1. Структура системы управления
Для успешного функционирования в организации необходима система управления (СУ). Состав СУ показан на рис.1.
Управляющий орган вырабатывает и передает на объект управления командную информацию в виде инструкций, приказов, решений, положений и т. п. Объект управления выполняет приказы с целью достижения определенного результата управления. На объект управления оказывает отрицательное воздействие внешняя среда. При этом состояние системы изменяется. Объект управления сообщает о результате и состоянии управляющему органу по осведомительному каналу (каналу обратной связи). Таким образом, реализуется цикл управления.
Вся информация, циркулирующая в системе, организована в информационную систему (ИС). Структура ИС приведена на рис.2.
Она включает три основных компонента: персонал, интерфейс и информационная технология (ИТ). ИТ состоит из обеспечивающей и функциональной частей.
Персонал это люди, умеющие работать с информационной технологией.
Интерфейс это средства управления информацией. Различают четыре основных вида интерфейса: командный, используется система команд, WIMP – используется в современных операционных системах. Расшифровывается как Окно, Рисунок, Меню, Указатель. SILK – перспективный интерфейс, расшифровывается как Речь, Трехмерная картина, Язык, Знания. Самый последний интерфейс называется Общественный. Он включает достижения интерфейсов WIMP и SILK. Предполагается использовать Общественный интерфейс как всеобщий универсальный.
ИТ позволяет реализовать алгоритмы обработки информации. Она имеет обеспечивающую и функциональную части.
Функциональная часть реализует операции, связанные с обработкой информации. Их называют информационными процессами.
Обычно выделяют следующие информационные процессы: получение информации, передача информации, накопление информации, хранение информации, поиск информации, обработка информации, представление информации, администрирование информации, защита информации и т.д.
Обеспечивающая часть включает виды обеспечения информационной технологии.
Выделяют информационное обеспечение, лингвистическое, математическое, алгоритмическое, техническое, программное, методическое, юридическое, медицинское и т.п.
Информационное обеспечение состоит из массивов информации, которая используется в ИС. Качество информационного обеспечения определяет качество управления организацией.
Для ускорения процессов в системе руководства организацией необходимо автоматизировать процессы обработки информации в организации.
Это возможно если внедрить в организацию компьютерную информационную систему.
2. Компьютерная информационная система в структуре организации
2.1 Схема внедрения компьютерной ис в организацию
Повышение качества управления организацией связанно с ускорением обработки информации за счет автоматизации процессов принятия решений.
Компьютерные автоматизированные информационные системы разрабатываются и внедряются в структуру организации. На рисунке 3 приведена схема управления организацией с использованием ИС.
Система управления, состоящая из управляющего органа и объекта управления, объединяется с информационной системой. ИС состоит из базы данных и приложений, входящих в состав автоматизированных рабочих мест (см. рис.2.). Приложения – это программы, решающие информационные задачи пользователей. Они используют исходные данные, хранящиеся в базе данных. Результаты решения информационных задач также размещаются в БД. Обычно под информационными понимают следующие типы задач: - ввод, вывод и модификация информации, -подготовка и вывод на печать документов, -подготовка и отправка электронных сообщений, обработка информации с применением математических или логических формул, статистическая обработка данных и т.п.
Автоматизированные рабочие места включают компьютерную технику и приложения, необходимые для работы конкретных специалистов. Например, менеджеров, экономистов, техников, операторов и т.д. Каждый специалист решает свой круг информационных задач, поэтому приложение на его рабочем месте должно «уметь» решать эти задачи.
В современных операционных системах обработка информации выполняется при помощи элементов графического интерфейса - окон. В терминологии современных технологий разработки ИС окна называются формами. Специальные формы, используемые для подготовки бумажных документов, бланков получили название – отчеты.
Внешне приложения состоят из набора форм и отчетов. Обычно форму или отчет связывают с решением конкретной информационной задачи. Например, ввод сведений о клиентах туристической фирмы.
База данных ИС должна содержать все необходимые исходные данные для решения всех возможных пользовательских информационных задач. Информационные задачи, решаемые организацией, связаны с её бизнес – процессами (хозяйственными операциями). Поэтому в БД отражаются все состояния и процессы, происходящие в организации. БД – информационная модель деятельности организации.