С

Лицо(а) принимающее решение (ЛПР)

Объект (ОУ)

управленческого воздействия

Внешняя среда

СПР

(СУ)

Наличный образ ОУ

Желаемый образ ОУ

Объективные цели УР

Внутренняя среда СПР

Принятие решений

Значимая среда

ЛПР

Решение

Информация от ОУ

убъективные цели

ЛПР

Исполнение

решения

Начало/Завершение

управленческого

цикла

Управленческие

воздействия

Схема 9.1. Схема для исследования управленческого решения.

Для отдельного менеджера процесс принятия решений может быть рациональным или интуитивным. На уровне организации выявлены четыре подхода (модели) к процессу решения: подход на основе теории управления (рациональная модель); модель ограниченной рациональности (формирование коалиций и проблемно-ориентированный поиск); инкрементальная модель (последовательность шагов с возвратом к исходной фазе – метод проб и ошибок); модель мусорной корзины ². Принятие организационных решений является процессом, в котором далеко не все параметры являются программируемыми. Ошибки в ситуации неопределенности неизбежны и их следует изучать, но не повторять.

Тема 10. Инфокоммуникационные системы и технологии в организации

Информационная среда организации

Основные характеристики управленческой информации

Информационные системы и технологии: эволюция и структура

Управление организационными знаниями

Организационные коммуникации: основные модели

Типология коммуникаций в организации

Формы и технологии эффективной коммуникации

Информационная среда организации.

Л

«Аппарат управления - это «фабрики информации» с выходом продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей. К звеньям аппарата, производящим продукцию пер­вого типа (информацию), относятся: подразделения, которые зани­маются подготовкой технических инструкций; бухгалтерия и финан­совые подразделения; подразделения, подготавливающие информа­цию для общественности. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством; подразделения по управлению прода­жами; аппарат высшего руководства».

Б.З. Мильнер

юбая организация функционирует и развивается постольку, поскольку помимо всех других ресурсов (материально-технических, финансовых, человеческих) получает, накапливает, перерабатывает и использует информацию. В последние десятилетия ХХ века информационные технологии приобрели настолько большое значение, что стали одним из факторов формирования новой парадигмы управления, причиной коренных преобразований в производственных процессах, организационной структуре и культуре.

В первом приближении под информацией понимают осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения организационных задач. Однако информация в таком смысле является только частью информационной среды организации. Для более полной характеристики этой среды необходимо воспользоваться понятиями «данные», «знания» (явные и неявные), «базы данных» и «базы знаний», информационные системы обеспечения организационной деятельности, технологии управления знаниями. Необходимо иметь в виду, что информационная среда интегрирована в коммуникационную среду организации, и это взаимодействие порождает проблемы и их решения.

Данные – формализованная информация (закодированная в системе символов), пригодная для последующей обработки. База данных – эмпирические данные, описание проблемной ситуации, варианты решений проблемы.

Информация – часть данных, которая несет в себе новизну и полезность для решения проблем; сведения, уменьшающие неопределенность ситуации.

Знания – это информация, которая получила внутреннюю интерпретацию (есть «сами данные» и есть «данные о данных»); это данные, упорядоченные определенными внутренними отношениями (родовидовыми, причинно-следственными) и имеющие внешние связи (ситуативные); это данные, которые можно сопоставлять с различными шкалами (порядковыми, классификационными); это данные, имеющие определенное значение (объективное содержание, контекстуальный, личностный и прагматический смысл); это информация, способствующая возникновению новой информации (активность знаний). База знаний включает в себя свод эмпирических правил по переработке данных, интерфейс (программы общения с ПК), системы логического вывода.

Следует иметь в виду различение явных и неявных знаний (М. Полани). Явные знания (информация) можно легко выразить средствами формального языка и без усилий распространить среди сотрудников организации. Неявные знания – это индивидуальные знания, связанные с убеждениями, интуицией, индивидуальными ценностями. Это интеллектуальный и духовный потенциал сотрудников. Их труднее выразить и, соответственно, труднее ими управлять. Но именно в управлении неявными знаниями видят теоретики и практики конкурентные преимущества и фактор развития современных организаций¹.

Помимо названных категорий в информационную среду организации входят овеществленные знания (объективированная в продуктах, материалах и услугах информация); информационно-технические средства управления; информационные технологии; система документооборота; культура управленческих отношений.

Основные характеристики управленческой информации.

В организационной деятельности используется информация различных типов и видов. По области применения различают управленческую, производственно-технологическую и техническую информацию. По уровням управления можно выделять информацию для руководителей и для специалистов. По функциональной направленности – планирующую, учетную, контролирующую, нормативно-справочную, организующую, отчетно-статистическую. По отношению к времени – информацию о прошлых событиях, настоящих и будущих.

В соответствии с определенными критериями выделяются виды управленческой информации:

– по уровню неопределенности:	низкая – средняя – высокая – сверхвысокая
– по направленности воздействия:	внутренняя – внешняя
– по масштабам воздействия:	общая – частная
– по разработке и реализации:	импульсивная – рисковая – уравновешенная – инертная

Основными характеристиками информации являются:

- объем (избыточность, оптимальность, недостаточность);

- достоверность (абсолютная, доверительная негативная);

- ценность (нулевая, среднего уровня, высокого уровня, сверхвысокого);

- насыщенность (высокая, нормативная, низкая);

- открытость (секретная, конфиденциальная, публичная).

Используют также такие характеристики, как актуальность, ясность, упорядоченность по степени важности. Цель информационного обеспечения управления – получение на базе собранных исходных первичных данных вторичной, обработанной информации, служащей основой для принятия управленческих решений. Поэтому основными требованиями к управленческой информации являются: актуальность, своевременность, достоверность, достаточность, надежность, многократность использования, высокая скорость сбора и обработки, правовая корректность, адресность, возможность кодирования. Минимизация указанных характеристик и не соблюдение требований приводит к дезинформации. Достижение максимального значения всех характеристик информации приводит к повышению устойчивости функционирования организации. Это – общий закон организации.

Закон информированности – упорядоченности:

организация устойчиво функционирует, если обладает полной, достоверной и упорядоченной информацией

В теории организации и организационного поведения к специфическим законам, связанным с восприятием информации, относят:

закон установки – более полно воспринимается та информация, на которую человек настроился и к которой приготовился;

закон восприятия и запоминания информации – процесс запоминания информации реализуется наиболее эффективно, если он приближен к процессу мышления;

закон эффективного осмысления – первая информация, о каком-либо событии, поступившая к человеку, является более устойчивой, чем повторная о том же событии. Эффективное осмысление нового зависит от наличия у человека большого объема знаний или информации по данной тематике.

Информационные системы и технологии: эволюция и структура.

Традиционно под информационной системой организации понимается множество взаимосвязанных элементов, обеспечивающих ввод данных, их обработку, а также хранение и распределение полученной информации, используемой в управлении предприятием. Информационная технология - способ сбора, хранения и распространения информации от места создания до места использования знаний. Помимо совокупности информационных методов, технология включает совокупность производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает хранение, обработку, вывод и распространение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационного потенциала организации.

В истории формирования информационной системы организации специалисты выделяют различные организационные формы: «контора писаря», «механизированный офис», «электрифицированный офис»¹. Другими словами, от аппарата советников, обеспечивающих руководителя «живыми» знаниями через человеко-машинные системы (справочные, вычислительные) к экспертным системам интеллектуальной (интерактивной) поддержки организационно-управленческой деятельности – такова история информационных систем.

Современные информационные системы имеют многоуровневый характер: 1) система поддержки решений для топ-менеджеров (стратегический уровень); 2) АСУ и система поддержки принятия решений для среднего уровня управления; 3) профессиональные и офисные системы (уровень знаний); 4) система обработки трансакций (операциональный уровень)². Одна из возможных моделей структуры информационной системы представлена на схеме 10.1.