Excel_2010

Рисунок 11.33. Окно SharePoint Workspace

 Чтобы выйти из SharePoint Workspace, откройте вкладку Файл и выберите команду Выход.

11.4.2. Создание Рабочей области

Создание рабочей области Groove

Рабочую область Groove можно создать с панели запуска и из режима Backstage.

1.В окне Панель запуска SharePoint Workspace на вкладке Главная в группе Рабочие области нажмите кнопку Создать.

2.Из выпадающего меню выберите команду Рабочая область Groove (Рисунок 11.34).

Рисунок 11.34. Создание новой рабочей области

3.В окне Новая рабочая область Groove введите имя рабочей области.

4.Чтобы изменить версию новой рабочей области, нажмите кнопку Параметры, а затем выберите нужную версию в раскрывающемся меню.

От версии рабочей области зависит то, какие инструменты можно будет добавить к этой области и пользователи какой версии программы смогут стать участниками области. Например, пользователи Office Groove 2007 могут присоединиться только к рабочим областям с инструментами версии 2007 (или более ранней).

5.Нажмите кнопку Создать.

Приложение SharePoint Workspace создаст рабочую область Groove, в которой вы будете значиться начальным участником с ролью руководителя.

220

Создание рабочей области «общая папка»

Для создания рабочей области «общая папка» выполните следующие действия:

1.В окне Панель запуска SharePoint Workspace на вкладке Главная в группе Рабочие области

нажмите кнопку Создать.

2.Из выпадающего меню выберите команду Общая папка (Рисунок 11.34).

3.В окне Новая общая папка введите название папки в поле Имя и нажмите кнопку Создать.

4.В окне Выбор папки для … установите один из переключателей (Рисунок 11.35):

Создать новую папку на моем рабочем столе – новая папка будет размещена на рабочем столе текущего пользователя;

Создать новую папку, дав мне возможность выбрать ее местоположение – вы сможете самостоятельно выбрать месторасположения папки в окне Обзор папок;

Выбрать существующую папку – вы сможете указать, какую из существующих папок вы хотите назначить в качестве «Общей папки».

Рисунок 11.35. Окно диалога Выбор папки

5. Нажмите кнопку ОК. Откроется окно рабочей области «общая папка» (Рисунок 11.36).

Рисунок 11.36. Окно рабочей области «общая папка»

В окне SharePoint Workspace отобразится новая рабочая область в списке рабочих областей в разделе Новое! (Рисунок 11.37). Двойной щелчок ЛКМ по названию рабочей области – откроет эту рабочую область.

221

Рисунок 11.37. Отображение списка рабочих областей

11.4.3. Расположение рабочих областей в файловой системе

Если используется операционная система Windows Vista или более поздняя, рабочие области хранятся в папке «Рабочие области» в каталоге профиля пользователя.

Если используется система Windows XP, рабочие области хранятся в папке «Рабочие области» в

каталоге «Мой компьютер».

Если открыть папку «Рабочие области», будет автоматически запущено приложение SharePoint Workspace, если оно еще не открыто. Рабочие области выводятся с теми же значками, что и на панели запуска (Рисунок 11.38).

Рисунок 11.38. Расположение Рабочих областей в файловой системе

В списке выводятся только рабочие области SharePoint 2010 и Groove. Следует иметь в виду, что будут показаны только те рабочие области SharePoint, в которых содержится хотя бы одна библиотека документов, и только те рабочие области Groove, которые содержат хотя бы один инструмент «Документы».

222

Впапке «Рабочие области» отображаются только рабочие области SharePoint и рабочие области Groove версии 2010. Кроме того, рабочие области Groove отображаются только в том случае, если они содержат хотя бы один инструмент «Документы».

Впапку «Рабочие области» можно добавлять новые папки, но нельзя добавить новые файлы данных.

Нельзя копировать и вставлять, а также перетаскивать файлы между папками рабочей области и файловой системой.

Чтобы открыть документ любого типа, достаточно дважды щелкнуть его в папке рабочей области

вфайловой системе. Кроме того, пользователи Microsoft Office 2010 могут с помощью команд меню «Сохранить как» и «Открыть» в этих приложениях сохранять или открывать документы в папках рабочей области в файловой системе.

Документы можно переименовывать, редактировать и удалять, если роль пользователя в рабочей области обладает необходимыми разрешениями.

11.4.4. Удаление рабочей области

Рабочую область можно удалить с панели запуска.

1.В окне Панель запуска SharePoint Workspace в списке Рабочие области выберите рабочую область, которую необходимо удалить.

2.В окне Панель запуска SharePoint Workspace на вкладке Главная в группе Действия

нажмите кнопку Удалить и выберите вариант удаления рабочей области:

С этого компьютера: выбранная рабочая область удаляется из учетной записи пользователя на текущем компьютере. Если учетная запись была добавлена на другие компьютеры, рабочая область останется в категории «Не на этом компьютере».

Со всех моих компьютеров: выбранная рабочая область удаляется со всех компьютеров, на которых у пользователя есть учетная запись. Участие в этой рабочей области прекращается до тех пор, пока не будет получено повторное приглашение от какого-либо из ее участников. Этот вариант доступен только в том случае, если учетная запись есть на нескольких компьютерах.

Для всех участников: выбранная рабочая область удаляется с компьютеров всех ее участников. Этот вариант доступен только руководителям рабочих областей. Его следует использовать только при уверенности в том, что рабочая область больше не используется ее участниками, а все важные сведения заархивированы.

11.4.5.Сохранение файла из MS Word в рабочей области SharePoint

Workspace

Для сохранения файла в Рабочей области SharePoint Workspace выполните следующие действия:

1.Откройте документ MS Excel, который вы хотите сохранить в Рабочей области SharePoint

Workspace.

2.Перейдите на вкладку Файл.

3.Выберите команду Сохранить и отправить и выберите пункт Сохранить в SharePoint.

4.В разделе Расположения дважды щелкните по кнопке Поиск расположения (Рисунок

11.39).

223

Рисунок 11.39. Сохранение документа в Рабочей области SharePoint

5.В окне Сохранение документа выберите папку, которая является представителем вашей рабочей области в файловой системе.

6.Введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

11.4.6. Приглашение участников в рабочую группу.

Чтобы предоставить другим пользователям возможность доступа к файлам, расположенным в Рабочей области необходимо отправить им приглашение.

Создание приглашения в рабочую область Groove

Чтобы пригласить пользователя в рабочую область Groove, выполните указанные ниже действия:

1.Перейдите в рабочую область.

2.В области Участники введите имя или адрес электронной почты получателя в поле

Пригласить (Рисунок 11.40).

3.Чтобы просмотреть другие возможности добавления и поиска получателей нажмите кнопку Дополнительно.

224

Рисунок 11.40. Приглашение участника в рабочую область Groove

4.Щелкните элемент Перейти, чтобы открыть диалоговое окно Отправка приглашения.

5.Выберите для получателей роль из раскрывающегося списка Роль:

Руководитель. Эта роль обладает максимальным набором разрешений в рамках рабочей области. Пользователю, создающему рабочую область, автоматически назначается роль руководителя. Изменять роли других участников могут только участники с ролью руководителя.

Участник. Пользователи с ролью уровня участника или выше могут выполнять большинство задач, например, приглашать новых пользователей.

Гость. У гостей нет никаких разрешений на управление рабочей областью.

Рисунок 11.41. Отправка приглашения

6.Чтобы получать подтверждение о принятии приглашения новыми участниками, установите флажок Требовать подтверждения принятия.

7.Если необходимо, введите текст поясняющего сообщения.

8.Нажмите кнопку Пригласить.

225

Если у пользователя нет почтового клиента Microsoft Outlook, появится сообщение о том, что отправлять приглашения с помощью этой функции нельзя. В нем также будет предложен другой способ отправки приглашения по электронной почте (например, копирование приглашения в буфер обмена и вставка его в другой клиент электронной почты или обмена сообщениями).

Приглашение участников в рабочую область «Общая папка»

Чтобы пригласить пользователя в рабочую область «Общая папка», выполните указанные ниже действия:

1.Откройте рабочую область SharePoint Workspace, щелкнув два раза ЛКМ по ее названию в окне SharePoint Workspace.

2.В окне Рабочей области на панели Задачи синхронизации нажмите кнопку Пригласить.

3.В окне Отправка приглашения в поле Кому укажите эл.адрес участника (Рисунок 11.42).

4.В списке Роль выберите, которую вы предоставляете участнику: Руководитель, Участник или Гость.

Рисунок 11.42. Приглашение участников в рабочую группу

5.Чтобы получать подтверждение о принятии приглашения новыми участниками, установите флажок Требовать подтверждения принятия.

6.Если необходимо, введите текст поясняющего сообщения.

7.Нажмите кнопку Пригласить.

Ответ на приглашение в рабочую область

Приглашение в рабочую область отображается в виде оповещения в области уведомлений Windows. Приглашение также можно получить в виде вложенного файла или ссылки в сообщении электронной почты.

1.Если приглашение получено в виде сообщения электронной почты, щелкните содержащуюся в нем ссылку, чтобы принять приглашение (Рисунок 11.43).

2.Выполните одно из указанных ниже действий.

226

Нажмите кнопку От, чтобы просмотреть контактные данные отправителя приглашения.

Нажмите кнопку Ответить, чтобы открыть окно сообщения, адресованного отправителю приглашения (например, если требуется задать ему уточняющий вопрос, прежде чем принимать или отклонять приглашение).

3.Нажмите кнопку Принять, Отклонить или Закрыть.

Все приглашения, получаемые по электронной почте, требуют, чтобы отправитель подтвердил их принятие приглашенным пользователем, прежде чем рабочая область будет отправлена на компьютер получателя.

Если вы пока не готовы принять или отклонить приглашение, но хотите закрыть оповещение о нем нажмите кнопку Закрыть, приглашение будет сохранено в журнале сообщений.

Рисунок 11.43. Приглашение в рабочую область

После принятия приглашения участник может работать с документами, размещенными в Рабочей области.

11.4.7. Редактирование документов, хранящихся в Рабочей области

При необходимости внести исправления в документ, хранящийся в Рабочей области, выполните следующие действия:

1.Откройте Рабочую область.

2.В окне рабочей области (Рисунок 11.44) щелкните ЛКМ по файлу, который вы хотите отредактировать. Документ будет открыт в соответствующем приложении MS Office.

227

Рисунок 11.44. Открытие документов из рабочей области

3.Внесите необходимые исправления и нажмите кнопку Сохранить , чтобы сохранить этот документ и обновить его, с учетом обновлений, сделанных другими авторами.

228

12.Защита документов

ВMicrosoft Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к документам Microsoft Excel (Рисунок 12.1):

Пометить как окончательный. Это помогает пользователю сообщить о том, что он предоставляет для совместного использования окончательную версию документа. Кроме того, это позволяет предотвратить внесение в документ случайных изменений рецензентами или читателями.

Зашифровать паролем. Это позволяет ограничить доступ к документу, предоставив его только «доверенным» пользователям.

Защитить текущий лист. Это позволяет включить защиту паролем, чтобы разрешить или запретить пользователям выделять, форматировать, вставлять, удалять, сортировать и редактировать области таблицы.

Защитить структуру книги. Это позволяет заблокировать структуру книги, чтобы пользователи не могли добавлять или удалять листы или отображать скрытые листы. Это также позволяет запретить пользователям изменять размер или положение окон листа. Защита структуры и окна книги распространяется на всю книгу.

Ограничить разрешения для пользователей. Для ограничения разрешений позволяет использовать идентификатор Windows Live ID или учетную запись Microsoft Windows.

Добавление цифровой подписи. Цифровые подписи используются для проверки подлинности цифровых данных, например документов, сообщений электронной почты и макросов, с помощью криптографии. Они создаются путем ввода или на основе изображения и позволяют обеспечить подлинность, целостность и неотрекаемость.

Все уровни защиты являются не взаимоисключающими, а скорее взаимодополняющими друг друга.

Рисунок 12.1. Открытие документов из рабочей области

229