4.2.2. Ввод данных в таблицы бд

Ввод данных можно осуществить напрямую, открыв таблицу. При этом данные в таблице отображаются в форме, сходной с представлением данных в электронных таблицах (см. рис.). В каждой строке размещается информация об одном объекте, описываемом информацией, содержащейся в таблице.

Задание 4. Откройте таблицу «Услуги» (для этого можно дважды щелкнуть по значку таблицы в окне БД или выделить нужную таблицу и щелкнуть кнопку Открыть) и введите данные (перечень оказываемых услуг и их стоимость – см. рис.) в записи таблицы (значение поля «КодУслуги» Access определяет автоматически, присваивая при создании новой записи очередной номер). Закройте таблицу, сохранив изменения.

Задание 5. Введите в таблицу «Исполнители» список исполнителей заказов. Вводить нужно только данные (инициалы и фамилию) в поле ФИО. Например: «ооосипов» (в соответствии с маской будет введено «О.О.Осипов»), «кккукушкин» – «К.К.Кукушкин», «иогришина» – «И.О.Гришина. Значение счетчика определяется автоматически.

Фирма готова к работе: определен перечень оказываемых услуг и их исполнители – сотрудники фирмы!

Такой способ ввода данных оказывается неудобным для ввода данных в подчиненные таблицы (например, в таблицу «Заказы»), так как для ввода данных в нее нужно знать значения ключевых полей соответствующих записей из главных таблиц. Например: заказ относится к конкретному клиенту, следовательно, чтобы связать его с клиентом необходимо знать номер клиента, заказ делается на конкретную услугу, следовательно, нужно знать ее код, заказ поручается конкретному исполнителю, следовательно, нужно знать его номер. Реальные таблицы базы данных обычно достаточно большие и содержат десятки столбцов и сотни строк. Естественно, что такая таблица целиком не помещается на экране. Кроме того, в таких таблицах, как правило, заполняются или редактируются не все столбцы. Выполнять такие операции в большой таблице неудобно. Для удобства работы с данными в БД создаются формы.

4.3. Создание форм

Для создания формы следует переключиться в окне БД на вкладку «Формы» и щелкнуть кнопку Создать. При этом раскрывается диалоговое окно Новая форма. В этом окне следует указать способ создания формы и таблицу, для которой создается форма.

Наиболее простой способ создания формы (диалогового окна для просмотра и редактирования информации, содержащейся в отдельной записи БД) – использование автоформ

(Автоформа: в столбец, Автоформа ленточная, автоформа: табличная). В этом случае форма для выбранной из списка таблицы создается автоматически по описанию таблицы (см. рис.).

В форму по желанию пользователя могут быть включены элементы управления для ввода данных в таблицу и кнопки, позволяющие перемещаться между записями таблицы. Созданная форма отображается на экране, при ее закрытии Access запрашивает подтверждение ее сохранения и имя (обычно имя совпадает с именем соответствующей таблицы).

Задание 6. Создайте в режиме «Автоформа: в столбец» формы для таблиц «Клиенты» и «Услуги». Для этого нужно выполнить следующие шаги:

1. В окне базы данных перейти на вкладку «Формы».

2. Щелкнуть кнопку Создать.

3. В диалоговом окне «Новая форма» выбрать режим «Автоформа: в столбец»

4. Выбрать из списка в качестве источника нужную таблицу.

5. Щелкнуть кнопку ОК.

6. Закрыть появившуюся форму с помощью кнопки .

7. Подтвердить сохранение формы щелчком по кнопке Да в окне, открываемом Access.

8. Ввести имя формы в окне «Сохранение» и щелкнуть кнопку ОК.

Мастер форм строит форму в диалоге с пользователем. Он позволяет выбрать поля таблицы, которые должны отображаться в форме (см. рис.), выбор полей осуществляется с помощью кнопок  >  и >> (кнопка  >  позволяет отбирать поля записи для вывода в форме по одному, а кнопка >> отбирает все поля сразу). Кнопки  < и << позволяют отказаться от выбора полей. Щелчок по кнопке Далее после выбора полей позволяет перейти к следующему этапу создания формы. В следующих диалоговых окнах можно выбрать внешний вид формы (например, в один столбец) и требуемый стиль (например, обычный). Кноп­ка Назад позволяет вернуться в предыдущему шагу. В последнем диалоговом окне Мастера создания форм можно ввести имя созданной формы и щелкнуть кнопку Готово. Если в этом окне установлен переключатель «Открытие формы для просмотра или ввода данных», то сразу после щелчка по кнопке Готово форма открывается в рабочем режиме.

Задание 7. Создайте форму для таблицы «Исполнители» (включите в нее все поля) с помощью Мастера создания форм. Для этого нужно выполнить команду создания формы и выбрать в окне «Новая форма» режим «Мастер форм». После выбора в качестве источника таблицы «Исполнители» и щелчка по кнопке ОК открывается диалоговое окно Мастера, далее нужно следовать его указаниям.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое форма? Зачем она нужна?

2. Какие способы создания форм существуют в СУБД?

3. Когда целесообразно использовать Автоформу?

4. Как работает Мастер форм?