6.3.11 Создание отчета

Располагая базой данных, можно распечатать любую таблицу, запрос или форму. Однако результаты печати не будут выглядеть профессионально, так как эти инструменты не предназначены для печати. С помощью отчета можно получить результаты в высококачественном варианте. В Access отчет представляет собой форму специального типа, предназначенную для вывода на печать. Но в отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне, а предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы.

При создании отчета Access всегда оперирует только с одной единственной таблицей или запросом. Если необходимо объединить информацию из нескольких таблиц и (или) запросов в одном отчете, то прежде следует собрать желаемые данные в новом запросе.

6.4 Задание на лабораторную работу

Задание 6.4.1

1. Создайте базу данных.

2. Создайте таблицу «Товары», определив ее структуру в режиме Конструктора.

3. Укажите первичный ключ в поле «Код товара» и установите для него тип данных Счетчик.

4. Для поля «Название» выберите тип Мастер подстановок... и введите в один столбец фиксированный набор используемых в этом поле значений.

5. Сохраните таблицу (Товары/Закрыть)

Таблица 6.3

Код товара	Название	Марка товара	Цена
1	Телевизор	GoldStar CM-2180K	$459
2	Телевизор	Philips 25PT9001	$1499
3	Телевизор	Panasonic 25V50R	$765
4	Телевизор	GoldStar CF-14E20B	$230
5	Видеомагнитофон	Panasonic HS-800EE	$1400
6	Видеомагнитофон	Philips VR-756	$450
7	Видеокамера	Samsung VP-J55	$530
8	Видеокамера	Sharp E37	$845
9	Музыкальный центр	Panasonic	$320
10	Музыкальный центр	Sony MJ-L1	$1289

6. Откройте таблицу Товары. Введите данные в таблицу, используя для поля «Название» значения из выпадающего списка.

7. В режиме таблицы добавьте запись: «Видеокамера», «Panasonic NV-DX1E», «$2599».

8. Осуществите замену названий «GoldStar» на «LG Electronic» (Правка/Заменить…)

9. Отсортируйте данные по цене (Записи/Сортировка…)

10. Используя фильтрацию, выберите данные: по названиям, например о музыкальных центрах, и по цене меньше определенного числа, например меньше 800 .(Записи/Фильтр/ Изменить фильтр/Ввести условия фильтрации/Применить фильтр…Записи/Удалить фильтр)

11. Отобразите на экране только данные полей «Название», «Марка товара» и «Цена», удалив с экрана лишние данные.

12. Добавьте поле «Изображение» (тип ОLЕ) (Таблица/Режим конструктора)

13. Добавьте в первую запись объект - рисунок телевизора, созданный в графическом редакторе.

Задание 6.4.2

1. Откройте БД, созданную в результате выполнения Задания 1.

2. Создайте таблицу «Поставщики», объявив ключевым поле «Код поставщика». Сохраните таблицу как Поставщики.

3. Откройте в режиме Конструктора таблицу «Товары». После поля «Код товара» создайте новое поле «Код поставщика», воспользовавшись мастером подстановок значений этого поля из таблицы «Поставщики». В режиме таблицы задайте для этого поля значения в соответствии со следующими поставками: поставщик 1010 - товары 2, 4, 6, 9; поставщик 1020 - товары 3, 5, 8, 11; поставщик 1030 - товары 1, 7, 10, 12.

Таблица 6.4

Код поставщика	Название фирмы	Телефон	Факс	Адрес
1010	М. Видео	(495) 207-9464	(495) 923-2906	Маросейка, 6/8
1020	Диал Электроникс	(495) 978-0443	(495) 978-1693	Новослободская, 14/19
1030	Мир	(495) 152-4001	(495) 152-4251	Чонгарский б-р, 16

4. Установите связь между таблицами «Товары» и «Поставщики». В таблице «Товары» поле «Код поставщика» становится полем внешнего ключа (Сервис/Схема данных…)

5. Создайте и сохраните запрос для отображения названий товаров, их цен и названий фирм, поставляющих эти товары (Запрос/В режиме конструктора…)

6. Создайте и сохраните параметрический запрос для отображения в алфавитном порядке названий фирм, поставляющих телевизоры стоимостью до определенной суммы, названия и марки этого товара, а также его цены. Выполните его для нескольких значений параметра

(Аналогично создайте запрос на две таблицы / Выберите условия:

Названия фирмы/Поставщики/Сортировка по возрастанию;

Название /Товары/Условие [Введите название];

Цена/Товары/Условие [Введите число];

Марка товара/Товары

Цена товара/Товары и т.д.)

7. Создайте и сохраните запрос для отображения цен с дилерской скидкой в 3% на каждый товар, с указанием названия фирмы и ее адреса (Запросы/Режим конструктора…Далее по аналогии выбрать поля/Добавить новое поле для цен с дилерской скидкой и ввести туда выражение Цена со скидкой: [Цена]-[Цена]*0,03(Флажок не снимать!)

8. Создайте и сохраните запрос для отображения средних цен на все товары (аналогично п.7.)

9. Создайте и сохраните перекрестный запрос, отображающий минимальные цены на все товары от разных поставщиков, с указанием названий товаров в заголовках строк и указанием названий фирм поставщиков в заголовках столбцов.

(Создание с помощью мастера: Запросы/Создать/Перекрестный/ОК. Следуем инструкциям (лучше выбрать таблицу Товары, причем поле цены в список не вносить, оно понадобится для выбора подсчета минимальных цен). Создав запрос, откроем его в режиме конструктора и добавим туда таблицу Поставщики. Из нее в поле добавим Названия фирм. Сохранить запрос/ОК. Для просмотра результата открыть запрос.)

Задание 6.4.3

1. Откройте базу данных, созданную в ходе выполнения предыдущих упражнений.

2. Создайте и сохраните запрос на создание резервной копии таблицы «Товары». Присвойте ей имя «Товары1».

(Запрос/Режим конструктора/Выбрать таблицу Товары

Чтобы не копировать все поля, *перетащить в имя поля

Щелкнуть вверху на слове Запрос/Создание таблицы/Ввести имя Товары1/ОК)

3. Создайте и сохраните запрос на обновление в таблице «Товары1» цен с учетом сезонных скидок в 10%.

(Запрос/Режим конструктора/Добавить Таблицу1/Закрыть.

Нажать вверху на слове Запросы/Тип запроса: обновление

Внести в столбец Цена в строку Обновление: [Цена]*0,9

Сохранить Запрос )

4. Создайте и сохраните запрос на создание таблицы «Видеокамеры», отображающей данные о ценах на видеокамеры, марке товара, а также о названиях и телефонах фирм, их поставляющих.

(Запросы/Конструктор запросов/Добавить таблицы Поставщики и Товары1/ Закрыть

Выбрать поля:

Название товара/Товары; Выбрать условие :Видеокамера

Цена/Товары; Марка/Товары; Название фирмы/Поставщики; Телефон/Поставщики

Нажать вверху Запрос/Создание таблицы

Присвоить имя таблицы: Видеокамеры,

Сохранить запрос)

5. Создайте и сохраните запрос на добавление в таблицу «Видеокамеры» данных о видеомагнитофонах (аналогично п.4, только в условии выбрать: Видеомагнитофон).

6. Используя команду Правка/Переименовать, измените имя таблицы «Видеокамеры» на «Видеотовары».

7. Создайте и сохраните запрос на удаление данных о видеомагнитофонах Sony E150EE из таблицы «Видеотовары».

(Запросы/Конструктор запросов/ Добавить таблицу Видеотовары /Закрыть

Выбрать поля/Сделать выборку условий: Видеомагнитофон SONY

Нажать Запрос/Удаление /Сохранить запрос)

8. Создайте простой отчет по запросу 3 из 7-го задания предыдущего упражнения (запрос для отображения цен с дилерской скидкой в 3%).

Задание 6.4.4

1. Откройте базу данных, созданную в результате выполнения Задания1.

2. С помощью Мастера форм создайте и сохраните форму на основе таблицы «Поставщики», выводящую в один столбец значения полей «Название фирмы», «Телефон», «Факс», «Адрес» (Формы/Мастер форм/Выбрать таблицу Поставщики…)

3. Создайте форму для таблиц «Товары» и «Поставщики», отображающую данные о товарах, поставляемых каждой из фирм, используя таблицу «Поставщики» в качестве главной, а таблицу «Товары» в качестве подчиненной.

(Формы/Мастер форм/Выбрать таблицу Товары/Все доступные поля/ Выбрать таблицу Поставщики/Все доступные поля/Далее).

4. Создайте отчет по запросу для таблиц «Товары» и «Поставщики», отображающий данные о музыкальных центрах: их марку и цену, а также название фирмы-поставщика.

(Сначала создать в режиме конструктора Запрос на основе таблиц Товары и Поставщики, создать условия отбора, сохранить запрос. С помощью мастера отчетов обратиться к сохраненному запросу и создать нужный отчет).