§ 3.3. Организация системы закупок на принципах прокьюремента
Для проведения эффективных закупок необходимо наличие следующих элементов:
проработанные правила проведения закупок;
квалифицированные специалисты, осуществляющие работу с контрагентами;
орган, осуществляющий объективный выбор контрагента.
Наиболее общей схемой, реализующей конкурентный способ отбора контрагентов, является трехэлементная схема (рис. 3.2.).
Рис. 3.2. Схема реализации конкурентного способа отбора контрагентов
Внутренний заказчик формирует требования к продукции (техническое задание) и согласует его с отделом закупок, который готовит материалы, необходимые для проведения закупки. Данные материалы представляются на утверждение высшего руководства и конкурсной комиссии.
Конкурсная комиссия (функции последней зависят от документа «Положение о конкурсной комиссии») привлекает заявки от поставщиков, рассматривает и оценивает эти заявки, принимая решение о выборе контрагента. Часто возникает необходимость привлечения экспертов для рассмотрения и оценки заявок. Этими экспертами являются представители заказчика, т.е. того подразделения, для нужд которого проводится закупка, а также сторонних организаций.
После этого отдел закупок либо внутренний заказчик заключает договор с выбранным поставщиком.
Часто наряду с отделом закупок в организациях существует отдел договоров, который координирует работу с поставщиками.
Для реализации описанного процесса необходимы документы, регламентирующие порядок проведения закупки, взаимодействия подразделений и выбора поставщика. В различных организациях и предприятиях перечень документов может варьироваться, однако можно перечислить основополагающие документы: положение о закупках; регламент проведения закупок; положение о конкурсной комиссии; приказы руководства; процедурные документы.
1. Положение о закупках. Данный документ определяет используемые в организации способы закупок, условия и порядок их применения, а также регламентирует документооборот. Если речь идет о государственном учреждении, то законодательство четко устанавливает, в каком случае проводится соответствующая процедура закупки. Так, закупка на сумму до 100 тыс. руб. за квартал может проводиться путем заключения общегражданского договора (поставки, купли-продажи); закупка на сумму от 100 до 500 тыс. руб. за квартал должна проводиться путем организации запроса котировок; закупка на сумму от 500 тыс. руб. за квартал должна проводиться путем проведения открытого конкурса. Проведение закрытого конкурса либо открытого аукциона осуществляется для закупки продукции, содержащейся в перечнях продукции, работ, услуг, установленных Правительством РФ. Те же правила действуют в отношении закупок, проводимых естественными монополиями.
2. Регламент проведения закупок. Данный документ описывает принципы работы и порядок взаимодействия подразделений, участвующих в закупке, и механизм принятия всех решений. Если Положение о закупках описывает, какой способ закупки в каком случае применяется и как происходит выбор контрагента, то Регламент задает порядок взаимодействия подразделений в ходе закупки.
3. Положение о конкурсной комиссии. Для объективности все решения о выборе контрагентов должны приниматься коллегиальным органом – конкурсной комиссией. Она формируется из сотрудников ключевых подразделений, которые в случае необходимости могут привлечь к работе экспертов в той или иной области. Для государственных заказчиков установлено требование об обязательном обучении половины членов комиссии на курсах подготовки специалистов в сфере государственного заказа. Рекомендуемое число членов комиссии – от пяти до семи человек.
Основными функциями конкурсной комиссии, в соответствии с Положением, являются:
вскрытие конвертов с заявками на участие в конкурсе;
отбор участников конкурса;
рассмотрение, оценка и сопоставление заявок на участие в конкурсе;
определение победителя конкурса;
ведение протокола вскрытия конвертов с заявками на участие в конкурсе;
ведение протокола рассмотрения заявок на участие в конкурсе;
ведение протокола оценки и сопоставления заявок на участие в конкурсе;
ведение протокола об отказе от заключения контракта в случае установления признаков недобросовестности будущего поставщика.
4. Приказы руководства, касающиеся деятельности конкурсной комиссии.
5. Процедурные документы (конкурсная документация, протоколы, журналы регистрации поставщиков и т.п.).