Керування книгами й аркушами
Під час запуску програми Excel 2010 автоматично відкривається новий документ, який має назву «Книга». Книга складається з декількох аркушів (як правило, трьох). Надалі, в ході роботи з програмою, можна відкривати або створювати нові книги, кількість яких практично не обмежена.
Щоб самостійно створити новий документ, можна використати сполучення клавіш Ctrl+N (рекомендують як найшвидший спосіб) або вибрати на стрічці вкладку Файл, команду Створити, при цьому буде відкрите вікно подання Backstage, частина Доступні шаблони, в якій необхідно вибрати об’єкт Нова книга або натиснути кнопку Створити внизу вікна.
Щоб зберегти документ (книгу), можна скористатися одним із таких способів:
у вікні відкритої книги натиснути клавішу або використати сполучення клавіш Shift+F12, цей спосіб добре підходить для першого збереження документа;
у вікні відкритої книги на панелі швидкого доступу клацнути на кнопці Зберегти.
Книга може бути збережена в різних форматах. Стандартний формат файлів Office Excel 2010 – книга Excel (*.xlsx). Інший формат збереження можна обрати, використавши вкладку стрічки Файл – Зберегти як. Для сумісності з попередніми версіями електронних таблиць слід обрати формат «книга Microsoft Excel 97-2003» (*.xls).
Книга може містити як мінімум один аркуш, за стандартними настроюваннями файл нової книги містить три аркуші, при цьому нові аркуші в книгу можуть бути додані в будь-який момент роботи з документом. Кількість аркушів у новостворених книгах можна регулювати в настроюваннях вкладки стрічки Файл – Параметри – Кількість аркушів. Максимальна кількість аркушів у книзі попередніх версій електронних таблиць складала 255, в Excel 2010 вона практично не обмежена і визначена обсягом оперативної пам’яті комп’ютера. Аркуші в книзі можуть бути як звичайними – з даними, так і спеціалізованими аркушами діаграм, що містять тільки графічне подання результатів обробки даних. Дані можна вводити й змінювати як в одному аркуші, так і в декількох аркушах одночасно. Для обчислень можна використовувати дані з декількох аркушів. Розташування аркушів у книзі можна змінювати на свій розсуд. Стандартні імена аркушів можна змінювати, даючи їм будь-які інші назви.
Для керування аркушами можна використовувати як функції стрічки, так і контекстне меню ярличка аркушів (більш зручний спосіб), у якому подані всі доступні для аркушів дії.
Щоб змінити назву аркуша, досить двічі клацнути на його ярличку, наприклад Аркуш1, після цього ввести нову назву й натиснути клавішу Enter. Ім’я аркуша може містити до 32 символів.
Для видалення аркуша можна вибрати вкладку стрічки Головна, команду Видалити групи Комірки – Видалити аркуш, або застосувати команду Видалити в контекстному меню ярличка аркуша. Видалення аркуша на відміну від інших дій не можна відмінити, тому необхідно виконувати цю дію уважно й обережно.
Додавання нового аркуша здійснюють через функцію стрічки Головна командою Вставити з групи Комірки – Вставити аркуш або командою Вставити в контекстному меню ярличка аркуша.
Для копіювання аркуша необхідно вибрати в контекстному меню ярличка аркуша команду Перемістити або скопіювати. У вікні, що відкрилося, вибрати опцію Створювати копію й натиснути ОК (рис. 5).
Рис. 5. Копіювання аркуша
Копіювання й переміщення аркушів у межах робочої книги можна виконувати перетягуванням: для переміщення – перетягнути ярличок, утримуючи ліву кнопку миші; для копіювання – перетягнути ярличок лівою кнопкою миші, утримуючи Ctrl.
Копіювання, переміщення і видалення можна застосовувати до груп аркушів. Виділення групи аркушів здійснюють з їх ярличками подібно до виділення групи файлів – клацанням окремих ярличків, утримуючи Ctrl, або (для групи послідовно розташованих ярличків) клацанням на першому й останньому, утримуючи Shift.
Для роботи з різними частинами великої таблиці на аркуші зручно застосовувати функції поділу вікна (функція стрічки Вигляд – Вікно – Розділити), закріплення областей аркуша (функція стрічки Вигляд – Вікно – Закріпити області, вони залишаються нерухомими в разі прокручування) і приховання стовпців й/або рядків (виділити та вибрати в контекстному меню Сховати або Відобразити для зворотної дії).