, обучения и т.п.
4) Внедрение - внедрение решений, выработанных и утвержденных на двух предыдущих фазах.
Рис. 3. Процесс реализации проекта по реинжинирингу бизнес-процесса
На этапе преобразований бизнес-процесса, исследователь располагает определенным инструментарием, прежде всего рядом процедур, применение которых зависит от особенности рассматриваемого процесса. В качестве основных процедур рассматриваются следующие [46]:
Таблица 2
Основные процедуры реинжиниринга
|
Процедура |
Характеристика |
|
1. Устранение излишних или длинных потоков операций |
Устранение ненужной работы. Большинство действий по проверке, согласованию, ожиданию, отслеживанию - это непроизводительная работа, появляющаяся вследствие фрагментарности бизнес-процессов, и в результате реинжиниринга должна быть устранена. |
|
2. Устранение разрывов в бизнес-процессах |
Устранение «разрывов» и «слепых мест» в бизнес-процессах, которые достаточно часто случаются в компаниях при стихийной организации деятельности. |
|
3. Оптимизация вовлеченных ресурсов |
Сокращение ресурсопотребления путем совмещения задач. |
|
4. Выполнение бизнес-процесса самим клиентом или поставщиком. |
Передача полномочий по реализации части бизнес-процесса другим организациям |
|
5. Создание множества версий сложных процессов |
Создание дифференцированных и многовариантных (гибких) бизнес-процессов. |
|
5. Уменьшение длительности цикла |
Увеличение доли полезного времени в работе сотрудников, оборудования, вычислительных систем и т.д. |
|
6. Объединение нескольких работ в одну |
Интеграция разрозненных работ (трудовых заданий).Необходимо учитывать отсутствие возможности интеграции некоторых трудовых заданий в рамках исследуемого процесса. |
|
7. Упрощение работ |
Создание более упрощенных производственных заданий для работников, при построении более сложных бизнес-процессов. |
Применение рассмотренных выше способов РБП зависит от множества факторов: специфики исследуемого бизнес-процесса, степени его регламентации, количества персонала, занятого в его реализации, отлаженности механизмов и т.д. Стратегический курс реинжиниринга должен определяться ещё на этапе планирования. Исследователь (или проектная группа) должен проанализировать документацию, сопровождающую рассматриваемый бизнес-процесс, сопоставить алгоритм его осуществления с примерами аналогичных процессов в научно-исследовательских и периодических изданиях, а также, если существует возможность, то и в подразделениях других компаний. Полученные данные позволят определить характер изменений в процессе реинжиниринга:
Эволюционные преобразования, по средствам оптимизации существующего бизнес-процесса.
Революционные - предполагающие создание абсолютно нового бизнес-процесса, который заменит ранее существовавший.
На практике более часто применяется систематический реинжиниринг. Он базируется на правилах ESIA (по первым буквам англ. слов, см. табл. 3). Эти правила специально разработаны для выполнения четырех основных действий, предназначенных для систематизации существующих процессов [4, с. 184]:
1) уничтожить;
2) упростить;
3) объединить;
4) автоматизировать.
Таблица 3
Области применения действий в рамка правил ESIA
|
Действие |
Исключить (Exclude) |
Упростить (Simplify) |
Объединить (Include) |
Автоматизировать (Automate) |
|
Предмет систематического реинжиниринга |
Излишки производства |
Формы документов |
Задания |
Трудоемкую работу |
|
Простои |
Процедуры |
Группы |
Сбор данных | |
|
Перевозки |
Взаимодействие |
Потребителей |
Передача данных | |
|
Обработку |
Технологии |
Поставщиков |
Анализ данных | |
|
Хранение |
Проблемные области |
|
| |
|
Дефекты и ошибки |
Потоки |
|
| |
|
Дублирование |
Процессы |
|
| |
|
Переформирование |
|
|
| |
|
Проверки |
|
|
| |
|
Переделки |
|
|
|
Осуществление действий по систематическому реинжинирингу в определении предмета изменений можно осуществить по средствам анализа данных, полученных в результате пооперационного расчета затрат на реализацию процесса. Для более комплексной оценки бизнес-процесса, построения конкретных целей систематического РБП, необходимо использование функционально-стоимостного анализа, так как метод АВС calculation (пооперационный расчет затрат) не дает представления о состоянии процесса в целом [21].
РБП «с чистого листа» (революционный реинжиниринг) осуществляется проектной группой на основе вербальных тестов по ряду значимых вопросов относительно требуемого характера изменений (см. табл. 4).
Таблица 4
Критерии необходимости РБП «с чистого листа»
|
Вопрос |
Объект оценки в процессе |
Характеристика |
|
Какие? |
Потребности потребителя |
Определение предпочтений в области конечного продукта на выходе бизнес-процесса (БП). |
|
Почему? |
Показатели результативности |
Определение должного уровня выходных показателей БП, проверка на согласованность с целями компании. |
|
Где? |
Структурная схема |
Построение структурной схемы БП с учетом целевой направленности |
|
Когда? |
Временные рамки |
Определение необходимой длительности реализации БП |
|
Каким образом? |
Механизмы осуществления (функции) |
Определение необходимого БП в целом |
Положительные результаты от проведения РБП «с чистого листа», в значительной степени зависят от творческой активности, профессиональных знаний, а также от наличия современных технологий, которыми располагает проектная группа. Наглядно данный процесс можно представить следующим образом:
Рис. 4. Разработка проекта революционного реинжиниринга
Рассматриваемые подходы имеют концептуальные отличия в плане достижения конечных целей. Однако, вне зависимости от способа применения РБП на предпоследнем этапе (стадия преобразования бизнес-процессов) необходимо определить список содержательных предложений, то есть разработать перечень рекомендуемых изменений в результате перестройки бизнес-процесса. Решение принимается на основе сравнительного анализа, разрабатываемого и существующего бизнес-процесса. Полученный перечень рекомендуемых изменений составит базу для работы в следующей фазе — в фазе принятия решения о реализации выработанных содержательных предложений.