- •Пермский государственный институт искусства и культуры
- •1. Структура системы управления
- •2. Компьютерная информационная система в структуре организации
- •2.1 Схема внедрения компьютерной ис в организацию
- •2.2. Проектирование ис
- •3. Разработка баз данных для информационных систем
- •3.1. Получение внутреннего нормализованного представления данных с использованием реляционной модели
- •3.2. Задание для самостоятельной работы
- •4. Создание внутреннего представления данных вAccess
- •4.1. Основные приемы работы с субДaccess
- •4.1. 1. Создание новой базы данных
- •4.1.2. Создание новых таблиц базы данных
- •4.2. Установка связей между таблицами и ввод данных в таблицы
- •4.2.1. Установка связей между таблицами
- •4.2.2. Ввод данных в таблицы бд
- •4.3. Создание форм
- •4.4. Создание сложных форм для работы с базой данных
- •4.5. Работа с данными с помощью формы
- •4.6. Создание сложных форм
- •4.7. Работа с запросами и отчетами
- •4.7.1. Создание и фильтрация запросов
- •4.7.2. Создание и просмотр отчетов
- •5. Разработка приложений для информационных систем
- •5.1. Приложения на основе текстового процессораWord
- •5.1.1. Основные средства разработки приложений
- •5.1.2. Использование полей
- •5.2. Слияние документов
- •5.3. Разработка и использование макросов
- •5.4. Создание серии документов с помощью операции слияния
- •6. Приложения на основе табличного процессораExcel
- •6.1. Создание сводной таблицы
- •Самостоятельная работа
- •6.2. Изменение структуры таблицы
- •Вычисляемое поле
- •Самостоятельная работа
- •Обновление данных
- •Группирование элементов сводной таблицы.
- •7. Приложения на основеPowerPoint
- •7.1. Работа с простыми презентациями
- •7.1.1. Структура презентацииPowerPoint
- •7.2. Просмотр ранее созданной презентации
- •7.3. Создание презентации на основе шаблонов
- •7.4. Создание презентации с «чистого листа»
- •7.5. Включение в презентацию элементов управления
- •7.6. Размещение элементов управления для перемещения между слайдами
- •7.7. Размещение гиперссылок в слайде
- •8. Приложения, созданные средствами языка программированияVba
- •8.1. Автоматизация выполнения задач с помощью макросов
- •8.2. Советы по записи макросов
- •8.3. Запись макроса
- •8.4. Написание макроса на языке Visual Basic
- •8.5. Создание макросов в текстовом процессореWord
- •8.6. Инструментальная среда Visual Basic for Application
- •8.7. Создание пользовательских панелей и кнопок запуска программ
- •8.8. Решение задач при помощи стандартных средствVba
- •8.9. Программа поиска наибольшего элемента массива
- •8.10. Линейные алгоритмы и ветвления
- •8.11. Циклические алгоритмы
- •8.12. Создание пользовательских форм с элементами управления
- •8.13. Создание программы подготовки открыток
- •Дерябин а. И., Лебедев в. В. Лядова л. Н. Информационные технологии управления Руководство к практическим занятиям
Самостоятельная работа
Добавить в таблицу вычисляемое поле «Денежная сумма с учетом НДС». Вычисления выполнить по формуле: «Денежная сумма»+ «Денежная сумма»*0,2.
Обновление данных
При изменении исходных данных следует нажать кнопку «» (Обновить) панели инструментов «Сводные таблицы». В результате данные в сводной таблице, в том числе и итоговые (К примеру, данные в строке и в столбце «Общий итог» будут изменены, т.е. вычислены заново).
Задание 6. Обновление данных
Щелкните по ярлыку рабочего листа Исходные данные, замените услуги Ламинирование на Ксерокопирование. Измените значение поля Стоимость услуг, установив значение 1.
Щелкните по ярлыку рабочего листа Услуги БНТИ. Щелкните по кнопке Обновить на панели инструментов Сводные таблицы. Убедитесь, что данные в сводной таблице, в том числе и итоговые показатели, изменились.
Примечание. Многие действия, которые были описаны ранее, можно выполнить с помощью команд контекстного меню, которое появляется, Если щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой. Среди прочих команд, здесь есть команда Обновить данные, упомянутая выше. Рассмотрим подробнее команду Группа и структура.
Группирование элементов сводной таблицы.
В Excel предусмотрено средство, которое позволяет группировать определенные элементы полей сводной таблицы. К примеру, если поле состоит из дат, то для каждой даты в сводной таблице будет отведена строка или столбец. Иногда это бывает неудобно, поскольку сводная таблица содержит слишком много деталей. В этом случае даты объединяют по кварталам или месяцам.
Вернемся к нашей базе данных, представленной на рис.1. и к сводной таблице на рис.5.
Задание 7. Группирование и сокрытие деталей
В списке значений поля Наименование (см. рис.5) выберем значение (Все).
Предположим, что нас интересует, на какую сумму услуги были предоставлены частным предпринимателям. Из базы данных мы знаем, что таковыми являются Грачев и Дятлов. Выделите эти элементы поля Клиенты. Поскольку элементы поля расположены не рядом, то выделяют их, нажав предварительно клавишу Ctrl.
Выполните команды Данные Группа и структура Группировать
Щелкните правой кнопкой в области данных сводной таблицы, выполните команду Группа и структура, а затем команду Скрыть детали.
В предыдущем пункте было выполнено группирование по столбцам. Теперь выполните группирование по строкам: выделите те элементы поля Сотрудники, в которых присутствует данные за оказанные услуги частным предпринимателям, затем щелкните по кнопке Группировать на панели инструментов Сводная таблица. После того, как группирование будет завершено, щелкните по кнопке Скрыть детали. В результате будет получена таблица, представленная на рис.9.
Для того, чтобы вернуть сводную таблицу в прежнее состояние выполните следующие действия: последовательно щелкните по кнопке (Отобразить детали), а затем по кнопке (Разгруппировать) на панели Сводные таблицы.
Рис. 9. Сводная таблица после операции Группировка
Задание 8. Автоматическое создание группы.
Создайте новую сводную таблицу, разместив в области данных поле Наименование услуг, в области строк поле Сотрудник, в области страниц поле Клиент, в области столбцов поле Дата оказания услуги. Полученная сводная таблица отображает количество услуг, которые конкретный сотрудник оказывает каждому из клиентов в указанном временном диапазоне;
Щелкните правой кнопкой мыши по элементу поля Дата оказания услуги;
Выберите в контекстном меню команду Группа и структура, Группирование. Далее в диалоговом окне Группирование (рис.10), оставив шаг группирования в месяц, нажмите кнопку OK. В результате будет получена таблица, представленная на рис. 11.
Рис. 10. Диалоговое окно Группирование
Рис. 11. Результат выполнения группирования по месяцам
Выводы:
Сводные таблицы являются мощным средством экономического анализа, позволяющим обратиться к базе данных с любым вопросом, возникшим у специалиста в любой предметной области и получить необходимый ответ.
Методика применения сводной таблицы предполагает следующие этапы:
формулировка вопроса на языке предметной области;
определение структуры сводной таблицы, содержащей ответ на поставленный вопрос (что следует размещать в область страниц, области строк, столбцов и область данных).
определение того, какие преобразования данных требуются для получения ответа (нужны ли формулы и какие, нужно ли группировка данных и т.д.);
запуск мастера для создания сводной таблицы.
Вопросы для самоконтроля:
Что такое сводные таблицы и когда их целесообразно применять?
Как вставить в сводную таблицу вычислительное поле?
Как изменить структуру сводной таблицы?
Какие средства есть для группировки элементов сводной таблицы?