1.3. Методика применения функционально-стоимостного анализа бизнес-процессов

Функционально-стоимостной анализ используется для операционно-ориентированного расчета себестоимости продукта (услуги). В основе ФСА лежит положение о том, что для производства продукта (услуги) необходимо выполнить ряд действий, образующих определенные функции, каждое из которых требует определенных ресурсов [44]. Основная цель применения данного универсального метода - это выявление и минимизации затрат на реализацию необходимого комплекса функций.

Достоинством ФСА является наличие достаточно простых расчетных и графических методов, позволяющих дать двойственную количественную оценку выявленных причинно-следственных связей между качеством и затратами. При правильном применении функционально-стоимостного анализа снижение издержек производства обеспечивается в среднем па 20-25%. [31]

Развитие теории функционально-стоимостного анализа позволило создать достаточно обширную область его применения. Все объекты и соответствующие им виды ФСА можно сгруппировать в виде следующей таблицы:

Таблица 5

Классификация объектов ФСА [52, c.13]

Классификационный признак объекта	Объекты ФСА
1	2
1.По системам анализа	Система производства	Организационная культура (система управления)				Система сбыта
	Система снабжения	Система маркетинга				Система управ­ления запасами
	Финансовая си­с­тема организации	Используемые технологии				Система коммуникаций
2.По предметам анализа	Ассортимент	Собственный капитал				Заемный капитал
	Оборотные активы	Внеоборотные активы				Персонал
	Прямые затраты	Косвенные затраты				Финансовый результат
	Производственный результат	Потребители/клиенты				Конкуренты
3.По элементам анализа	Функции контроля	Функции учета				Функции анализа
	Функции планирования	Функции координации				Функции мотивации
4.По целям проведения	Сокращение материальных затрат на выполнение функций без изменения качества	Сокращение временных затрат на выполнение функций без изменения качества				3. Повышение ка­чества выполнения функций при базовом уровне затрат
	4. Сокращение материальных затрат на выполнение функций при параллельном увеличении уровня качества			5. Сокращение временных затрат на выполнение функций при параллельном увеличении уровня качества
5.По направ­лению денежного потока в организации	Инвестиционные потоки			Финансовые потоки
6.По сфере использования	Проектирование объекта анализа		Освоение технологии		Сбыт товаров, работ, услуг
	Производственное потребление		Непроизводственное потребление		Совершенствование товаров, ра­бот, услуг, организационных систем и структур
7.По сферам анализа	Организационные структуры		Продукты		Процессы
	Проекты		Технологии		Организационные системы
8.По направлениям деятельности	Производственный ФСА		Технологический ФСА		Проектный ФСА
	Управленческий ФСА		Финансовый ФСА

В рассматриваемом исследовании речь пойдет об управленческом функционально-стоимостном анализе. Главная цель экономического ФСА – совершенствование управленческих циклов таким образом, чтобы в каждом звене управления повысить качество выполняемых работ с минимальными производственными издержками [23]. Управленческий функционально-стоимостный анализ, в соответствии с общей целью, позволяет управлять издержками на основе более точного отнесения затрат на функции.

Необходимо обратить внимание на то, что управленческий ФСА позволяет не только определять издержки, но и управлять ими. Однако процесс управления не равнозначен функции контроля. На сегодняшний день использование данных об издержках для нужд контроля вытесняется более оперативной информацией от TQM-метода, реализованного в виде функций статистического контроля процессов (Statistical Process Control, SPC), или от интегрированных информационных систем, работающих в режиме реального времени [55].

Использование любого метода предполагает наличие специальной терминологии, специальных подходов. В ФСА используется специальный терминологический словарь (см. табл. 6).

Таблица 6

Основные термины ФСА

Термин	Характеристика
1. Функция	Действие, воздействие, способность, состояние, через которое реализуются различные потребительские свойства.[15]
1.1. Основная функция	Внутренняя функция, выполнение которой является необходимым условием сохранения, существовании, функционирования и развития объекта, ликвидация ее приводит к потере работоспособности объекта.
1.2. Вспомогательная функция	Внутренняя функция, обеспечивающая реализацию основных функций.
2. Структурно-элементная модель (схема) объекта	Условное изображение исследуемого объекта, отражающее состав и соподчиненность его элементов – носителей функций
3. Функционально- структурная модель	Условное изображение объекта, получаемое путем совмещения.
4 Функционально-стоимостная диаграмма	Условное изображение соотношения значимости, качества исполнения и затрат на функции.[52]
5. Параметр функции
5.1. Реальный параметр функции	Фактически существующая или возможная (предусмотренная нормативно-техническими документами) количественная характеристика функции.
5.2. Требуемый параметр функции	Качественная характеристика функций, необходимых для использования объекта.
5.3. Излишний (избыточный) параметр функции	Величина превышения реального параметра функции над требуемым.
5.4. Недостаточный параметр функции	Величина превышения требуемого параметра функции над реальным.
6. Затраты
6.1. Функционально-необходимые затраты	Минимально возможные затраты на осуществление объектом комплекса необходимых функций, определяемые специальными методами ФСА. [52]
6.2. Излишние затраты	Разность между фактическими и функционально необходимыми затратами.
6.3.Производственные затраты на функцию	Затраты на создание носителя функций.

Продолжение табл. 6

Термин	Характеристика
6.4.Эксплуатационные затраты на функцию	Затраты на использование (эксплуатацию) носителя функций в сфере потребления.
7. Параметры функций
7.1. Значимость функции	Характеристика, отражающая роль функции нижестоящего уровня функциональной модели в реализации функции вышестоящего уровня.
7.2.Относительная важность функции	Характеристика роли функции для объекта в целом (т. е. для потребителя).
7.3. Степень выполнения функции	Полнота реализации задач, которые должны решаться данной функцией в анализируемом варианте объекта.
7.4. Определение функций	Словесная формулировка, характеризующая свойства (действие) объекта и состоящая, как правило, из двух слов: существительного, называющего объект, и глагола, показывающего совершаемое объектом действие.
7.5. Уровень качества функций	Характеристика, отражающая обобщенный показатель степени выполнения заданных параметров функции.
8. Картотека функций	Способ систематизации информации о функциях, выполняемых изделиями, технологическими процессами, системами и т.д.

Методика проведения функционально-стоимостного анализа состоит из определенной последовательности этапов:

Рис. 5. Последовательность проведения ФСА

Каждый этап состоит в свою очередь из последовательного ряда работ (см. табл. 7). Результаты исследования, получаемые при проведении ФСА конкретного объекта, целесообразно заносить в специальные формуляры (планы, схемы, таблицы, диаграммы и т.д.), что способствует ускорению отдельных работ, обеспечивает определенный порядок их выполнения. Как уже было отмечено, ФСА рассматривается в сочетании с систематическим РБП.

Таблица 7

Состав работ по ФСА объектов при их совершенствовании [52, c. 13]

Этап	Краткое содержание работ
1. Подготовительный	Системный выбор объекта Определение целей ФСА
2. Информационный	Сбор и систематизация информации Изучение объекта модернизации Составление структурной модели объекта, его стоимостные характеристики, системное изучение рыночного спроса
3. Аналитический	Формулирование функций объекта и его материальных носителей Построение структурно-функциональной, функциональной и функционально-структурной моделей объекта Оценка значимости функций и затрат, связанных с осуществлением функций Выделение функциональных зон объекта Формулирование задач совершенствования объекта
4. Творческий	Поиски, выдвижение и отбор идей по совершенствованию объекта Систематизация идей по функциям Формирование вариантов исполнения объекта
5. Исследовательский	Обсуждение и отбор предложений Комплексная оценка по экономическим критериям Анализ полученных результатов исследований и выбор наиболее перспективных из них
6. Рекомендательный	Обсуждение вариантов и принятие наилучшего, исходя из намеченных критериев окончательного варианта решения
7. Реализация проекта

Подготовительный этап представляет собой, как и вся процедура функционально-стоимостного анализа, последовательность взаимосвязанных операций (рис. 6).

Рис. 6. Подготовительный этап ФСА

Конечные цели данного этапа:

• выбор объекта анализа,

• определение цели исследования,

• обсуждение и утверждение плана проведения ФСА

Информационный этап (см. рис. 7) начинается со сбора необходимой информации по ходу реализации функций в контексте исследуемого объекта. При этом важно соблюдать принцип научности исследования, то есть материалы должны быть полными и достоверными (первичная документация, с подробным описанием принципа работы и объяснением структуры системы, содержательные схемы).

Рис. 7. Информационный этап ФСА

Необходимую информацию и используемые источники в процессе реализации данного этапа, можно представить в виде таблицы:

Таблица 8

Документация информационного этапа ФСА

Цель изучения (предмет)	Источник информации
1. Последовательность и структура работ	Структурная документация - чертежи, схемы, алгоритмы работы
2. Процесс изготовления продукта (услуги)	Техническая документация - техпроцесс изготовления, оборудование
3. Условия реализации работ	Эксплуатационные документы – параметры, условия эксплуатации, гарантийный срок, возможность ремонта и т. д
4. Экономическое состояние объекта	Экономическая информация – затраты на стадиях (блок 4): разработки, изготовления, эксплуатации, хранения, утилизации объекта ФСА;
5. Сопровождающая информация	Патентная информация – патенты, рационализаторские предложения (внедренные и не реализованные)

Конечная цель информационного этапа - сбор, систематизация и всестороннее изучение фактической информации по объекту ФСА.

Следующий, аналитический этап проведения ФСА имеет конечной целью построение функционально идеальной модели объекта (реализации бизнес-процесса). Поставленная цель достигается путем поэтапного проектирования рассматриваемой модели с помощью определенных методов (см. рис. 8).

Рис. 8. Аналитический этап ФСА

Анализ данных, полученных на информационном этапе целесообразно осуществлять с помощью следующих методов:

1. Метод профессионального анализа - основан на приемах научного исследования (анализ, абстрагирование, дедукция, индукция), когда вначале подбираются многословные формулировки, которые затем обобщаются и сокращаются до двух слов (при определении функции объекта) [20].

2. Метод логической цепочки - основан на постепенном построении всей цепочки взаимодействий отдельных элементов системы. Этот подход наиболее полно развит в методике FAST (техника систематизированного анализа функций).

3. Метод «черного ящика» основан на предположении, что всякая система рассматривается как бы с неизвестным внутренним устройством, но с известными состояниями входных и выходных действий [52].

Конечная цель аналитического этапа - формулировка всех возможных функции объекта и его элементов, оценка весомости функций, их качества, построение функциональной диаграммы (FAST-диаграмма) и функционально-стоимостной диаграммы (ФСД), формулировка задач для совершенствования объекта на творческом этапе ФСА.

Один из результатов аналитического этапа - это построенная FAST-диаграммы. Она представляет собой графическую интерпретацию набора выявленных функций в контексте исследуемого объекта (см. Приложение 2). Затем при помощи специальной формы определяются затраты на осуществление функций отдела (или другого исследуемого объекта)

При помощи тестов «Как?», «Зачем?», «Когда?» отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций объекта исследования, так как относятся к категории излишних или несвойственных. Все основные функции по направлению слева направо должны отвечать на вопрос «Как?», а по направлению справа налево — на вопрос «Зачем?». Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос «Когда?» (когда возможно осуществление основной функции?). В случае необходимости количество тестов можно увеличить [15].

Творческий этап ФСА представляет собой процесс формирования возможных рекомендаций, направленных на улучшение текущего состояния объекта. На данном этапе широко используются различные методы генерации идей («мозговой штурм», собеседование, экспертные оценки и т.д.). Конечный результат творческого этапа - это выявленные и сформулированные идеи решений определенных задач, технических противоречий. На конечный результат данного этап ФСА влияют определенные действия со стороны исследовательской группы (см. рис. 9).

Рис. 9. Формирование конечного результата творческого этапа ФСА

Исследовательский этап научно-технической экспертизы (см. табл. 7) считается законченным, если все идеи решения задачи функционально-стоимостного анализа оценены и из них выбраны те, по которым нет сомнений с точки зрения их осуществимости и экономической целесообразности [38].

Конечный результат рекомендательного этапа научно-исследовательской экспертизы составляет передача предложений, разработок службам, которые обеспечивают изготовление нового варианта объекта ФСА (новой схемы реализации процесса).

Рассматриваемые этапы функционально-стоимостного анализа во многом коррелируются с алгоритмом реинжиниринга бизнес-процессов, поэтому целесообразным представляется рассматривать эти методики совместно, как дополняющие друг друга. Таким образом результаты, полученные на последнем этапе ФСА являются базой для построения нового или совершенствования существующего бизнес-процесса.

Весь комплекс реализуемых мероприятий, как результат управленческого ФСА сводится к совершенствованию системы управления исследуемым бизнес-процессом. В мировой практике использования ФСА принята следующая классификация методов совершенствования системы управления [52, c. 17]:

ФСА Назначение: расчет реальной стоимости и услуг; определение затратных центров; анализ стоимостных факторов и показателей производительности бизнес-процессов Методологии: АВВ, АВС, АВМ Функциональное моделирование Назначение: описание бизнес-процессов в виде системы взаимосвязанных функций Методологии: IDEF0,DFD, EPC	Анализ организации бизнеса Назначение: определение миссий, иерархий, целей, принципов ведения бизнеса; оценка эффективности реализации бизнес-процессов; спецификация требований к подсистеме информационной поддержки Методологии: ERD,TQM,SАDT,DFD
Информационное моделирование Назначение: описание информационной структуры объектов, сущностей; идентификация отношений между объектами Методологии: IDEF1(X),ERD	Имитационное моделирование Назначение: моделирование поведения системы в различных условиях; анализ характеристик бизнес-процессов; анализ распределения ресурсов Методологии: CРN,SАDT

Рис. 10. Области использования различных методологий в работах по модели­ро­ва­нию и анализу бизнес-процессов

Таким образом исследователь обладает обширным инструментарием, с помощью которого можно выявить и устранить причины низкой результативности и эффективности исследуемых процессов, а при отсутствии явных проблем, разработать и предложить более лучшую, по относительным параметрам, схему реализации бизнес-процесса.

Характеризуя конкретные результаты, полученные в процессе составления данной главы, необходимо отметить, что удалось добиться решения поставленных задач в области изучения теоретических основ терминологических понятий «бизнес-процесс» и «реинжиниринг». Также была составлена теоретическая база применительно к методике функционально-стоимостного анализа, описан алгоритм действий в его рамках.