Лабораторная работа n1 Ввод и редактирование информации. Сохранение таблицы в файле
1.1. Назначение и запуск программы ms Excel
Программа MS Excel относится к электронным таблицам (ЭТ), которые, в свою очередь, при классификации программного обеспечения относят к группе прикладных программ. Последние версии MS Excel включены в состав пакета MS Office (MS Office 2000, MS Office XP и др.).
Электронными таблицами называют программы, предназначенные для математической обработки больших таблиц чисел. В этом заключается их основное назначение. Тем не менее, большинство ЭТ предоставляют пользователю целый ряд дополнительных возможностей:
– обработку текстовой информации,
– построение графиков и диаграмм по данным таблицы,
– выполнение статистических расчетов (анализа) по данным таблицы,
– обработку таблицы как базы данных и др.
Современные ЭТ позволяют не только создавать и редактировать табличные документы, но и записывать их на хранение во внешнюю память ПК (на диск), вызывать таблицы из внешней памяти (с диска) для внесения изменений, задавать печать табличного документа на бумагу (через принтер) и многое другое. При чём пользователь имеет возможность работать сразу с несколькими табличными документами.
Запуск программы MS Excel можно выполнять стандартным способом, т.е. как и другие установленные программы, с помощью кнопки ПУСК→ Программы→Microsoft Excel (ПУСК→ Все программы→Microsoft Excel). Быстрее запустить MS Excel можно двойным щелчком по его программному ярлыку на Рабочем Столе (при наличии данного ярлыка). Если таблица уже была сохранена в файле, то для продолжения работы с этой таблицей удобно использовать неявный запуск: следует сделать двойной щелчок по значку табличного документа – произойдёт запуск MS Excel и загрузка данного документа в рабочую область окна.
1.2. Содержание окна ms Excel
Окно MS Excel, как окно Windows-приложения, имеет стандартную структуру, включая особенности, присущие только электронным таблицам (рис.1).
В верхней строке окна – строке заголовка содержится название программы (Microsoft Excel), а также имя открытого документа или файла (происходит слияние заголовков первичного (программного) окна и вторичного окна (окна документа)).
В следующей строке, как правило, располагается строка меню, содержащая команды основного программного меню. После выбора какой-либо команды меню (щелчка по ней) появляется её содержание, т.е. следующее меню для выбора, которое может иметь сокращённый вид. В этом случае оно заканчивается пунктом раскрытия расширенного меню - элементом в виде двойной галочки. После выбора данного пункта содержание меню отображается полностью.
Рис.1. Структура окна программы MS Excel
В MS Excel из MS Office XP кнопка-«крестик» в конце строки меню предназначена для закрытия текущего вторичного окна (окна документа), в то время как кнопка-«крестик» в конце строки заголовка будет закрывать программное (первичное) окно. В MS Excel из MS Office 2000 закрыть вторичное окно текущего табличного документа (т.е. книгу) можно только через команду ФайлЗакрыть.
Под строкой меню обычно располагаются панели инструментов, содержащие кнопки для быстрого выполнения часто используемых действий (происходит дублирование некоторых команд программного меню). Для получения краткой подсказки о действии кнопки, следует навести на неё указатель и подержать его там. Количество и содержание панелей инструментов зависит от пользователя, т.к. он может включать нужные или выключать ненужные панели с помощью команды Вид→Панели инструментов, а также выполнять настройку панелей, добавляя новые кнопки или удаляя ненужные (команда Сервис→ Настройка).
Ниже панелей инструментов располагается строка формул, которая, как и панели инструментов, может быть отключена с помощью команды Вид→Панели инструментов. В строке формул записан адрес текущей ячейки ЭТ, расположена кнопка быстрого вызова Мастера функций (fx), а также отображается содержание текущей ячейки.
Под строкой формул находится основная часть окна – рабочая область. По нижнему и правому краям она окаймляется линиями прокрутки для листания видимых фрагментов таблицы в вертикальном и горизонтальном направлениях. Под рабочей областью располагается строка состояния, в которой содержится справочная информация о состоянии текущего документа.