- •Пермский государственный институт искусства и культуры
- •1. Структура системы управления
- •2. Компьютерная информационная система в структуре организации
- •2.1 Схема внедрения компьютерной ис в организацию
- •2.2. Проектирование ис
- •3. Разработка баз данных для информационных систем
- •3.1. Получение внутреннего нормализованного представления данных с использованием реляционной модели
- •3.2. Задание для самостоятельной работы
- •4. Создание внутреннего представления данных вAccess
- •4.1. Основные приемы работы с субДaccess
- •4.1. 1. Создание новой базы данных
- •4.1.2. Создание новых таблиц базы данных
- •4.2. Установка связей между таблицами и ввод данных в таблицы
- •4.2.1. Установка связей между таблицами
- •4.2.2. Ввод данных в таблицы бд
- •4.3. Создание форм
- •4.4. Создание сложных форм для работы с базой данных
- •4.5. Работа с данными с помощью формы
- •4.6. Создание сложных форм
- •4.7. Работа с запросами и отчетами
- •4.7.1. Создание и фильтрация запросов
- •4.7.2. Создание и просмотр отчетов
- •5. Разработка приложений для информационных систем
- •5.1. Приложения на основе текстового процессораWord
- •5.1.1. Основные средства разработки приложений
- •5.1.2. Использование полей
- •5.2. Слияние документов
- •5.3. Разработка и использование макросов
- •5.4. Создание серии документов с помощью операции слияния
- •6. Приложения на основе табличного процессораExcel
- •6.1. Создание сводной таблицы
- •Самостоятельная работа
- •6.2. Изменение структуры таблицы
- •Вычисляемое поле
- •Самостоятельная работа
- •Обновление данных
- •Группирование элементов сводной таблицы.
- •7. Приложения на основеPowerPoint
- •7.1. Работа с простыми презентациями
- •7.1.1. Структура презентацииPowerPoint
- •7.2. Просмотр ранее созданной презентации
- •7.3. Создание презентации на основе шаблонов
- •7.4. Создание презентации с «чистого листа»
- •7.5. Включение в презентацию элементов управления
- •7.6. Размещение элементов управления для перемещения между слайдами
- •7.7. Размещение гиперссылок в слайде
- •8. Приложения, созданные средствами языка программированияVba
- •8.1. Автоматизация выполнения задач с помощью макросов
- •8.2. Советы по записи макросов
- •8.3. Запись макроса
- •8.4. Написание макроса на языке Visual Basic
- •8.5. Создание макросов в текстовом процессореWord
- •8.6. Инструментальная среда Visual Basic for Application
- •8.7. Создание пользовательских панелей и кнопок запуска программ
- •8.8. Решение задач при помощи стандартных средствVba
- •8.9. Программа поиска наибольшего элемента массива
- •8.10. Линейные алгоритмы и ветвления
- •8.11. Циклические алгоритмы
- •8.12. Создание пользовательских форм с элементами управления
- •8.13. Создание программы подготовки открыток
- •Дерябин а. И., Лебедев в. В. Лядова л. Н. Информационные технологии управления Руководство к практическим занятиям
5. Разработка приложений для информационных систем
5.1. Приложения на основе текстового процессораWord
Документы Word могут быть основанием для разработки приложений к базам данных. Связывание документов с базой данных осуществляется при помощи механизма «Слияние». Для настройки документов- приложений используются поля и макросы. Ниже приведены сведения, необходимые для создания приложений в Word.
5.1.1. Основные средства разработки приложений
Текстовый процессор Word позволяет снизить трудоемкость многих операций, выполняемых при подготовке документов. Средствами автоматизации документов Word являются поля (элементы документов, автоматически вычисляемые Word), специальные команды, автоматизирующие трудоемкие операции (команды слияния, поиска и замены, проверки правописания, автозамены и т.д.), макросы, а также средства, позволяющие задать правила оформления документов, их макеты (стили и шаблоны) и т. д.
5.1.2. Использование полей
Поле - это специальный код (набор инструкций), вставляемый в документ и предназначенный для размещения автоматически вычисляемой информации определенного вида в определенных местах документа. Поля динамичны, их значения можно обновлять. Обновление происходит либо автоматически, либо по команде пользователя.
В Word используются десятки полей различного типа. Некоторые поля просты в использовании, они вставляются с помощью соответствующих их типу команд (например, номера страниц, оглавления). Другие достаточно сложны, их использование требует знания навыков программирования.
Над полями выполняется четыре операции:
вставка поля в документ с помощью диалогового окна Поле (команда Вставка, Поле...) или с помощью специальной команды для соответствующего типа поля (номеров страниц, даты и времени и т.п.));
обновление поля (информации, вычисляемой полем) осуществляется командой Обновить поле, выполняемой в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши по полю;
просмотр полей (значения и коды можно просмотреть, установив указатель мыши на поле и выполнив в его контекстном меню команду Коды/значения полей);
переход к следующему полю можно выполнить, нажав клавишу F11, а к предыдущему - Shift+F11.
5.2. Слияние документов
Организация делопроизводства предполагает необходимость тиражирования документов, имеющих общую «основу», отличающихся лишь небольшими фрагментами текста (например, рассылка писем-уведомлений или приглашений всем клиентам фирмы, печать справок для целой группы лиц и т.п.).
Для создания большого тиража какого-либо документа (письма, распоряжения, приказа и т.д.), все экземпляры которого отличаются только несколькими словами, можно использовать команду слияния, которая позволяет создать множество экземпляров документа на основе одного подготовленного «образца».
При выполнении команды слияния используются два документа:
основной документ, являющийся «образцом», «макетом», с которого «печатается тираж»;
источник данных - документ, из которого выбирается информация для заполнения тех фрагментов документа, которыми различаются его копии. Обычно это таблица или запрос из базы данных.
В качестве основного может использоваться документ, представляющий собой бланк, созданный на основе шаблона, наклейка и т.д.
Источником данных может служить таблица, содержащаяся в документе Word, или внешняя база данных.
Основной документ и источник данных могут быть созданы заранее или в ходе выполнения команды слияния. При выполнении команды слияния эти документы можно отредактировать.
В основной документ, в те его места, где информация должна меняться в различных экземплярах, вставляются специальные поля, которые в ходе выполнения команды слияния будут заменяться информацией из источника данных. Каждое поле содержит информацию, позволяющую сопоставить его с данными из источника данных.
Каждая строка таблицы, содержащейся в источнике данных, представляет собой запись, информация из которой служит для заполнения одного экземпляра, создаваемого на базе основного документа. Запись состоит из полей, каждое из которых сопоставляется с полем в основном документе: данные из поля в таблице при слиянии (объединении) вносятся в соответствующее поле экземпляра основного документа (см. рис.).
Рис. Действие команды слияния
Сопоставление производится по имени поля (имя содержится в коде поля в основном документе и в заголовке столбца таблицы в источнике данных).
В более сложных случаях перед заполнением основного документа с помощью слияния можно выполнить отбор данных, а при заполнении - сформировать значения полей в зависимости от заданных в команде условий.