1.5. Основные виды информации

В программе MS Excel в ячейки ЭТ может записываться информация трех видов: текстовая информация, числовая информация, формула.

При вводе информации в ячейку ЭТ работает «правило первого символа», т.е. вид информации определяется по первому введенному символу. Например, текстовая информация может начинаться с буквы, пробела, знака препинания и пр. Числовая информация всегда записывается с цифры или знаков + или –. Формула всегда начинается со знака равно, после которого записывается выражение для расчета.

В записи выражения для формулы могут использоваться числа и знаки операций (+, –, * - умножение, / - деление, ^ - возведение в степень). В качестве переменных могут участвовать адреса ячеек. При этом при вводе формулы можно не набирать адреса ячеек, а отмечать нужные ячейки в ЭТ (их адреса будут записываться в формулу автоматически). В формулах также может происходить обращение к встроенным функциям с указанием имени функции, а затем в скобках – списка ее аргументов. Более подробно возможность использования встроенных функций будет рассмотрена в пункте 3.2 (лабораторная работа N3).

Примеры записи различных формул в MS Excel:

= A3*B6-C6^3, = SIN(A4)+COS(F4), = СУММ(D3:D9).

После ввода формулы в ячейку ЭТ в самой ячейке отобразится результат расчета (значение). Формула будет храниться в памяти, «привязанная» к этой ячейке. Увидеть формулу, записанную в ячейку, можно в строке формул, если сделать эту ячейку текущей.

1.6. Изменение ширины столбцов и высоты строк

Изменить ширину столбца (высоту строки) можно с помощью перетаскивания мышью его правой границы (нижней границы). Для этого необходимо установить указатель мыши на правую границу обозначения столбца (нижнюю границу обозначения строки). Указатель должен принять форму двойной стрелки. Далее следует протащить границу мышью тем самым, либо расширяя столбец (строку), либо сужая.

Например, 1) для изменения ширины столбца В необходимо установить указатель на границу между обозначениями столбцов В и С (буквы-обозначения столбцов записаны вверху рабочей области), 2) для изменения высоты 5-ой строки следует поставить указатель на границу между номерами 5 и 6 (номера строк записаны слева от рабочей области).

Изменить ширину столбца (высоту строки) можно также с помощью команды Формат→Столбец→Ширина… (Формат→Строка→Высота…). В этом случае требуется задать числовое значение ширины или высоты.

1.7. Команды Файл→(Создать…, Открыть…, Закрыть, Сохранить, Сохранить как …)

Команда Файл→Сохранить (кнопка на панели инструментовСтандартная) позволяет сохранить табличный документ (книгу) в файле на диске (быстрое сохранение под старым именем). Данная команда делает запрос пользователю об имени файла (рис.3) только при первом сохранении нового табличного документа. При повторных сохранениях изменённых копий этой же книги запроса об имени файла не происходит, т.к. табличный документ (книга) будет сохраняться под «старым», уже заданным (при первом сохранении) именем файла.

В окне диалога Сохранение документа (рис.3) следует задать имя файла в поле Имя файла, расположенное внизу окна. Его можно либо набрать с клавиатуры, либо выбрать нужный файл в списке (список отображается в середине окна). Файлам-документам электронной таблицы MS Excel автоматически приписывается расширение .xls . Кроме имени файла в этом окне диалога можно также задать нужный путь для сохранения файла, т.е. указать папку, где будет записан данный файл. Для этого необходимо воспользоваться раскрывающимся списком с адресной строкой Папка, расположенной слева вверху окна: щёлкнуть по кнопке , в раскрывшемся дереве-списке найти и щёлкнуть по нужной папке. Если имя файла и папка, куда будет помещён файл, заданы, следует щёлкнуть по кнопкеСохранить в окне диалога (справа внизу).

Команда Файл→Сохранить как… позволяет записать табличный документ в новый файл: либо под другим именем, либо по другому пути (в другую папку). В отличие от команды Файл→Сохранить данная команда всегда выдаёт запрос об имени файла (рис.3) независимо от того, сколько раз выполнялось сохранение этого текста.

Рис. 3. Окно диалога «Сохранение документа»

Команда Файл→Создать… (кнопка на панели инструментовСтандартная) позволяет начать создание нового текстового документа. Для создания нового документа в появляющемся окне диалога следует выбрать пункт Чистая книга. При этом откроется новое пустое вторичное окно (со стандартным именем КнигаN), предназначенное для создания нового табличного документа.

Команда Файл→Закрыть позволяет закрыть текущее вторичное окно (это окно на переднем плане с курсором в рабочей области), т.е. текущую открытую книгу.

Команда Файл→Открыть… (кнопка на панели инструментовСтандартная) позволяет открыть ранее созданный табличный документ, т.е. вызвать книгу из файла. Команда обязательно делает запрос об имени файла, из которого будет открыт документ (появляется окно диалога аналогичное окну Сохранение документа (рис.3)).